Résumé du poste
Sous la responsabilité de la gestionnaire administration, l’agent administratif a comme principale responsabilité le service à la clientèle, l’entrée de données des cas à mettre en production ainsi que de coordonner les différentes demandes avec les membres de l’équipe.
Responsabilités professionnelles
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Répondre aux appels téléphoniques, puis les transférer aux différents départements du laboratoire ;
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Faire les facturations et les états de comptes des clients externes ;
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Assurer la communication avec les clients pour toute information reliée à leur facturation ou leur état de compte ;
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Vérifier et informatiser les prescriptions faites par les professionnels dans le système de gestion de production ;
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Assister les professionnels et les gestionnaires avec le calendrier de production, en tenant compte des étapes de fabrication et de production du laboratoire ;
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Communiquer de façon polie et courtoise avec les professionnels et les gestionnaires selon le besoin ;
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Coordonner et informer les livreurs de toutes ses livraisons ou ses ramassages ;
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Collaborer à la rédaction et la mise en page de différents communiqués ;
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Toutes autres tâches connexes.
Imputabilité
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Poursuivre les objectifs de l’équipe et soutenir ceux qui rencontrent des difficultés avec des tâches spécifiques ;
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Prendre en charge l’atteinte de ses objectifs professionnels individuels (petits, spécifiques et réalisables) ;
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S’assurer que les législations relatives aux projets du département sont respectées et appliquées.
Compétences et aptitudes requises :
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Communication exceptionnelle : comprendre que la communication est le ciment qui maintient l’équipe unie ; maintenir des lignes de communication ouvertes et claires intra et inter équipe.
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Excellentes compétences interpersonnelles : capacité d’écouter attentivement les préoccupations des intervenants, élaborer une solution ou plan d’intervention et verbaliser de manière appropriée ce dernier, dans des termes que l’intervenant comprend.
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Solides compétences organisationnelles : planifier les tâches et gérer le temps judicieusement.
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Souci du détail : viser l’excellence en s’assurant que les dossiers sont mis à jour avec exactitude.
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Résolution de problèmes : gérer les défis uniques en matière de communication et d’imprévues divers ; fournir la meilleure solution possible, indépendamment de sa disposition et de ses capacités physiques.
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Connaissance du domaine dentaire : connaissance des terminologies, structure, équipements, etc. relatifs au domaine dentaire.
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Connaissances spécialisées : maintien continu de connaissances à jour de toutes les informations relatives au domaine d’expertise.
Compétences
Qualité du service/Service à la clientèle
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S’efforcer de maintenir et d’améliorer sa qualité de prestation de services ; chercher des occasions d’aller au-delà des normes minimales de la pratique ;
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Tenir compte des divers besoins client (internes & externes) et de la façon dont la prestation des services peut être adaptée pour répondre à des besoins différents ou spécifiques ;
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S’engager et rester responsable de la satisfaction des clients (internes & externes) ;
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Faire preuve de fiabilité et servir les clients (internes & externes) d’une manière qui inspire confiance à la pratique.
Collaboration d’équipe
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S’engager avec d’autres intervenants (marketing, comptabilité, paie, ressources matérielles et infrastructure, formation, etc.) en aidant et en fournissant un soutien lorsque nécessaire ;
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Encourager le partage d’informations et la communication au sein de l’équipe ;
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Souligner la valeur et la nécessité d’une équipe diversifiée ; célébrer les différents rôles, compétences et expériences au sein de la pratique et reconnaître les efforts individuels.
Intégrité
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Partager des informations complètes et exactes avec les différents intervenants, en utilisant une terminologie qu’ils comprendraient ;
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Maintenir un haut niveau de professionnalisme tout en établissant un lien de confiance dans les interactions professionnelles ;
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S’assurer du respect à la vie privée et à la confidentialité des informations ;
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Se rendre responsable de ses actions, y compris l’impact des décisions qui affectent l’équipe et les divers intervenants.
Innovation
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Évaluer et considérer les progrès technologiques et amélioration des processus possibles à mettre en place ;
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Travailler en collaboration avec les fournisseurs pour offrir des solutions novatrices qui contribuent à l’excellence de l’entreprise ;
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Recommander des améliorations continues propres à sa pratique à adopter afin de rester compétitif.
Engagement envers l’apprentissage continu
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Se tenir au courant des nouvelles politiques, procédures et normes du domaine ;
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Assumer la responsabilité de son développement et perfectionnement professionnel en poursuivant des formations, en assistant à des conférences, etc.
Études, titres de compétences et exigences
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Détenir un diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautique ou diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou comptabilité ;
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Trois (3) ans d’expérience dans des fonctions similaires.
Souhaitables
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Connaissance des produits et matériaux utilisés ;
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Habiletés de communications et professionnalisme ;
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Bonne gestion du temps et des priorités ;
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Maîtrise de la suite Office ;
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Connaissance de base en comptabilité (atout).
Nous remercions tous les candidats de leur intérêt, mais seules les personnes sélectionnées pour un entretien seront contactées.
JOB ID:
