La Banque de l'infrastructure du Canada (BIC), dont le siège social est à Toronto, a la responsabilité d'investir dans de nouveaux projets d'infrastructure. La mission de la BIC est de travailler avec ses partenaires provinciaux, territoriaux, municipaux, fédéraux, autochtones et du secteur privé en matière d'investissement pour transformer la façon dont l'infrastructure est planifiée, financée et réalisée au Canada.
L'adjoint·e de direction sera responsable de fournir un soutien administratif à la direction de l'équipe des infrastructures autochtones et du Nord, ainsi que de la coordination du bureau de Montréal. Les principales responsabilités comprennent la gestion du calendrier pour les membres de l'équipe soutenus, y compris la planification des réunions internes et externes avec des parties prenantes et des fonctionnaires du gouvernement, le soutien en matière de gestion des courriels et de planification budgétaire, ainsi que l'organisation et le suivi des principaux livrables pour les membres de l'équipe soutenus. L'adjoint·e de direction agira également comme soutien administratif de secours pour les autres membres de l'équipe, au besoin.
La personne sélectionnée fera preuve d'un esprit d'initiative et d'un esprit d'équipe positif. Ce rôle exige une personne possédant de solides aptitudes interpersonnelles et capable de résoudre les problèmes de manière proactive.
Vos responsabilités :
- Gérer le calendrier des rendez-vous; planifier et coordonner les horaires du ou des membres de la direction soutenus; et classer par ordre de priorité et gérer de manière proactive les demandes d'accès à leur emploi du temps
- Établir des relations positives et productives avec les autres homologues adjoint·es de direction de la BIC et à l'externe, au besoin
- Tenir le ou les membres de la direction soutenus bien informés des engagements à venir et déterminer de façon proactive les engagements futurs qui nécessitent une attention
- Organiser, confirmer et préparer les séances d'information pour les réunions prévues en obtenant les renseignements généraux, le matériel et les documents pertinents avant chaque réunion afin de bien préparer le ou les membres de la direction
- Établir l'ordre de priorité des besoins conflictuels, traiter les dossiers rapidement et de façon proactive, et assurer le suivi des projets jusqu'à leur mise en œuvre, et ce, dans les délais prévus
- Utiliser les capacités de gestion de projet pour aider à organiser, à suivre et à faire le suivi des échéanciers des initiatives d'entreprise et des cheminements critiques qui relèvent du ou des membres de la direction
- Faire les arrangements de voyage et organiser les autres aspects logistiques, préparer les itinéraires et les ordres du jour et remplir les rapports de dépenses pour les membres de la direction et leur équipe de direction conformément aux lignes directrices en matière de voyages et d'accueil
- Surveiller les boîtes aux lettres des membres de la direction (le cas échéant), signaler les messages hautement prioritaires, organiser leurs tâches et répondre et/ou envoyer des courriels en leur nom, au besoin
- Planifier, organiser et gérer diverses réunions et activités spéciales, virtuelles ou non, y compris des réunions avec les membres du personnel, les parties prenantes, les groupes sectoriels, les chercheurs et d'autres parties externes
- Surveiller et gérer le renouvellement des abonnements aux médias et le renouvellement de l'adhésion des membres sectoriels et des parties prenantes
- Fournir des lignes directrices sur le processus de rapport des dépenses, examiner et vérifier les rapports de dépenses soumis à l'approbation du ou des membres de la direction conformément aux lignes directrices de la BIC
- Collaborer avec le service des finances de l'entreprise à l'élaboration du budget annuel et au suivi et au traitement continus des factures
- Assurer la liaison avec le soutien informatique afin de résoudre tout problème technique
- Gérer des projets spéciaux, mener des initiatives d'amélioration continue et accomplir d'autres tâches au besoin
- Assurer la gestion directe et/ou l'encadrement d'autres membres du personnel administratif au sein de l'équipe ou de la BIC
Le profil idéal :
- Expérience précieuse et perspectives utiles pour ce poste, notamment chez les personnes issues d'une communauté autochtone
- Baccalauréat de préférence, ou études et expérience équivalentes
- Minimum de 10 ans d'expérience, y compris de l'appui aux membres de la direction et de l'interaction avec des membres de la direction d'autres organisations
- De l'expérience dans les secteurs privé et public serait un atout
- Maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Calendar, Excel et PowerPoint), avec une capacité éprouvée à apprendre et à utiliser de nouveaux logiciels au besoin
- Expérience qui démontre un jugement et un sens de l'organisation exceptionnel et un souci du détail, une capacité éprouvée à traiter les renseignements confidentiels avec discrétion, une capacité à gérer et à établir l'ordre de priorité des diverses demandes concurrentes et un niveau élevé de service à la clientèle et d'intervention
- Grand sens du tact et de la diplomatie, ainsi qu'une discrétion absolue dans le traitement des renseignements confidentiels et délicats
- Très bonnes aptitudes en relations interpersonnelles et capacité d'établir des relations avec les parties prenantes, y compris le personnel, les membres du conseil d'administration, les fonctionnaires du gouvernement et les clients externes
- Excellentes compétences en gestion du temps et en organisation, avec une capacité démontrée à établir les priorités et à gérer plusieurs tâches et projets de front dans un environnement au rythme rapide
- Capacité de faire preuve d'un bon jugement et d'aptitudes à la résolution de problèmes dans diverses situations, et habileté à cerner les besoins de façon proactive
- Souplesse, bonne volonté, attitude positive et facilité à s'adapter aux changements continus
- Capacité à travailler de façon autonome avec un minimum de supervision tout en travaillant en équipe
- Avoir une certaine souplesse par rapport aux heures du travail. À l'occasion, ce poste requiert de travailler en dehors des heures normales pour appuyer des réunions et des événements ou pour satisfaire des exigences particulières
- Expérience de la gestion d'autres membres du personnel administratif est un atout
- Bilinguisme (français et anglais)
Nous vous remercions de votre intérêt. Nous ne communiquerons qu'avec les candidat·es retenu·es pour la poursuite du processus de sélection ou pour une entrevue.
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La Banque de l'infrastructure du Canada tient à promouvoir la diversité ainsi que l'accès équitable aux occasions d'emploi. Dans le cas où vous auriez besoin d'un accommodement au cours du processus d'embauche ou d'entrevue (y compris d'autres formats de matériel, d'une salle de rencontre accessible ou de tout autre type d'accommodement), prière de le faire savoir en écrivant à [email protected].
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