Position Title: Event Coordinator – 2026 Pride History in Canada Conference
Position Class: Contractor ($4,200 CAD Contract Value)
Reports To: Conference Planning Committee Chair
Term: July 2026 to November 30, 2026
Job Description:
Position Summary & Job Purpose:
The Canadian Pride Historical Society is seeking an Event Coordinator to support the planning, coordination, and delivery of the 2026 Pride History in Canada virtual conference, taking place on October 16 and 17, 2026.
This is a fixed-term contractor position from July 2026 to November 30, 2026, with a total contract value of $4,200 CAD. The role will support conference logistics, speaker coordination, registration, accessibility planning, virtual event setup, day-of coordination, and post-event wrap-up.
The conference is a national bilingual virtual gathering focused on preserving, sharing, and learning from the history of the Pride Movement in Canada. The Event Coordinator will work closely with the Conference Planning Committee, CPHS leadership, volunteers, speakers, vendors, and community partners to help ensure the conference is well organized, accessible, and professionally delivered.
Duties & Responsibilities
- Coordinate the planning, logistics, and delivery of the 2026 Pride History in Canada virtual conference.
- Maintain the conference work plan, timelines, task tracking, schedules, and key deliverables in collaboration with the Conference Planning Committee.
- Coordinate speaker logistics, including confirmations, bios, session details, technical needs, presentation materials, and honorarium tracking.
- Support registration setup, attendee communications, reminder emails, and participant information.
- Coordinate with vendors and service providers, including Zoom, interpretation, captioning, ASL/LSQ, accessibility, and other conference supports.
- Support virtual platform setup, speaker rehearsals, session links, technical checks, and day-of coordination.
- Assist with post-event follow-up, including surveys, speaker thank-yous, recording tracking, and information needed for final reporting.
Qualifications:
- Experience coordinating events, conferences, webinars, workshops, or similar programs.
- Strong organizational and project coordination skills, including the ability to manage timelines and multiple priorities.
- Experience using virtual event platforms such as Zoom, Zoom Events, Microsoft Teams, Webex, or similar tools.
- Strong written and verbal communication skills.
- Ability to work collaboratively with volunteers, speakers, vendors, and community partners.
- Comfort working in a national, bilingual, accessibility-focused, and community-based environment.
- Understanding of, or interest in, 2SLGBTQIA+ communities, Pride history, public history, archives, education, or community storytelling.
Time Commitment and Work Schedule
This is a fixed-term independent contractor role from July 2026 to November 30, 2026, with an estimated total commitment of approximately 120 hours over the contract period.
The workload will vary depending on the stage of conference planning. On average, the role is expected to require approximately 5 to 6 hours per week, with increased activity anticipated in September and October as the conference approaches.
The successful contractor will be expected to:
- Attend regular virtual planning meetings with additional meetings scheduled as reasonably required during key planning periods.
- Maintain regular communication with the Conference Planning Committee through email, shared task-tracking tools, and brief written updates on progress, upcoming deadlines, risks, and required decisions.
- Respond to routine conference-related communications within two business days and flag urgent issues as soon as possible.
- Be available for speaker rehearsals, virtual platform testing, and final event preparation in the weeks leading up to the conference.
- Be available for the full conference delivery period on Friday, October 16 and Saturday, October 17, 2026, approximately 9:00 a.m. to 4:30 p.m. Central Time, including setup, troubleshooting, and wrap-up.
- Complete reasonable post-event follow-up activities in November, including survey coordination, recording tracking, speaker thank-yous, and reporting support.
While the contractor will have flexibility in determining their work schedule outside of required meetings and event activities, they must be able to meet agreed-upon deadlines and be available during key planning and delivery periods.
Contract Details
The total contract value is $4,200 CAD. Any additional expenses must be pre-approved in writing by CPHS. The successful contractor will be responsible for providing their own equipment, internet access, and workspace unless otherwise agreed.
This is an independent contractor role and does not create an employment relationship with CPHS.
Equity and Inclusion
We are committed to ensuring our Board of Directors, contractors, and supporting volunteer base are made up of a diverse group of individuals. We encourage applications from people who identify as:
- Trans
- Non-binary
- Women
- BIPOC
- Persons with disabilities
- People aged 40+
- French-speaking or multilingual
- Members of 2SLGBTQIA+ communities
- People with lived, professional, academic, or community experience connected to Pride history in Canada
For more information on CPHS, please visit www.cphs.ca.
Interested applicants can apply by sending a resume and brief expression of interest to [email protected].
We thank you for your interest and will contact you if you are selected for an interview.
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Titre du poste : Coordonnateur ou coordonnatrice d’événement – Conférence 2026 L’histoire de la Fierté au Canada
Classe de poste : Contractuel — valeur du contrat de 4 200 $ CA
Supérieur hiérarchique: Présidence du comité de planification de la conférence
Durée du contrat: De juillet 2026 au 30 novembre 2026
Description du poste contractuel
Résumé du poste et objectif du poste :
La Société historique de la fierté canadienne est à la recherche d’un coordonnateur ou d’une coordonnatrice d’événement pour appuyer la planification, la coordination et la réalisation de la conférence virtuelle 2026 L’histoire de la Fierté au Canada, qui aura lieu les 16 et 17 octobre 2026.
Il s’agit d’un contrat à durée déterminée, de juillet 2026 au 30 novembre 2026, d’une valeur totale de 4 200 $ CA. Le rôle appuiera la logistique de la conférence, la coordination des conférenciers et conférencières, l’inscription, la planification de l’accessibilité, la configuration de l’événement virtuel, la coordination pendant l’événement et les activités de suivi après la conférence.
La conférence est un rassemblement national bilingue virtuel axé sur la préservation, le partage et l’apprentissage de l’histoire du mouvement de la Fierté au Canada. La personne retenue travaillera en étroite collaboration avec le comité de planification de la conférence, la direction de la SHFC, les bénévoles, les conférenciers et conférencières, les fournisseurs et les partenaires communautaires afin de contribuer à une conférence bien organisée, accessible et professionnelle.
Tâches et responsabilités :
- Coordonner la planification, la logistique et la réalisation de la conférence virtuelle 2026 L’histoire de la Fierté au Canada.
- Maintenir le plan de travail, les échéanciers, le suivi des tâches, les horaires et les principaux livrables en collaboration avec le comité de planification de la conférence.
- Coordonner la logistique des conférenciers et conférencières, y compris les confirmations, les biographies, les détails des séances, les besoins techniques, les documents de présentation et le suivi des honoraires.
- Appuyer la configuration de l’inscription, les communications avec les participants et participantes, les courriels de rappel et les renseignements destinés aux participants.
- Coordonner avec les fournisseurs et prestataires de services, y compris Zoom, l’interprétation, le sous-titrage, l’ASL/LSQ, l’accessibilité et les autres soutiens liés à la conférence.
- Appuyer la configuration de la plateforme virtuelle, les répétitions avec les conférenciers et conférencières, les liens de séances, les vérifications techniques et la coordination pendant l’événement.
- Appuyer les suivis après l’événement, y compris les sondages, les remerciements aux conférenciers et conférencières, le suivi des enregistrements et la collecte d’information aux fins de rapport.
Qualités :
- Expérience en coordination d’événements, de conférences, de webinaires, d’ateliers ou de programmes similaires.
- Solides compétences en organisation et en coordination de projet, y compris la capacité de gérer des échéanciers et plusieurs priorités.
- Expérience avec des plateformes d’événements virtuels comme Zoom, Zoom Events, Microsoft Teams, Webex ou des outils similaires.
- Excellentes compétences en communication écrite et orale.
- Capacité à travailler en collaboration avec des bénévoles, des conférenciers et conférencières, des fournisseurs et des partenaires communautaires.
- Aisance à travailler dans un environnement national, bilingue, axé sur l’accessibilité et fondé sur la communauté.
- Compréhension ou intérêt pour les communautés 2SLGBTQIA+, l’histoire de la Fierté, l’histoire publique, les archives, l’éducation ou le récit communautaire.
Engagement en temps et horaire de travail
Il s’agit d’un rôle de contractuel indépendant à durée déterminée, de juillet 2026 au 30 novembre 2026, représentant un engagement total estimé à environ 120 heures pendant la durée du contrat.
La charge de travail variera selon les étapes de planification de la conférence. En moyenne, le rôle devrait nécessiter environ 5 à 6 heures par semaine, avec une période plus occupée prévue en septembre et en octobre à l’approche de la conférence.
La personne retenue devra :
- Participer régulièrement à des réunions virtuelles de planification, ainsi qu’à d’autres réunions au besoin pendant les périodes clés de planification.
- Maintenir des communications régulières avec le comité de planification de la conférence par courriel, au moyen d’outils partagés de suivi des tâches et par de brèves mises à jour écrites sur les progrès, les échéances à venir, les risques et les décisions requises.
- Répondre aux communications courantes liées à la conférence dans un délai de deux jours ouvrables et signaler les questions urgentes dès que possible.
- Être disponible pour les répétitions avec les conférenciers et conférencières, les essais de la plateforme virtuelle et la préparation finale dans les semaines précédant la conférence.
- Être disponible pendant toute la période de réalisation de la conférence, les vendredi 16 et samedi 17 octobre 2026, approximativement de 9 h à 16 h 30, heure du Centre, y compris pour la préparation, le dépannage et la clôture.
- Effectuer les suivis raisonnables après l’événement en novembre, y compris la coordination des sondages, le suivi des enregistrements, les remerciements aux conférenciers et conférencières et l’appui à la production de rapports.
Bien que la personne contractuelle puisse organiser son horaire de travail de façon flexible à l’extérieur des réunions et des activités obligatoires, elle devra respecter les échéances convenues et être disponible pendant les principales périodes de planification et de réalisation.
Détails du contrat
La valeur totale du contrat est de 4 200 $ CA. Toute dépense supplémentaire doit être approuvée par écrit au préalable par la SHFC. La personne retenue sera responsable de fournir son propre équipement, son accès Internet et son espace de travail, sauf entente contraire.
Il s’agit d’un rôle de contractuel indépendant et non d’une relation d’emploi avec la SHFC.
Équité et inclusion
Nous nous engageons à faire en sorte que notre conseil d’administration, nos contractuels et notre base de bénévoles soient composés d’un groupe diversifié de personnes. Nous encourageons les personnes suivantes à présenter leur candidature :
- Personnes trans
- Personnes non binaires
- Femmes
- Personnes autochtones, noires et de couleur
- Personnes en situation de handicap
- Personnes âgées de 40 ans et plus
- Personnes francophones ou multilingues
- Membres des communautés 2SLGBTQIA+
- Personnes ayant une expérience vécue, professionnelle, universitaire ou communautaire liée à l’histoire de la Fierté au Canada
Pour de plus amples renseignements sur la SHFC, veuillez visiter notre site Web à www.cphs.ca.
Les personnes intéressées peuvent postuler en envoyant un curriculum vitæ et une brève déclaration d’intérêt à [email protected].
Nous vous remercions de votre intérêt et communiquerons avec vous si votre candidature est retenue pour une entrevue.
Pay: $42.00 per hour
Work Location: Remote
