Mandat
AVIS AUX CANIDATS
Conformément aux normes ministérielles en vigueur, cet affichage est réservé uniquement au personnel des établissements du réseau de la santé et des services sociaux (RSSS) intégrés à Santé Québec. Selon les restrictions d’embauche en vigueur, nous communiquerons seulement avec les candidates et candidats respectant ces critères.
Sous l’autorité hiérarchique du gestionnaire responsable et sous l’autorité fonctionnelle du chef d‘unité en soins de longue durée volet milieu de vie et administratif, la personne titulaire de ce poste est responsable de l’ensemble des activités relatives à la planification des horaires de travail et à la gestion des remplacements pour le service qui lui est confié. Elle s’assure d’avoir les ressources humaines requises en fonction des besoins de remplacements identifiés et informe le chef d’unité des différentes problématiques relatives aux besoins de main-d'œuvre en vue d’assurer la continuité et la qualité des services à la clientèle. Elle travaille en étroite collaboration avec les gestionnaires concernés de son service.
3. DESCRIPTION DÉTAILLÉE DES RESPONSABILITÉS
Conformément aux processus de planification des horaires de travail et en collaboration avec les gestionnaires :
? Effectue la planification des affectations du personnel requis pour répondre aux besoins du service;
? Conçoit les horaires de travail pour les assistants du supérieur immédiat;
? Inscrit toutes modifications aux horaires de travail et en assure la mise à jour;
? Analyse les besoins en cours d’horaires et module les horaires en effectuant des changements de quarts et/ou de journées, etc.;
? Propose des scénarios d’horaires et des stratégies de main d’œuvre lors de découverture de service;
? Soutient le gestionnaire dans l'analyse et l'implantation d’horaires atypiques;
? Participe à l’analyse et au montage du programme vacances en collaboration avec le technicien en administration du Service des activités de remplacement et le chef d’unité;
? Participe avec la gestionnaire responsable et la chef d’unité à la planification stratégique de la main d’œuvre;
? Participe aux rencontres de l’équipe;
? Coordonne et anime les rencontres de gestion des horaires en collaboration avec le chef d’unité;
? Reçoit les demandes de congé du personnel, préalablement autorisées par le gestionnaire, afin d’assurer la disponibilité des ressources humaines nécessaires pour répondre aux besoins des résidents;
Pourvoit au remplacement des personnes absentes selon la procédure établie et en conformité avec les dispositions des conventions collectives en vigueur;
? Prend en charge les décommandements de jour et en assure le suivi au chef d’unité ou l’assistant du supérieur immédiat;
? Procède au comblement des quarts de travail vacants en contactant les employés et, au besoin, en se rendant sur les unités.
? Utilise les outils de contrôle disponibles et permettant d’identifier les surplus de personnel et apporte les correctifs nécessaires afin de les limiter;
? En cas de surplus de personnel, offre des congés ou des formations;
? Compile les non-respects de disponibilité et documente les dossiers;
? Sur autorisation du chef d’unité, octroi les affectations en temps supplémentaire afin de répondre aux besoins des services et ce, conformément aux directives reçues;
? Compile et assure le suivi des restrictions liées aux assignations temporaires aux assistantes du supérieur immédiat et au service santé;
? À l’occasion, procède aux déplacements du personnel assigné lors de situations exceptionnelles afin de répondre aux besoins des résidents avec l’accord du chef d’unité;
? En collaboration avec la GPIT, reçoit et traite toute l’information relative à la durée des absences et assure le lien avec le chef d’unité;
? Élabore et met à jour les outils de suivi et de contrôle nécessaires au bon fonctionnement des processus de planification des horaires et d’expression et gestion de la disponibilité, ainsi que pour toutes autres activités sous sa responsabilité;
? Avise le chef d’unité lorsque les personnes salariées de la liste de rappel ne respectent pas les politiques et procédures établies;
? Sort les relevés de présences quotidiennes pour les assistantes et assure la présentation RH au rapport inter quart de 15 h;
? Traite les demandes reliées à la formation et effectue les suivis nécessaires;
? • Accompagne les employés dans leurs démarches administratives (congés, vacances, congés pour études, retraite, échanges de travail) et effectue les suivis requis;
? • Répond aux questions des employés concernant les horaires, les règles applicables et le fonctionnement des activités de remplacement, et les réfère au besoin à la personne ou au service approprié.
? Tient à jour un registre à jour des employés devant fournir un billet médical lorsqu’ils ne peuvent se présenter au travail;
? Fait la gestion des rapports de banques de congés fériés;
? Participe à l’accueil, à l’orientation et à l’intégration des nouveaux employés, incluant la réalisation des demandes d’accès informatiques;
? Vérifie l’exactitude des relevés de présence, s’assure de l’utilisation des bons codes de département et de paie, et procède à l’approbation pour le secteur clinique;
? Assure le suivi des requêtes pour les demandes de transport inter hospitalier;
? Fournit les réponses aux demandes d’information de ses supérieurs immédiats;
? Soutient le volet clérical des assistants du supérieur immédiat;
? Travaille en collaboration avec la technicienne du service des activités de remplacement;
? Assure la couverture de l’accueil du milieu de vie lorsque requis, incluant la participation à la rotation des journées fériées;
? Contribue à la couverture auprès de ses vis-à-vis des autres CHSLD lors de journées fériés, maladie ou pour tout autre motif.
Processus de sélection : Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais nous communiquerons uniquement avec celles retenues pour un processus de sélection.
Exigences-
Détenir un diplôme d'études collégiales (DEC) en administration, en techniques de comptabilité et de gestion, en techniques de bureautique ou dans une autre discipline collégiale appropriée d'une école reconnue par le ministère compétent;
ou -
Détenir un diplôme d'études collégiales (DEC) combiné à un certificat universitaire de premier cycle pertinent;
ou -
Détenir une attestation d'études collégiales (AEC) pertinente de huit cents heures et plus combinée à de l'expérience pertinente au domaine visé;
-
Réussite des tests Word, français et Excel intermédiaire.
Un (1) poste permanent est actuellement disponible au sein de notre équipe de la Direction hébergement longue durée.
