Position Title: Applicant Services Coordinator
Reports To: Director of Assessments
Position Type: Full-time, Permanent
Position Overview:
The Applicant Service Coordinator is responsible for supporting applicant services, including exam coordination, applicant communications, and assistance with assessment processes. Key responsibilities include managing applicant inquiries related to prior learning and competency assessments, coordinating communications, and ensuring the smooth operation of the applicant portal. This role plays a vital part in the day-to-day coordination of applicant files, responding to inquiries, and supporting the overall assessment process.
Key Responsibilities:
· Respond to inquiries from applicants and students of CAMLPR approved and recognized courses, providing clear and accurate information about the process.
· Coordinate with the Credential Assessment Specialist(s) and/or the Director of Assessments to resolve complex inquiries and provide comprehensive responses.
· Develop and maintain an FAQ database to streamline responses to common inquiries.
· Monitor and respond to applicant inquiries related to the PLA process, providing accurate information or redirecting to appropriate resources.
· Review submitted applications for completeness, verifying that all required documents are uploaded before forwarding to assessors
· Track and update applicant status in the applicant portal
· Prepare and send routine communications, such as acknowledgement emails, follow-up requests, and status updates to applicants
· Assist with organizing and maintaining applicant files, ensuring all documents are collected, stored, and managed in accordance with privacy and confidentiality guidelines.
· Support the credential assessment team by preparing application summaries or document checklists
· Update standard templates (emails, letters, checklists)
· Generate basic reports (e.g., number of applications, average processing times) for internal tracking.
Qualifications
Education:
· A degree in business administration, communications, or a related field is an asset.
Experience:
· Minimum of 3 years of experience in office management, administration, or a related role
· Experience in a regulatory environment, with application processing is highly desirable.
Skills:
· Excellent organizational and multitasking skills, with the ability to manage multiple priorities
· Strong communication skills, both written and verbal
· Proficiency in office software, including Microsoft Office 365, Excel, PowerPoint, Adobe, and WordPress web content management.
· Ability to work independently and as part of a team
· Strong problem-solving skills and attention to detail.
· Fluency in both English and French is considered an asset
Work Environment
· This is a remote position
· The role may require occasional evening or weekend work, particularly during peak application periods
Salary and Benefits:
· $ 60,000-65,000 annual salary
· Comprehensive benefits package, including health, dental, and retirement plans
Application Process
Interested candidates should submit a resume and cover letter outlining their qualifications and experience. Applications can be addressed to Adam Chrobak, Executive Director, CAMLPR and can be sent to [email protected] by Thursday, June 11, 2026.
Titre du poste : Coordonnateur ou coordonnatrice des services aux candidats
Responsable hiérarchique : Directeur ou directrice des évaluations
Type de poste : Temps plein, permanent
Aperçu du poste :
Le coordonnateur ou la coordonnatrice des services aux candidats est responsable du soutien des services aux candidates et candidats, ce qui comprend les communications avec ceux-ci, la coordination des examens et l’aide aux processus d’évaluation. Ses principales responsabilités consistent notamment à gérer les demandes de renseignements concernant la reconnaissance des acquis et l’évaluation des compétences, à coordonner les communications et à veiller au bon fonctionnement du portail des candidats. Le ou la titulaire du poste joue un rôle essentiel dans la coordination quotidienne des dossiers des candidates et candidats, la réponse aux demandes de renseignements et le soutien du processus d’évaluation global.
Principales responsabilités :
· Répondre aux demandes de renseignements des candidats et candidates et des étudiants et étudiantes de cours approuvés et reconnus par l’ACORPLM, en fournissant des renseignements clairs et exacts sur le processus.
· En coordination avec le, la ou les spécialistes de l’évaluation des diplômes et (ou) le directeur ou la directrice des évaluations, donner suite aux demandes de renseignements complexes et fournir des réponses complètes.
· Établir et administrer une base de données sur les questions fréquentes, pour simplifier les réponses aux demandes courantes.
· Faire le suivi des demandes de renseignements des candidates et candidats concernant le processus de RA, en fournissant des renseignements exacts ou en redirigeant la personne concernée vers les ressources appropriées.
· Examiner les demandes soumises pour s’assurer qu’elles sont complètes, en vérifiant que tous les documents requis sont téléversés avant de les transmettre aux évaluateurs et évaluatrices.
· Suivre et mettre à jour le statut des candidates et candidats dans le portail.
· Préparer et envoyer des communications courantes, telles que des courriels d’accusé de réception, des demandes de suivi et des mises à jour de statut aux candidats et candidates.
· Aider à organiser et à tenir à jour les dossiers des candidates et candidats, en veillant à ce que tous les documents soient recueillis, conservés et gérés conformément aux directives de confidentialité et de protection des renseignements personnels.
· Soutenir l’équipe chargée de l’évaluation des titres de compétences en préparant des résumés de demande ou des listes de contrôle de documents.
· Mettre à jour les modèles standards (courriels, lettres, listes de vérification).
· Générer des rapports de base (p. ex., nombre de demandes, délais de traitement moyens) aux fins de suivi interne.
Qualifications
Formation :
· Diplôme en administration des affaires, en communications ou dans un domaine connexe, un atout
Expérience :
· Minimum de trois ans d’expérience en gestion de bureau, en administration ou dans un rôle connexe
· Une expérience en traitement des demandes dans un environnement lié à la réglementation est hautement souhaitable
Compétences :
· Excellentes compétences organisationnelles et compétences dans la gestion de tâches multiples, dont la capacité à gérer plusieurs priorités
· Solides compétences en communication, tant à l’écrit qu’à l’oral
· Maîtrise des logiciels de bureautique, y compris Microsoft Office 365, Excel, PowerPoint, Adobe, et la gestion de contenu Web avec WordPress
· Capacité à travailler de façon autonome et en équipe
· Solides compétences en résolution de problèmes et souci du détail
· Maîtrise courante de l’anglais et du français (un atout)
Environnement de travail :
· Il s’agit d’un poste à distance.
· La personne retenue pourrait avoir à travailler en soirée ou la fin de semaine à l’occasion, en particulier pendant les périodes de pointe des candidatures.
Salaire et avantages sociaux :
· Salaire annuel entre 60 000 et 65 000 $
· Ensemble complet d’avantages sociaux, comprenant régimes de soins de santé, de soins dentaires et de retraite
Marche à suivre pour postuler
Les personnes intéressées doivent soumettre un curriculum vitae et une lettre de motivation décrivant leurs qualifications et leur expérience. Les candidatures peuvent être adressées à Adam Chrobak, directeur général de l’ACORPLM, et envoyées à [email protected] d’ici le jeudi 11 juin 2026.
Pay: $30.76-$33.33 per hour
Benefits:
- Disability insurance
- Extended health care
- Life insurance
- RRSP match
- Work from home
Work Location: Remote
