Contrat temporaire de 2 ans (poste non syndiqué)
Titre du poste : Assistante, assistant de la Vice-rectrice et soutien évènementiel
Appellation en interne : Assistante, assistant du vice-recteur/de la vice-rectrice et responsable des communications (NBN44)
Secteur de travail | Unité organisationnelle : 6100 - Cabinet du rectorat plus précisément au Bureau de la Relance du Quartier Latin
Groupe d'emploi : Soutien administratif
Horaire : 35 heures par semaine en présentiel. Horaire compressé sur 4 jours possible.
Pavillon : JE : Judith-Jasmin annexe
EXIGENCES NORMALES :
Scolarité minimale : Diplôme d'études professionnelles (DEP) dans une discipline appropriée - Autre scolarité envisageable dans un domaine connexe (loisirs, arts, administration, évènementiel etc.)
Expérience : Cinq (5) années d'expérience pertinente
Autres :
- Capacité de coordination
- Environnement stimulant et multi projets
- À l’aise avec les outils Indesign, Canva et ou Photoshop pour la création de visuels (atout)
- Excellente connaissance du français à l'oral et à l'écrit : Minimum de 75 % au test de français ;
- Possède des habiletés supérieures pour entretenir des relations interpersonnelles harmonieuses et respectueuses ;
- Exerce son rôle en respectant les aspects confidentiels de la fonction ;
- Excellente connaissance des technologies applicables à son champ d’activité, notamment de la suite Office et WordPress ;
- Connaissance du logiciel de traitement de données Excel (niveau intermédiaire) : minimum de 60% au test.
Salaire : Entre 53 511 $ et 79 858 $
Classement salarial : 8
DESCRIPTION SOMMAIRE DE LA FONCTION :
Sous la supervision de la personne supérieure immédiate, la personne titulaire du poste assure la coordination efficace des activités administratives du Vice-rectorat. Elle joue également un rôle clé dans la gestion des communications du Vice-rectorat, contribuant activement à la transmission d’information et à la mobilisation des personnes employées
La description de fonction, étant réputée faire partie intégrante de l’affichage, peut être consultée sur le site web des ressources humaines https://ru.uqam.ca/NBN44.
Contexte :
L’Université du Québec à Montréal (UQAM) est un acteur incontournable de la relance du Quartier latin. Plus important propriétaire foncier et immobilier du quartier dénombrant un peu plus de 40 000 usagers entre personnes étudiantes et membres du personnel, l’Université est engagée depuis plus de cinquante-six ans auprès des communautés locales. Cet engagement s’incarne par les trois missions universitaires - enseignement, recherche et création, et services aux collectivités - et depuis janvier 2024, par la création du poste de vice-rectrice associée à la Relance du Quartier latin. Un plan d’action institutionnel de la relance du Quartier latin a été élaboré et a donné lieu à la création du Bureau de la relance du Quartier latin.
Le Bureau de la relance du Quartier latin est un lieu d’expérimentation, d’innovation sociale et de convergence entre la communauté universitaire - professeurs, chargés de cours, étudiants, professionnels – et les partenaires culturels, éducatifs, d’affaires et communautaires locaux. Il s’agit également de renforcer le développement local et le rôle de l’UQAM dans son quartier en s’ouvrant davantage sur sa communauté, ses partenaires et les citoyens pour répondre à des enjeux tels la cohabitation sociale, la mise en valeur du français, la médiation sociale, culturelle et scientifique, la mise en valeur de l’histoire et la découvrabilité des contenus.
Nous recherchons un ou une assistant.e de la vice rectrice et soutien évènementiel pour assurer les tâches administratives et la gestion des événements du Bureau de la relance du Quartier latin en soutien directe à la vice-rectrice associée et au directeur du bureau.
La personne aura pour tâches :
Le soutien administratif :
- Gère l'agenda de ses supérieurs ainsi que les communications et les suivis;
- Prépare et rédige des documents administratifs, projets de réponse pour approbation;
- Fait les réservations de train, avion, hôtel et prépare les formules appropriées;
- Organise les réunions internes et externes en présence et à distance, établit l’horaire et fait les réservations de locaux ou la création de liens virtuels de rencontres, accueille les visiteurs;
- Coordonne les documents et suivis pour les différents comités internes et externes et communique avec les autres universités et certains organismes gouvernementaux;
- Soutien le contrôle budgétaire et assure la rédaction de procès-verbaux ainsi que la rédaction de lettres et divers documents dans le respect des échéanciers;
- Reçoit et redirige les requêtes reçues au Bureau de la relance du Quartier latin;
- Reçoit, accompagne, accueille et sert les visiteurs du Bureau de la relance du Quartier latin;
- Effectue la mise à jour des outils informatiques de travail au Bureau de la relance du Quartier latin (site web) et gère la ou les boîtes courriels;
- Propose des solutions et des améliorations en lien avec les activités dont elle est responsable.
Le soutien événementiel :
- Planifie et soutien les préparatifs reliés aux événements tenus par le Bureau de la relance du Quartier latin;
- Gère les inscriptions, les invitations et tout élément logistique pour la production des événements;
- Assure un soutien au suivi budgétaire des événements;
- Apporte son soutien dans la gestion des parties prenantes internes et externes pour la tenue des événements.
La liste des tâches et responsabilités énumérées précédemment est sommaire et indicative. Il ne s'agit pas d'une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d'être effectuées par une salariée, un salarié occupant ce poste.
Si vous aimez travailler en présentiel au sein d’une équipe dynamique et portée vers l’innovation sociale vous permettant de voir une multitude de domaines incluant le soutien à la gestion de projets, de pouvoir contribuer à votre échelle à la relance du Quartier latin. Vous êtes engagé-e, passionné-e et vous faites preuve de beaucoup de rigueur et d’entregent, alors ce mandat est fait pour vous!
L'Université du Québec à Montréal souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi. De ce fait, elle invite les femmes, les autochtones, les membres des minorités visibles, des minorités ethniques et les personnes en situation de handicap qui répondent aux exigences du poste à soumettre leur candidature.
