Assister le chef de la Division dans l’exécution des tâches administratives, opérationnelles et stratégiques;
Effectuer les processus d’acquisition de biens et de services, de même que des mandats de construction;
Effectuer l’envoi des appels d’offres;
Effectuer l’ouverture des soumissions à une date et à une heure précise à la suite d’un appel d’offres;
Offrir le soutien nécessaire aux différents requérants tout en assurant un suivi rigoureux du processus d’acquisition;
Procéder aux relances auprès des fournisseurs avant l’ouverture des soumissions;
Obtenir, auprès des requérants, les renseignements particuliers et suggérer ou commander des substituts selon les pratiques établies;
Supporter le chef de Division dans les négociations des meilleurs prix possibles et les meilleures conditions d’achat pour l’achat de biens et services ou de leurs substituts;
Préparer et effectuer le suivi des commandes et des ententes. Les acheminer aux gestionnaires ou aux fournisseurs;
Recommander les attributions en conformité avec les procédures internes ainsi que les règlements en vigueur;
Faire le suivi des indexations dans les contrats et s’assurer de leur application;
Faire le suivi des garanties financières (cautionnement) et des assurances;
Effectuer les analyses de dépenses effectuées lors de la fin des contrats et en produire les rapports;
Faire le suivi des appels d’offres récurrents et voir à leur renouvellement selon les échéanciers;
Rechercher des nouveaux fournisseurs et participer aux rencontres avec les représentants;
Participer à l’évaluation de rendement des fournisseurs avec les Services;
Classer les documents en respectant le recueil des délais de conservation;
Mettre à jour le site SEAO (publication des appels d’offres et addenda, ouverture de soumission, adjudication de contrat, gré à gré, etc.) ;
Accomplir toute autre tâche connexe nécessaire à ses fonctions ou demandée par son supérieur.
