Description du poste
Sous la supervision du Directeur de projet, du Chargé de projet senior ou du Directeur construction, le/la Coordonnateur(trice) de projet offre un soutien administratif, technique et opérationnel aux équipes de projets de construction. Il/elle assure la coordination, le classement, la transmission et le suivi des documents de projet, des contrats, des bons de commande, des événements et ordres de changement, des dessins d’ateliers, des permis, des dossiers CNESST et des suivis de facturation.
Ce rôle agit comme point de liaison entre les professionnels, les sous-traitants, les fournisseurs, les équipes internes, l’équipe de chantier et la comptabilité afin d’assurer une gestion fluide, conforme et bien documentée des projets.
Rôle et responsabilités
Soutien à la gestion de projet
- Offrir un soutien administratif et de coordination aux membres de l’équipe de projets de construction.
- Réviser, comprendre et maintenir à jour l’étendue des travaux des contrats et dossiers d’appels d’offres.
- Maintenir quotidiennement un lien avec les professionnels, sous-traitants, fournisseurs et équipes de chantier internes.
- Préparer au besoin des rapports, tableaux de suivi et présentations visuelles pour les équipes de projet.
Documentation technique et contrôle documentaire
- Coordonner les plans, devis, rapports et documents techniques avec les professionnels.
- Classer, distribuer et assurer le suivi des documents de projet selon les standards internes.
- Procéder au traitement et au suivi des dessins d’ateliers et autres documents liés aux projets.
- Assurer le classement rigoureux de la documentation de projet et maintenir les dossiers à jour.
Contrats, bons de commande et changements
- Produire et transmettre les contrats, bons de commande, événements de changements et ordres de changement.
- Assurer un suivi des réponses aux QRT et coordonner les informations requises avec les intervenants concernés.
- Valider la conformité des dossiers administratifs des sous-traitants et fournisseurs.
- Soutenir les chargés de projets dans les suivis liés aux appels d’offres, contrats et changements.
Facturation, matériel et soutien administratif de chantier
- Effectuer le suivi de la facturation mensuelle en collaboration avec les chargé(e)s de projets et le département de la comptabilité.
- Assurer le suivi du matériel, des locations et des besoins administratifs des chantiers.
- Compiler et maintenir à jour un tableau d’utilisation du béton.
- Maintenir à jour la liste des intervenants, contacts et coordonnées des projets.
Permis, CNESST et conformité
- Préparer les dossiers d’ouverture et de fermeture de chantier auprès de la CNESST.
- Coordonner et préparer les demandes de permis d’occupation auprès de la Ville.
- Assurer le suivi des documents requis pour la conformité administrative des projets.
- Collaborer avec les équipes de chantier afin de soutenir une gestion documentaire conforme aux exigences applicables.
Réunions, communications et fin de projet
- Organiser et participer aux réunions de coordination et de chantier.
- Préparer, compiler et produire les documents de fin de projet.
- Assurer un suivi clair des décisions, documents à recevoir, actions en cours et échéances administratives.
- Effectuer toutes autres tâches connexes en lien avec les besoins des projets.
Votre quotidien
- Assurer le suivi des documents, contrats, bons de commande et changements en cours.
- Communiquer avec les professionnels, sous-traitants, fournisseurs, équipes de chantier et équipes internes.
- Participer aux réunions de chantier et de coordination afin de documenter les décisions et les prochaines étapes.
- Soutenir les chargés de projets dans la gestion administrative, documentaire et opérationnelle des projets.
- Maintenir à jour les registres, tableaux de suivi, listes de contacts et dossiers de projet.
- Préparer les documents requis pour les permis, la CNESST, la facturation mensuelle et les fins de projet.
Ce que nous cherchons
Formation et expérience
- BAC en architecture, génie civil, génie de la construction ou génie du bâtiment, ou DEC en architecture / génie du bâtiment avec expérience pertinente.
- Attestation du cours Santé et sécurité générale sur les chantiers de construction (ASP Construction).
- Minimum de cinq (5) ans d’expérience dans le domaine de la construction.
- Excellente communication en français et en anglais, à l’oral et à l’écrit.
- Connaissance des logiciels Procore et Yardi, un atout important.
- Maîtrise de la suite Microsoft Office.
Compétences et qualités recherchées
- Rigueur, sens de l’organisation et souci du détail.
- Excellente gestion des priorités dans un environnement dynamique.
- Autonomie, professionnalisme et sens des responsabilités.
- Facilité d’adaptation et capacité à travailler avec plusieurs intervenants.
- Approche collaborative, orientée vers les solutions et le service interne.
- Capacité à maintenir des suivis clairs, complets et à jour.
Ce que nous offrons
- Salaire compétitif, selon l’expérience et la structure salariale interne.
- Semaine de travail de 40 heures en présentiel.
- Quatre (4) semaines de vacances selon le calendrier de la construction.
- RVER avec contribution de l’employeur selon les modalités applicables.
- Assurance collective après 3 mois.
- Programme d’aide aux employés (PAE) disponible dès le jour 1.
- Programme d’assistance routière et programme de télémédecine, selon les modalités applicables.
- Accès aux aires communes de nos immeubles et rabais corporatifs sur la location de condos haut de gamme.
- Événements d’entreprise et environnement de travail engagé, passionné et respectueux.
- Possibilités d’avancement dans une entreprise en croissance qui encourage la promotion interne.
Conditions de travail
- Poste permanent à temps plein.
- Travail en présentiel, dans un bureau de chantier à Montréal.
- Déplacements occasionnels ou présence sur chantier selon les besoins des projets.
- Environnement de construction dynamique nécessitant rigueur, flexibilité et capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.
Note - Protection des renseignements personnels
Dans le cadre du processus de recrutement, Jadco collecte et traite les renseignements personnels des candidats uniquement aux fins d’évaluation de leur candidature, conformément aux exigences applicables en matière de protection des renseignements personnels, incluant la Loi 25.
Rémunération : à partir de 65 000,00$ par an
Avantages :
- Assurance Vie
- Congés payés
- Programme d'Aide aux Employés
Lieu du poste : En présentiel
