Agent administratif (poste temporaire )
Résidence Villa du Nord – Sainte-Sophie et Manoir Rivière-du-Nord – Saint-Jérôme (Groupe Shemie)
Temps plein (32 hres semaine) – Présentiel
24,34 $/h
À propos de nous
La Résidence Villa du Nord et le Manoir Rivière-du-Nord, membres du Groupe Shemie, sont des milieux chaleureux et humains dédiés au bien-être de leurs résidents. Nous recherchons une personne organisée et proactive pour occuper un poste temporaire d’Agent administratif à temps plein (32 hres).
Sommaire du poste
Sous la direction du directeur de la résidence, l’agente administrative assure la gestion quotidienne des fonds et des services administratifs liés aux résidents. Elle prend en charge la coordination des encaissements, des dépôts, des petites caisses, ainsi que la tenue de divers registres et inventaires. Elle soutient également la communication avec les familles, la planification des rendez-vous médicaux et le suivi des formations du personnel.
Responsabilités principales
1- Gestion des finances et des caisses
- Effectuer les retraits à la perception et gérer les dépôts dans GPS.
- Faire les achats mensuellement pour les résidents (cigarettes/épicerie)
- Concilier l’argent des résidents en fin de mois et produire les suivis nécessaires.
- Gérer les petites caisses des résidences et des animatrices, concilier en fin de mois et tenir les registres.
- S'occuper des demandes de remboursements (ensure, gants, culotte, taxi, ambulance, etc.)
2-Gestion administrative
- S'occuper de la poste et distribuer le courrier
- Mettre à jour les PPA et tenir un registre pour Vidéotron.
- Effectuer les suivis SIRTF de fin de mois avec les directrices.
- Transcrire les IDC dans GPS, en assurer la conservation et produire les rapports mensuels requis.
- Mettre à jour chaque semaine la liste des résidents dans les cahiers incendie des résidences et en assurer l’impression et l’archivage.
3-Rendez-vous médicaux et communication avec les familles
- Recevoir les appels et courriels pour les rendez-vous médicaux, les confirmer, les noter dans GPS, trouver un accompagnateur et transmettre l’information.
- Tenir à jour un registre des courriels des familles et assurer l’envoi de communications lors de situations particulières (éclosions, événements, invitations).
4-Inventaires et approvisionnement
- Effectuer l’inventaire de papeterie, organiser les espaces de rangement et passer les commandes mensuelles.
- Gérer l’inventaire des produits d’entretien ménager, faire une feuille de commande et coordonner les commandes Kersia.
5-Formations
- Assurer le suivi des formations des employés et archiver les preuves dans leurs dossiers.
- Procéder aux inscriptions de formations spécifiques pour l’ensemble du Groupe Shemie, via Corail et transmettre l’information au technicien RH et/ou aux directeurs concernés.
Qualifications requises
- Diplôme d’études collégiales en administration ou domaine connexe ou expérience pertinente
- Expérience dans un poste similaire, idéalement dans le secteur de la santé et de l’hébergement.
- Connaissance des outils informatiques de gestion (GPS, suite Office, Excel intermédiaire).
- Sens de l’organisation, rigueur et souci du détail.
- Bonne capacité de communication et aptitude à collaborer avec divers intervenants.
- La connaissance du logiciel Gestion Portail Santé constitue un atout.
Profil recherché
Vous êtes une personne :
- Organisée et autonome;
- Rigoureuse et minutieuse;
- Capable de gérer plusieurs dossiers simultanément;
- À l'aise avec les outils informatiques;
- Reconnue pour votre excellent service à la clientèle;
- Appréciant le travail d'équipe.
Qualifications
- Diplôme d'études collégiales (DEC) en administration ou dans un domaine connexe, ou expérience équivalente.
- Expérience dans un poste administratif (un atout dans le domaine de la santé ou des résidences pour aînés).
- Bonne maîtrise de la Suite Microsoft Office.
- Excel de niveau intermédiaire.
- La connaissance du logiciel GPS constitue un atout.
Ce que nous offrons
- Poste temporaire à temps plein (32 heures/semaine de 8h - 16h30 )
- Horaire stable de jour
- Salaire 24,34$/h
- Kilométrage remboursé selon la politique de l'organisation
- Avantages sociaux selon les politiques en vigueur
- Environnement de travail humain et collaboratif
- Formation à l'intégration
- Équipe dynamique et engagée
- Durée : courte durée (à préciser lors de l’entrevue)
Type d'emploi : Temps plein, Contrat à durée déterminée
Rémunération : 24,34$ par heure
Lieu du poste : En présentiel
