Coordinateur administratif et de projet bilingue
Poste à temps plein | télé travail
Lieu : En ligne
Horaires : du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h (35 heures par semaine)
Salaire : 25,00 $/heure
À propos de nous
L’Association pour la santé environnementale du Québec (ASEQ-EHAQ) est un organisme à but non lucratif qui se consacre à la promotion de l’accessibilité, de l’inclusion, de la santé environnementale et de l’équité pour les personnes atteintes de la sensibilité chimique multiple (SCM) et de handicaps connexes.
Notre organisation mène des initiatives de recherche, d’éducation, de sensibilisation du public, d’élaboration de politiques, d’engagement communautaire et d’accessibilité aux niveaux provincial, national et international.
Nous recherchons un(e) professionnel(le) bilingue, très organisé(e) et soucieux(se) du détail, pour rejoindre notre équipe en tant que coordinateur/trice administratif(ve) et de projets bilingue.
Résumé du poste
Le/la coordinateur/trice administratif(ve) et de projets bilingue assure le soutien administratif, opérationnel, la coordination des projets, la gestion des adhésions, la communication et le soutien technique à l’association. Le/la candidat(e) retenu(e) jouera un rôle clé pour garantir le bon fonctionnement quotidien de l’association et contribuer à la réussite des initiatives en matière de recherche, d’éducation, d’accessibilité, de défense des droits et d’engagement communautaire.
Il s’agit d’un poste en présentiel nécessitant une présence régulière au bureau de Saint-Sauveur, au Québec. Les soumissions en ligne sont les bienvenues.
Principales responsabilités
Soutien administratif
- Fournir un soutien administratif.
- Planifier les réunions et tenir à jour les agendas.
- Rédiger la correspondance, les rapports, les présentations, les ordres du jour et les documents de réunion.
- Mettre en forme et réviser les documents selon des normes professionnelles.
- Gérer les archives de l'organisation et les systèmes de classement.
- Apporter un soutien à l'administration générale et au fonctionnement du bureau.
- Préserver la confidentialité des informations et des dossiers de l'organisation.
Coordination de projets
- Participer à la coordination des projets et des initiatives de l'organisation.
- Suivre les calendriers, les livrables et les échéances des projets.
- Planifier et coordonner les réunions de projet, les groupes de discussion, les webinaires et les événements.
- Gérer la documentation et les dossiers relatifs aux projets.
- Assurer le suivi auprès des partenaires de projet, des parties prenantes, des consultants et des participants.
- Contribuer au respect des obligations de reporting liées aux subventions et aux conventions de contribution.
Gestion des adhésions
- Gérer les bases de données et les dossiers relatifs aux adhésions.
- Traiter les adhésions et les renouvellements.
- Répondre aux demandes des membres.
- Soutenir les activités de sensibilisation et d’engagement des membres.
- Participer à la communication et à l'établissement de rapports destinés aux membres.
Communication et soutien numérique
- Vérifier et planifier les publications sur les réseaux sociaux.
- Participer à la mise à jour et à la maintenance du site web.
- Apporter un soutien à la rédaction des infolettres, des annonces et des activités de communication.
- Participer à l'organisation des webinaires et des événements virtuels.
- Gérer les ressources et publications en ligne de l'organisation.
Assistance technique administrative
- Préparer et mettre en forme des rapports, des tableaux, des feuilles de calcul et des présentations.
- Gérer les systèmes de classement électronique et les disques partagés.
- Apporter une assistance à l’utilisation de Microsoft Office, Teams, Zoom, OneDrive, SharePoint, SurveyMonkey Asana, Jira, et des plateformes associées.
- Participer à la saisie de données, à la gestion des systèmes de suivi et aux bases de données de l’organisation.
Qualifications
Obligatoires
- Bilingue (anglais et français) à l’oral et à l’écrit.
- Formation postsecondaire en administration, coordination de projets, gestion de bureau, communication ou dans un domaine connexe, ou une combinaison équivalente de formation et d’expérience.
- Au moins deux ans d’expérience pertinente en administration ou en coordination de projets.
- Maîtrise avancée de Microsoft Word.
- Maîtrise intermédiaire de Microsoft Excel et PowerPoint.
- Solides compétences en matière d’organisation et de gestion du temps.
- Excellentes compétences en communication écrite et orale.
- Grand souci du détail et de la précision.
- Capacité à gérer plusieurs priorités et délais simultanément.
- Capacité à travailler de manière autonome et en équipe.
- Capacité à respecter la confidentialité et à faire preuve de discernement professionnel.
- Assiduité et ponctualité irréprochables.
Atouts
- Expérience professionnelle au sein d’une association à but non lucratif.
- Expérience en gestion des adhésions.
- Expérience dans la mise à jour de sites web (WordPress ou plateformes similaires).
- Expérience des réseaux sociaux.
- Expérience avec SurveyMonkey, Canva, Teams, Zoom, SharePoint ou OneDrive.
- Expérience dans le soutien à des initiatives liées à l'accessibilité, au handicap, à la santé environnementale, à la santé publique, à la recherche, à l'éducation ou aux initiatives communautaires.
Qualités recherchées
Le candidat retenu devra :
- Très organisé(e) et fiable.
- Proactif et motivé.
- Soucieux du détail et rigoureux.
- Professionnel et respectueux.
- Savoir s'adapter et être orienté(e) vers les solutions.
- À l'aise dans un environnement dynamique avec plusieurs projets en cours.
- Engagé à mener à bien les tâches qui lui sont confiées et à respecter les délais avec un minimum de supervision.
Conditions de travail
- Poste à temps plein, en télétravail,
- Du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h.
- Bureau situé à Saint-Sauveur, au Québec.
- Une participation ponctuelle à des réunions en soirée, des webinaires ou des événements peut être requise.
Comment faire une soumission
Veuillez envoyer :
- Une lettre de motivation ;
- votre CV ; et
- Deux références professionnelles.
Nous remercions tous les candidats de leur intérêt. Seules les personnes retenues pour un entretien seront contactées.
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Bilingual Administrative and Project Coordinator
Full-Time | Virtual Position
Location: Fully remote
Hours: Monday to Friday, 9:00 a.m. – 5:00 p.m. (35 hours/week)
Salary: $25.00/hour
About Us
The Association pour la santé environnementale du Québec (ASEQ-EHAQ) is a nonprofit organization dedicated to advancing accessibility, inclusion, environmental health, and equity for individuals living with Multiple Chemical Sensitivity (MCS) and related disabilities.
Our organizations lead research, education, public awareness, policy development, community engagement, and accessibility initiatives at the provincial, national, and international levels.
We are seeking a highly organized, detail-oriented, and bilingual professional to join our team as a Bilingual Administrative and Project Coordinator.
Position Summary
The Bilingual Administrative and Project Coordinator provides administrative, operational, project coordination, membership, communications, and technical support to the organization. The successful candidate will play a key role in ensuring the efficient day-to-day operation of the organization and supporting the successful delivery of research, education, accessibility, advocacy, and community engagement initiatives.
This is an in-person position requiring regular attendance at the office in Saint-Sauveur, Québec. Online applicants are welcome to apply.
Key Responsibilities
Administrative Support
- Provide administrative support.
- Schedule meetings and maintain calendars.
- Prepare correspondence, reports, presentations, agendas, and meeting materials.
- Format and edit documents to a professional standard.
- Maintain organizational records and filing systems.
- Support general office administration and operations.
- Maintain confidentiality of organizational information and records.
Project Coordination
- Assist with the coordination of organizational projects and initiatives.
- Track project timelines, deliverables, and deadlines.
- Schedule and coordinate project meetings, focus groups, webinars, and events.
- Maintain project documentation and records.
- Follow up with project partners, stakeholders, consultants, and participants.
- Assist with grant and contribution agreement reporting requirements.
Membership Administration
- Maintain membership databases and records.
- Process memberships and renewals.
- Respond to member inquiries.
- Support membership outreach and engagement activities.
- Assist with membership communications and reporting.
Communications and Digital Support
- Review and schedule social media content.
- Assist with website updates and maintenance.
- Support newsletters, announcements, and communications activities.
- Assist with webinar and virtual event administration.
- Maintain online organizational resources and publications.
Technical Office Support
- Prepare and format reports, tables, spreadsheets, and presentations.
- Manage electronic filing systems and shared drives.
- Support the use of Microsoft Office, Teams, Zoom, OneDrive, SharePoint, SurveyMonkey, Asana, Jira, and related platforms.
- Assist with data entry, tracking systems, and organizational databases.
Qualifications
Required
- Fluently bilingual (English and French), written and spoken.
- Post-secondary education in administration, project coordination, office management, communications, or a related field, or an equivalent combination of education and experience.
- Minimum two years of relevant administrative or project coordination experience.
- Advanced proficiency in Microsoft Word.
- Intermediate proficiency in Microsoft Excel and PowerPoint.
- Strong organizational and time-management skills.
- Excellent written and verbal communication skills.
- Strong attention to detail and accuracy.
- Ability to manage multiple priorities and deadlines.
- Ability to work independently and as part of a team.
- Ability to maintain confidentiality and exercise professional judgment.
- Reliable attendance and punctuality.
Assets
- Experience working in a nonprofit organization.
- Experience with membership management.
- Experience updating websites (WordPress or similar platforms).
- Experience with social media platforms.
- Experience with SurveyMonkey, Canva, Teams, Zoom, SharePoint, or OneDrive.
- Experience supporting accessibility, disability, environmental health, public health, research, education, or community-based initiatives.
Desired Attributes
The successful candidate will be:
- Highly organized and dependable.
- Proactive and self-motivated.
- Detail-oriented and accurate.
- Professional and respectful.
- Adaptable and solution-focused.
- Comfortable working in a dynamic environment with multiple ongoing projects.
- Committed to completing assigned tasks and meeting deadlines with minimal supervision.
Working Conditions
- Full-time, virtual position.
- Monday to Friday, 9:00 a.m. to 5:00 p.m.
- Office located in Saint-Sauveur, Québec.
- Occasional support for evening meetings, webinars, or events may be required.
How to Apply
Please submit:
- A cover letter;
- Your résumé; and
- Two professional references.
We thank all applicants for their interest. Only those selected for an interview will be contacted.
Pay: $25.00 per hour
Benefits:
Language:
- French and English (required)
Work Location: Remote
