RÉSUMÉ DU POSTE
Relevant du (de la) gestionnaire de programme, le (la) gestionnaire de programme clinique associé(e) est responsable de la gestion, de la planification et de la mise en œuvre de programmes/portefeuilles précis dans le cadre d’un programme de soutien aux patient(e)s. Ce rôle comprend également l’éducation et la formation des nouveaux(elles) membres de l’équipe, le développement et l’amélioration des processus à l’échelle du Canada, ainsi que la garantie du rendement de l’équipe selon les objectifs hebdomadaires et mensuels des IRC. Le (la) titulaire agit comme personne-ressource principale pour les escalades et fournit des résolutions rapides aux demandes opérationnelles.
FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS
- Veiller au bon fonctionnement global et au rendement du programme et de ses services (coordination des patient(e)s, gestion des médicaments, etc.)
- S’assurer que tous(toutes) les membres de l’équipe sont formé(e)s au programme et respectent ou surpassent les normes de rendement
- Communiquer tous les événements opérationnels régionaux au(à la) gestionnaire de programme
- Surveiller la charge de travail afin d’atteindre les objectifs de rendement et recommander des ajustements si nécessaire
- Veiller à la conformité et au rendement des IRC
- S’assurer que les processus de recrutement et d’intégration répondent aux besoins du programme
- Faciliter le recrutement, l’intégration, l’évaluation et la rétention du personnel
- Formuler des recommandations concernant les changements opérationnels et contribuer à leur mise en œuvre
- Collaborer avec les services internes liés au programme
- Effectuer des audits de qualité pour assurer l’exactitude des flux de travail et des processus
- Maintenir la qualité des dossiers cliniques et de la base de données GRC
- Participer aux réunions internes et externes avec le/la client(e)
- Appuyer la facturation et les prévisions
- Effectuer ou contribuer aux évaluations annuelles
- Contribuer et coanimer les réunions hebdomadaires avec les client(e)s (ordre du jour, procès-verbaux, résolutions)
- Organiser et diriger les réunions d’équipe
- Identifier, signaler et saisir les événements indésirables (EI) dans les systèmes requis
- Assurer le respect des exigences de pharmacovigilance et de signalement des EI
- Participer aux audits des fabricants au besoin
- Contribuer à la mise à jour des instructions de travail et des PON
- Agir comme personne-ressource pour les escalades hiérarchiques
JOB SUMMARY
Reporting to the Program Manager, the Clinical Associate Program Manager is responsible for undertaking the management, planning, and implementation of specific programs/portfolio within a Patient Support Program. Additional responsibilities include education and training of new team members, process development and improvement across Canada, and ensuring team performance by reviewing weekly and monthly KPI targets. Acts as the main contact for all escalations on the team and provides timely resolutions and responses to operational inquiries.
QUALIFICATIONS
- Ensure that the overall performance of the program and its respective services (patient coordination, medication management, etc.) is operating successfully
- Ensure all team members are educated on the program, and all performance standards for the team are met or exceeded
- Ensure all regional operational occurrences associated with the program are communicated to the Program Manager
- Ensure workload measures meet performance targets and recommend changes if they do not meet targets
- Ensure KPI’s are within performance expectations
- Ensure hiring and orientation processes are sufficient to support program needs
- Facilitate recruitment, orientation, evaluation and retention of staff
- Make recommendations for changes in operations and assist in execution
- Collaborate with all internal departments delivering program services
- Conduct quality audits to ensure accuracy of workflows and client-specific processes
- Ensure clinical records and CRM quality are maintained
- Attend internal and external client meetings
- Assist with billing and forecasting
- Complete and/or support annual evaluations
- Assist and co-lead weekly client meetings (agenda, minutes, resolutions)
- Organize and lead team meetings
- Identify and report adverse events (AE’s) to Health Canada, Med Info, and required systems
- Ensure adherence to Pharmacovigilance guidelines and reporting requirements
- Support manufacturer audits as needed
- Maintain program work instructions and SOPs
- Act as escalation point for team members
