A Note to Our Future Operations & Compliance Coordinator
(FRENCH FOLLOWS)
Ideal for candidates with experience in legal administration, mortgage administration, insurance administration, transaction coordination or real estate operati
If you’re someone who loves creating order, staying organized, and taking ownership of important details, this role may be for you.
We’re a growing Montreal-based real estate family office focused on affordable multifamily properties, and we’re looking for a reliable, detail-oriented person to become a key part of our operations team. We value professionalism, accountability, clear communication, and people who genuinely care about doing things the right way.
This is more than an admin role — you’ll help keep our financing, legal, compliance, and operational systems organized as we continue to grow. If you enjoy structure, problem-solving, and being the person others can count on, we’d love to meet you.
Operations & Compliance Coordinator — $25–$35/hour Based on Experience
Location: Montreal, QC (Remote-first with occasional in-person meetings)
Job Type: Part-Time (20–25 hours per week)
Salary: $25–$35/hour depending on experience and qualifications
About the Role
We are seeking an Operations & Compliance Coordinator to support the day-to-day administrative and operational functions of our growing real estate company. This role is ideal for someone highly organized, detail-oriented, and comfortable managing multiple priorities in a fast-paced environment.
Responsibilities
- Organize financing and refinancing files
- Prepare and manage legal and TAL documentation
- Maintain lease, renewal, and tenant records
- Coordinate insurance and compliance documentation
- Track follow-ups, deadlines, and operational tasks
- Maintain accurate rent rolls and reporting
- Improve internal systems and administrative processes
- Ensure all outgoing files are complete and professional
Ideal Candidate
- Highly organized and detail-oriented
- Strong written and verbal communication skills
- Able to work independently and take initiative
- Comfortable managing sensitive documentation
- Calm under pressure and solution-oriented
- Experience in legal, mortgage, insurance, compliance, or real estate administration is an asset
Work Environment
- Remote-first position
- Flexible work environment
- Occasional in-person meetings in Montreal may be required
- Long-term growth opportunity into operations leadership
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Un mot à notre futur(e) coordonnateur(trice) des opérations et de la conformité
Si vous aimez créer de l’ordre, travailler avec rigueur et prendre en charge les détails importants, ce poste pourrait être pour vous.
Nous sommes un family office immobilier en croissance basé à Montréal, spécialisé dans l’acquisition et l’amélioration d’immeubles multilogements abordables. Nous recherchons une personne fiable, organisée et minutieuse pour devenir un pilier de notre équipe d’opérations.
Nous accordons beaucoup d’importance au professionnalisme, à la responsabilité, à la communication claire et aux personnes qui ont réellement à cœur de bien faire les choses.
Il s’agit de beaucoup plus qu’un simple poste administratif : vous contribuerez à maintenir l’organisation de nos systèmes de financement, de conformité, de documentation légale et de gestion opérationnelle à mesure que l’entreprise grandit.
Si vous aimez la structure, la résolution de problèmes et être la personne sur qui les autres peuvent compter, nous aimerions vous rencontrer.
Coordonnateur(trice) des opérations et de la conformité (Immobilier) — 25 $ à 35 $/heure selon l’expérience
Lieu : Montréal, QC (poste principalement à distance avec rencontres occasionnelles en personne)
Type de poste : Temps partiel (20 à 25 heures par semaine)
Rémunération : 25 $ à 35 $/heure selon l’expérience et les qualifications
À propos du rôle
Nous recherchons un(e) coordonnateur(trice) des opérations et de la conformité pour soutenir les fonctions administratives et opérationnelles quotidiennes de notre entreprise immobilière en croissance.
Ce poste est idéal pour une personne très organisée, minutieuse et capable de gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique.
Responsabilités
- Organiser les dossiers de financement et de refinancement
- Préparer et gérer la documentation légale et les dossiers du TAL
- Maintenir les dossiers de baux, renouvellements et documents locataires
- Coordonner les dossiers d’assurance et de conformité
- Assurer le suivi des échéances, tâches et suivis administratifs
- Maintenir les rent rolls et différents rapports opérationnels
- Améliorer les systèmes internes et les processus administratifs
- S’assurer que tous les dossiers transmis à des partenaires, prêteurs ou professionnels sont complets, organisés et professionnels
Profil recherché
- Très organisé(e) et attentif(ve) aux détails
- Excellentes aptitudes en communication écrite et verbale
- Capable de travailler de façon autonome et de prendre des initiatives
- À l’aise avec la gestion de documentation sensible et confidentielle
- Calme sous pression et orienté(e) vers les solutions
- Expérience en administration juridique, hypothécaire, assurance, conformité ou immobilier constitue un atout important
- Le français est obligatoire
- Une bonne maîtrise de l’anglais est également requise, puisque certains partenaires, documents et communications sont en anglais
- L’anglais comme deuxième langue est tout à fait acceptable
Environnement de travail
- Poste principalement à distance
- Environnement flexible et professionnel
- Quelques rencontres en personne à Montréal peuvent être requises
- Possibilité d’évolution à long terme vers un rôle de leadership opérationnel
Pay: $25.00-$35.00 per hour
Application question(s):
- Do you have experience managing legal, compliance, mortgage, or real estate documentation?
- Describe a time you improved an organizational system or process.
- Are you comfortable working independently in a remote-first environment while managing deadlines and follow-ups?
Work Location: Hybrid remote in Westmount, QC
