Position: Executive Assistant
Location: Montreal
About Us
The Maples Group is a global leader in financial services, trusted by many of the world’s largest hedge fund managers, private equity firms, and international corporations.
Our side-by-side financial and legal teams consistently deliver award-winning services to a global client base, offering unrivalled learning and career opportunities to our 2,500 colleagues worldwide.
What’s it like to work here?
We are driven to excel, and collaboration is key to our continued success. We can go further for our clients because we go further for each other too. Our inclusive culture creates an environment where people can be themselves at work while doing their best work. No matter where you work in the Maples Group, you will be part of a global team.
The Opportunity
Consistently recognised as one of Montreal’s Top Employers, the Maples Group established our operations in the central downtown area in 2009. Our Montreal office exemplifies our culturally rich and entrepreneurial organisation, with over 300 colleagues from 50 countries collaborating to deliver best-in-class solutions to clients worldwide.
As part of our Montreal team you will:
-
Be responsible for dealing with logistics and administrative matters for our senior executives, and represents them in communication with internal and external parties, as necessary;
-
Such matters are often highly sensitive and confidential - a high degree of professionalism, attention to detail, mature business judgement, and extreme professional discretion are extremely important;
-
This position is highly visible within and beyond our office, and the executive assistant must be a culture carrier that behaves in a way that is consistent with the values of our firm and its leaders
-
Attending and preparing minutes for global meetings and calls;
-
Drafting office-wide or firm-wide written communications / presentations on behalf of the executives;
-
Planning and scheduling meetings, and managing executives’ calendars;
-
Maintaining complex spreadsheets and databases;
-
Preparing periodic and ad-hoc reports in collaboration with other business functions (e.g. Finance, Human Resources, Marketing);
-
Communicating with other business unit leaders on behalf of the executives;
-
Managing contract, expense and other approvals on behalf of the executives in accordance with policies and procedures;
-
Preparing virtual and physical meeting spaces for important internal and external meetings;
-
Travel planning and support for the executives;
-
Assisting the business development teams as necessary;
-
Assisting with the training and induction of certain high-profile new employees;
-
Coordinating special projects and events (e.g. planning major social events, support for facilitated sessions, organizing client activities).
-
The Executive Assistant must be highly organized, available and able to quickly respond to critical situations and needs, which may be outside of regular business hours;
-
This is a demanding role that requires consistent execution on a high volume of work with precision and timeliness;
-
The ability to withstand the pressure of intense situations and a fast-paced environment is essential
What You Bring
In addition to indisputably high ethical standards and autonomy, the ideal candidate possesses the following:
-
University graduates with an excellent academic background, and about 5 years of relevant experience as an executive / administrative assistant;
-
This position will provide the successful applicant with a tremendous opportunity to gain exposure to the highest level inner workings of a global financial services firm at the highest level;
-
Fluency in English is required.
You can learn more about the Maples Group on our corporate website. Experience our culture and our people on our Careers Page or on LinkedIn.
Disclaimer: All personal information collected during the application process will be used for recruitment-related purposes only. Please refer to our Job Applicant Privacy Notice at maples.com/privacy for details on how we handle personal information relating to job applicants.
“Please note that it is the Maples Group standard policy to undertake various background screening checks on all applicants to whom a conditional job offer is made. Except for roles based in the Republic of Ireland, the background checks will include criminal records checks when a conditional job offer is made. If you have a criminal record, it does not mean that your job offer will be automatically withdrawn. The Maples Group will make all job offer decisions on a case-by-case basis and will take a number of factors into account, such as the role that you are applying for and the nature and circumstances of the past offence. You will have the opportunity to discuss the matter with us before a decision is made. Further details will be provided at the time any conditional job offer is made.”
Poste : Adjoint(e) de direction
Emplacement : Montréal
À propos de nous
Le Groupe Maples est un leader mondial des services financiers auquel font confiance de nombreux gestionnaires de fonds de couverture, sociétés de capital-investissement et entreprises internationales parmi les plus importants au monde.
Nos équipes financières et juridiques, qui travaillent côte à côte, fournissent constamment des services primés à une clientèle mondiale, offrant ainsi des possibilités d’apprentissage et de carrière inégalées à nos 2 500 collègues dans le monde.
Milieu de travail
Nous sommes déterminés à exceller et la collaboration est la clé de notre réussite constante. Nous pouvons aller plus loin pour nos clients parce que nous allons aussi plus loin les uns pour les autres. Notre culture inclusive crée un environnement où les gens peuvent être eux-mêmes au travail, tout en donnant le meilleur d’eux-mêmes. Quel que soit votre lieu de travail au sein du Groupe Maples, vous ferez partie d’une équipe mondiale.
L’occasion
Constamment reconnu comme l’un des meilleurs employeurs de Montréal, le Groupe Maples a établi ses activités dans le centre-ville en 2009. Notre bureau de Montréal illustre bien la richesse culturelle et l’esprit d’entreprise de notre organisation, avec plus de 300 collègues de 50 pays qui collaborent pour offrir les meilleures solutions à des clients du monde entier.
En tant que membre de notre équipe de Montréal, vous devrez :
-
L’adjoint(e) de direction est chargé(e) de traiter les questions logistiques et administratives pour nos cadres supérieurs, et les représente dans les communications avec les parties internes et externes, si nécessaire.
-
Ces questions sont souvent très sensibles et confidentielles : un degré élevé de professionnalisme, une attention aux détails, un jugement commercial mûr et une discrétion professionnelle extrême sont extrêmement importants.
-
Ce poste est très visible au sein et en dehors de notre bureau, et l’adjoint(e) de direction doit promouvoir la culture de l’entreprise et se comporter d’une manière qui soit cohérente avec les valeurs de notre entreprise et de ses dirigeants.
-
Assister aux réunions et aux appels internationaux et en rédiger les comptes rendus.
-
Rédiger des communications écrites ou des présentations à l'échelle du bureau ou de l'entreprise pour le compte des cadres.
-
Planifier et programmer les réunions, et gérer les calendriers des cadres.
-
Actualiser des feuilles de calcul et des bases de données complexes.
-
Préparer des rapports périodiques et ponctuels en collaboration avec d'autres fonctions de l'entreprise (par exemple, finances, ressources humaines, marketing).
-
Communiquer avec les autres responsables d'unités commerciales au nom des cadres.
-
Gérer les contrats, les dépenses et autres approbations au nom des cadres conformément aux politiques et procédures.
-
Préparer des espaces de réunion virtuels et physiques pour les réunions internes et externes importantes.
-
Planifier et soutenir les déplacements des cadres.
-
Assister les équipes de développement des affaires si nécessaire.
-
Aider à la formation et à l'intégration de certains nouveaux employés de haut niveau.
-
Coordonner des projets et des événements particuliers (par exemple, planifier des événements sociaux importants, soutenir des séances animées, organiser des activités pour les clients).
-
L’adjoint(e) de direction doit être très organisé(e), disponible et capable de répondre rapidement à des situations et des besoins critiques, qui peuvent se présenter en dehors des heures de bureau habituelles.
-
Il s'agit d'un poste exigeant qui nécessite l'exécution constante d'un volume de travail élevé avec précision et rapidité.
-
La capacité à résister à la pression de situations intenses et d’un environnement dynamique est essentielle.
Votre contribution
En plus d’une autonomie et de normes en matière d’éthique incontestablement élevées, le candidat idéal possédera les caractéristiques suivantes :
-
Diplômé(e) universitaire ayant une excellente formation universitaire et disposant d’environ cinq (5) ans d'expérience pertinente en tant qu'adjoint(e) de direction ou en administration.
-
Ce poste offrira au candidat retenu une formidable occasion de se familiariser avec les rouages les plus complexes d'une entreprise mondiale de services financiers au plus haut niveau.
-
La maîtrise de l’anglais est requise.
Pour en savoir plus sur le Groupe Maples, visitez notre site Web d’entreprise. Découvrez notre culture et notre équipe sur notre page Carrières ou sur LinkedIn.
Clause de non-responsabilité : Tous les renseignements personnels recueillis au cours du processus de candidature seront utilisés uniquement aux fins de recrutement. Veuillez consulter notre avis sur la protection de la vie privée des demandeurs d’emploi à l’adresse maples.com/privacy (en anglais seulement) pour en savoir plus sur la manière dont nous gérons leurs renseignements personnels.
"Veuillez noter que la politique standard du Groupe Maples consiste à effectuer diverses vérifications des antécédents de tous les candidats à qui une offre d'emploi conditionnelle est faite. À l'exception des postes basés en République d'Irlande, les vérifications des antécédents comprendront une vérification du casier judiciaire lorsqu'une offre d'emploi conditionnelle est faite. Si vous avez un casier judiciaire, cela ne signifie pas que votre offre d'emploi sera automatiquement retirée. Le Groupe Maples prendra toutes les décisions relatives aux offres d'emploi au cas par cas et tiendra compte d'un certain nombre de facteurs, tels que le poste auquel vous postulez et la nature et les circonstances de l'infraction passée. Vous aurez la possibilité de discuter avec nous avant qu'une décision ne soit prise. De plus amples détails vous seront fournis au moment où une offre d'emploi conditionnelle vous sera faite."
