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Sous la supervision du V-P Gestion du patrimoine, le/la Contrôleur (e) administratif et financier est responsable de planifier, organiser et coordonner l’ensemble des activités comptables et financières du Family Office. Il/elle assure la fiabilité des états financiers et la gestion budgétaire , tout en optimisant les processus et en implantant des solutions technologiques pour soutenir la stratégie globale. Ce rôle garantit l’intégrité des données financières grâce à des contrôles internes robustes et une communication claire des rôles et responsabilités au sein de l’équipe.
responsabilités confiées:
- Piloter la préparation des états financiers mensuels et/ou trimestriels, incluant la consolidation.
- Superviser la comptabilité générale et transactionnelle (comptes payables, recevables, encaissements).
- Assurer une gestion proactive de la trésorerie et des flux financiers.
- Préparer, analyser et réviser les budgets annuels et périodiques, en collaboration avec les parties prenantes, et assurer le suivi des écarts.
- Superviser et effectuer les remises de taxes de vente (TPS/TVQ), les acomptes provisionnels en impôts et la gestion des avantages imposables, en conformité avec les exigences fiscales.
- Diriger l’implantation et la mise à jour des systèmes comptables et outils technologiques.
- Identifier et mettre en œuvre des améliorations continues des processus comptables pour accroître l’efficacité et réduire les risques.
- Développer et maintenir des contrôles internes robustes pour garantir l’intégrité des données financières.
- Assurer le suivi des vérifications gouvernementales et des obligations réglementaires.
- Définir et communiquer clairement les rôles, responsabilités et méthodes de travail au sein de l’équipe.
- Favoriser la collaboration interservices pour assurer la fluidité des opérations financières.
- Mettre en place des indicateurs de performance et assurer un suivi régulier des résultats financiers.
- Produire des rapports synthétiques pour la direction et les parties prenantes.
- Superviser les activités de conciergerie liées au Family Office, en veillant à la qualité et à la confidentialité des services.
Requis:
Under the supervision of the VP of Asset Management, the Administrative and Financial Controller is responsible for planning, organizing, and coordinating all accounting and financial activities of the Family Office. He/she ensures the reliability of financial statements and budget management, while optimizing processes and implementing technological solutions to support the overall strategy. This role ensures the integrity of financial data through robust internal controls and clear communication of roles and responsibilities within the team.
Key responsibilities:
- Lead the preparation of monthly and/or quarterly financial statements, including consolidation.
- Oversee general and transactional accounting (accounts payable, receivable, collections).
- Ensure proactive management of cash flow and financial transactions.
- Prepare, analyze, and review annual and periodic budgets in collaboration with stakeholders, and monitor variances.
- Oversee and carry out sales tax filings (GST/QST), income tax installments, and management of taxable benefits, in compliance with tax requirements.
- Lead the implementation and updating of accounting systems and technological tools.
- Identify and implement continuous improvements to accounting processes to increase efficiency and reduce risks.
- Develop and maintain robust internal controls to ensure the integrity of financial data.
- Monitor government audits and regulatory obligations.
- Clearly define and communicate roles, responsibilities, and work methods within the team.
- Foster cross-departmental collaboration to ensure smooth financial operations.
- Establish performance indicators and regularly monitor financial results.
- Produce summary reports for management and stakeholders.
- Oversee concierge-related activities within the Family Office, ensuring service quality and confidentiality.
Requirements:
- Accounting expertise: University degree in accounting, CPA designation, and a minimum of 10 years of experience, including process optimization and technology implementation projects.
- Knowledge of trusts and the accounting standards applicable to this type of industry.
- Leadership: Ability to motivate, collaborate with, and develop a team toward excellence.
- Initiative and continuous improvement: Proactive approach to process optimization.
- Rigor and precision: Reliability of financial information and adherence to deadlines.
- Stress management: Ability to work under pressure and meet deadlines.
- Technical skills: Advanced proficiency in Excel and experience with accounting ERP systems.
- Bilingualism required: Proficiency in English is necessary due to interactions with primarily English-speaking partners across Canada. This language is frequently used in both written and oral communications. An advanced level is required.
