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Résumé du poste
Nous sommes à la recherche d’un(e) réceptionniste professionnel(le) et organisé(e) pour se joindre à notre équipe. La personne idéale sera le premier point de contact pour les visiteurs et les clients, assurera la gestion des opérations de la réception et offrira un service à la clientèle exceptionnel. Ce poste exige de solides compétences administratives, une bonne maîtrise des logiciels de bureau et la capacité de gérer plusieurs tâches simultanément dans un environnement dynamique. Le ou la réceptionniste jouera un rôle essentiel dans le bon fonctionnement du bureau et contribuera à l’efficacité globale de l’organisation.
Responsabilités (incluant, sans s’y limiter)
- Accueillir chaleureusement les visiteurs et les clients afin de leur offrir une première impression positive.
- Gérer un système téléphonique à lignes multiples, filtrer les appels et acheminer les demandes aux personnes appropriées.
- Planifier des rendez-vous et/ou des événements et coordonner les calendriers à l’aide de Microsoft Office.
- Gérer les informations des clients.
- Maintenir les systèmes de classement, organiser les documents et assurer la confidentialité des renseignements sensibles.
- Fournir un soutien administratif à tous les départements, notamment par la photocopie, la révision de documents et l’envoi du courrier.
- Soutenir les efforts de service à la clientèle en répondant aux demandes rapidement et de manière professionnelle.
- Assurer les opérations de la réception, y compris l’achat des fournitures de bureau.
- Gérer la correspondance entrante et sortante par courriel et par téléphone en faisant preuve d’un excellent professionnalisme téléphonique.
- Soutenir le département financier en organisant les relevés de cartes de crédit, en assurant le suivi et le classement des formulaires de congés et en répondant aux besoins administratifs du service.
Exigences
- Excellentes compétences informatiques et maîtrise de Microsoft Office (Word et Excel).
- Solides aptitudes organisationnelles avec un grand souci du détail et de la précision dans la révision et la saisie de documents.
- Capacité à gérer efficacement un système téléphonique à lignes multiples tout en faisant preuve de professionnalisme et de courtoisie.
- Excellentes compétences en service à la clientèle, avec une attitude professionnelle au téléphone et de fortes habiletés en communication.
- Connaissance des systèmes de classement, des procédures de bureau et des tâches administratives générales.
- Capacité à travailler de façon autonome avec un minimum de supervision tout en gérant efficacement plusieurs priorités.
- Une expérience préalable dans un rôle de soutien à la clientèle constitue un atout.
Job Summary
We are seeking a professional and organized Receptionist to join our team. The ideal candidate will serve as the first point of contact for visitors and clients, manage front desk operations, and provide exceptional customer service. This role requires strong administrative skills, proficiency in office software, and the ability to multitask efficiently in a fast-paced environment. The Receptionist will play a vital role in maintaining smooth office operations and supporting overall organizational effectiveness.
Responsibilities include but are not limited to:
- Greet visitors and clients warmly, ensuring a positive first impression
- Manage multi-line phone systems, screen calls, and direct inquiries appropriately
- Schedule appointments and/or events and coordinate calendars using Microsoft Office
- Manage client information
- Maintain filing systems, organize documents, and ensure confidentiality of sensitive information
- Assist with administrative duties for all departments such as photocopying, proofreading, and mailing
- Support customer service efforts by addressing inquiries promptly and professionally
- Handle front desk operations including purchasing office supplies.
- Manage incoming and outgoing correspondence via email and phone with proper phone etiquette
- support financial department by organizing credit card statements, tracking and organizing time off sheets and assisting in administrative needs.
Requirements
- Strong computer skills with proficiency in Microsoft Office (Word, Excel)
- Excellent organizational skills with attention to detail and accuracy in proofreading and typing
- Ability to handle multi-line phone systems efficiently while maintaining professionalism and courtesy
- Exceptional customer service skills with friendly phone etiquette and strong communication abilities
- Knowledge of filing systems, office procedures, and general clerical tasks
- Ability to work independently with minimal supervision while managing multiple priorities effectively
- Prior experience in customer support roles is advantageous
Pay: From $20.00 per hour
Benefits:
- Dental care
- Life insurance
- On-site parking
- RRSP match
- Vision care
Language:
- french and english (required)
Work Location: In person
