Veuillez référer au guide Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes) pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.
Si vous êtes un employé actif de McGill (c.-à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).
Fournit un soutien administratif et agit à titre de personne-ressource principale pour toutes les questions liées à la planification, à l’organisation et à la mise en œuvre des principales initiatives de l’équipe de direction du département, notamment le/la directeur(trice) du département, le/la directeur(trice) adjoint(e) à la recherche, le/la directeur(trice) adjoint(e) à l’avancement et aux finances, le/la directeur(trice) adjoint(e) à la qualité et à la sécurité, ainsi que les directeurs(trices) de division. Effectue et/ou coordonne les activités de soutien aux opérations quotidiennes en veillant à ce que les services administratifs soient fournis conformément aux objectifs et priorités établis.
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Administrer et coordonner les programmes, événements et concours relevant du/de la directeur(trice) du département, des directeurs(trices) adjoint(e)s et des directeurs(trices) de division de McGill.
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Gérer l’ordre du jour de diverses réunions départementales présidées par le/la directeur(trice) du département ou par des membres de l’équipe de direction départementale. Veiller à ce que les réunions soient planifiées en temps opportun, selon les priorités établies.
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Offrir un service à la clientèle de haut niveau en répondant à toutes les demandes et en s’assurant qu’une réponse est fournie rapidement à tous les clients, peu importe le degré d’urgence perçu.
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Assurer un suivi rigoureux et complet de toute la correspondance, des courriels et des demandes, afin qu’aucune question ne demeure en suspens. Anticiper les difficultés, cerner les problèmes, proposer des solutions, élaborer des procédures et veiller à leur mise en œuvre.
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Traiter les documents sensibles avec la plus grande confidentialité et discrétion.
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Planifier des événements spéciaux et des activités départementales pour l’unité ou les unités concernées.
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Organiser et participer aux réunions; préparer, compiler et distribuer la documentation à l’avance; rédiger les procès-verbaux; et assurer un suivi complet et rapide des actions découlant des réunions.
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Collaborer avec les autres membres de l’équipe de soutien administratif.
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Traiter les rapports de dépenses liés aux événements organisés par le/la directeur(trice) du département, les directeurs(trices) adjoint(e)s et les directeurs(trices) de division.
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Accomplir diverses autres tâches liées au fonctionnement administratif du bureau de la direction et aux portefeuilles de l’équipe de direction départementale.
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Expérience dans le traitement des rapports de dépenses.
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Expérience de l’utilisation de Minerva et de McGill Marketplace.
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Expérience en gestion des médias sociaux.
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Capacité à travailler de façon autonome ainsi qu’au sein d’une équipe.
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Excellentes aptitudes en organisation et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
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Souci du détail remarquable.
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Excellent jugement, tact et discrétion.
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Expérience de travail auprès de cadres supérieurs dans un milieu universitaire.
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Capacité démontrée à transmettre et à recevoir clairement l’information, tant au téléphone qu’en personne.
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Approche axée sur la clientèle et le service, avec une capacité démontrée à interagir efficacement avec des intervenants de tous les niveaux, à l’interne comme à l’externe.
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Maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel et PowerPoint) ainsi que d’autres outils technologiques tels que SurveyMonkey, Doodle et Copilot.
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Bilinguisme (français et anglais) requis.
Formation et expérience minimales requises :
DEC III 3 Ans Expérience pertinente /
Salaire horaire :
(AAPNEUM Niveau H) $33.05 - $40.97
Heures par semaine :
33.75 (Temps plein)
Superviseur :
Administrative Manager
Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :
Date limite pour postuler :
2026-07-25
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, [email protected].
