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C’est vivre une expérience professionnelle motivante, qui amène à réaliser ses propres objectifs et à obtenir la reconnaissance de ses aptitudes et de ses compétences.
C’est faire partie d’une équipe dynamique comptant quelque 600 personnes, qui ont à cœur la santé et le bien-être au travail.
IDENTIFICATION DU POSTE
Titre d'emploi : Agent ou agente de soutien administratif, classe principale
Numéro de référence : 1967
Direction : Direction des services administratifs
DÉTAILS DU POSTE
Catégorie d’emploi : Soutien administratif
Nom du supérieur immédiat : Chantale Lemieux
Lieu de travail : Cégep de Lévis, 205, route Mgr-Bourget, Lévis, Qc.
Statut de l'emploi : Poste régulier à temps complet
Horaire de travail : lundi au vendredi, de 8 h 00 à 16 h 00
Échelle salariale : Min : 26,54 $ Max : 32,47 $
Entrée en fonction prévue : Dès que possible
AFFICHAGE
Début d'affichage : 2026-06-06
Fin d'affichage : 2026-06-19, 23 h 59
RAISON D’ÊTRE DU POSTE :
Sous la responsabilité du Directeur adjoint à l’approvisionnement, l’agent ou l’agente de bureau classe principale a pour responsabilité première la gestion des activités du secteur de la réception des marchandises et du courrier interne/externe et des tâches ayant trait à l’inventaire des biens capitalisables, la gestion des stocks et du magasin de fournitures administratives.
NATURE DU TRAVAIL :
Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à assurer la coordination d’un ensemble de travaux administratifs d’un secteur d’activités donné.
Elle peut également être affectée à une ou plusieurs tâches dont les travaux sont spécialisés et se caractérisent par la complexité, l’expertise et l’autonomie.
QUALIFICATIONS REQUISES :
Scolarité et expérience : Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou détenir un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente et avoir au moins six (6) années d’expérience pertinente.
Conditions exigées par le collège :
- Connaissance des principes d’approvisionnement, de la gestion des stocks ainsi que des notions de transport et de douane, un atout;
- Souci du service à la clientèle interne et externe;
- Sens des responsabilités;
- Connaissance de base de l’anglais;
- Sens de l’observation, de l’organisation, de la planification et de la rigueur;
- Habileté à travailler dans un environnement informatisé (ex : Clara, GroupWise);
- Bonne condition physique et capacité à soulever des charges de 20 kg et à déplacer des charges lourdes à l’aise d’un transpalette manuel et électrique (s’engager à prendre la formation obligatoire offerte directement par le Cégep et la CNESST);
- Connaissance de base afin d’être en mesure d’utiliser un logiciel de traitement de texte et un chiffrier électronique tel que Word et Excel.
Un examen médical pourrait être demandé pour vérifier la capacité physique du candidat(e).
DESCRIPTION DÉTAILLÉE DE LA TÂCHE :
La personne titulaire de ce poste peut être appelée à :
- Réception des marchandises
- Superviser et coordonner toutes les opérations du secteur.
- Utiliser le système informatisé Clara et y inscrire toutes les données reliées à la réception, à l’expédition et au retour des marchandises.
- Recevoir les marchandises livrées par les différents transporteurs et, au besoin, prêter assistance au chargement et au débarquement. Par la suite, déplacer ces marchandises aux endroits appropriés ou collaborer avec les secteurs responsables de recueillir les biens à la réception.
- Au quotidien, effectuer la manutention manuelle des colis dans les limites prescrites (20kg) et pour les charges supérieures (+20kg) utiliser les chariots appropriés et les transpalettes manuel et électrique.
- Assurer la conformité des biens livrés avec ceux commandés ainsi que le bon état de ceux-ci, au besoin, assurer le retour des marchandises.
- Traiter toutes les demandes de retour de marchandises (non-conformité, bris et période de garantie) ainsi que, au besoin, en vérifier la pertinence avec l’acheteur ou l’acheteuse.
- Collaborer avec l’acheteur qui effectue les demandes d’autorisation de retour auprès des fournisseurs.
- Faire les vérifications d’usage, la conciliation des bons de livraison et des bons de commande ainsi que préparer les avis de réception à l’aide du système informatique.
- Préparer les bons de sortie relatifs au retour de marchandise et procéder à l’emballage, à la préparation des connaissements de transports et à la manutention appropriée pour permettre la récupération, par le transporteur, sur le débarcadère.
- Au quotidien, aviser, à l’aide du courrier électronique, les requérants qu’ils ont reçu du matériel et qu’ils doivent passer à la réception afin de le récupérer. Leur apporter une assistance pour la manutention du matériel.
- Numériser dans le système Clara toutes les pièces relatives aux différentes tâches effectuées se rapportant aux bons de commande.
- Collaborer avec les acheteurs qui effectuent la relance des commandes non livrées hebdomadairement dans les délais prévus.
- Contribuer aux travaux de fermeture d’année financière.
- Préparer des demandes d’achat dans le système Clara pour les besoins de fonctionnement de son secteur et les soumettre pour approbation à son gestionnaire.
- Superviser et coordonner toutes les opérations liées au courrier.
- Procéder à la réception, l’oblitération et au tri quotidien du courrier interne et externe.
- Procéder à la Télé-Recharge du système de NéoPost (système de traitement de courrier Postes Canada).
- Produire les rapports d’utilisation trimestriels NéoPost des services et départements pour préparation des rapports d’imputation.
- Assurer le respect des règles et tarifications en vigueur à Postes Canada.
- Conseiller et diriger la clientèle interne quant au choix le plus économique du mode de transport.
- Assurer le bon fonctionnement des équipements utilisés dans le cadre de son travail et au besoin, préparer des demandes d’achats afin de procéder aux appels de service après autorisation de son gestionnaire.
- Vérifier et codifier les codes de transport au plan de la responsabilité budgétaire et les acheminer aux services des finances pour traitement après en avoir informé son gestionnaire dans le but d’effectuer les transferts budgétaires et la facturation interne.
- Sortir de l’emballage le matériel à inventorier et y apposer les numéros d’inventaire. Les replacer dans l’emballage.
- À l’aide du système Clara, effectuer la saisie de tous les biens inventoriables et ce, en respect de la politique de capitalisation, de même que les autres bien identifiés par le service de l’approvisionnement en leur attribuant un numéro d’inventaire.
- En vertu de la politique en vigueur au Collège, collaborer à la disposition des surplus par la manipulation du matériel et de sa saisie.
- Magasin de fournitures administratives
- Assurer la remise de fournitures administratives (enveloppes, cartouches d’impression et papier à mains) à la clientèle interne.
- Faire signer les clients lors de la prise de possession du matériel et remettre les documents au secteur de l’approvisionnement.
- Assurer la gestion des stocks de son magasin, voir au réapprovisionnement en préparant des demandes d’achat à soumettre pour approbation à son gestionnaire.
- Procéder à la prise d’inventaire et fournir les rapports demandés par le gestionnaire.
- Effectuer les opérations menant à l’imputation ou à la facturation de son secteur.
- Santé, sécurité et matières dangereuses
- Respecter les règles de santé et sécurité au travail, de même que celles reliées aux matières dangereuses (SIMDUT).
- S’engager à suivre la formation obligatoire du SIMDUT.
Sur demande, compléter des tableaux, produire des statistiques à l’aide du logiciel Word ou Excel.
Au besoin, accomplir toute autre tâche connexe.
REMARQUES
Notez que la lettre de présentation est obligatoire. Veuillez donc joindre votre lettre, SVP.
Si vous postulez d'un appareil mobile (téléphone intelligent, tablette), vous recevrez un courriel d'accusé réception vous demandant d'aller mettre à jour votre dossier et déposer votre CV afin que votre candidature soit prise en considération.
Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.
Le Cégep de Lévis souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les personnes handicapées, les membres des minorités visibles et ethniques ainsi que les autochtones à présenter leur candidature.
