Description de poste – Adjoint(e) administratif(ve) – Agence immobilière
Sommaire du poste
Sous la supervision de la direction de l’agence, l’adjoint(e) administratif(ve) assure le soutien administratif et opérationnel lié aux activités de courtage. Il/elle est responsable du suivi des dossiers d’inscription et de transaction, de la conformité documentaire (incluant la loi CANAFE), et de la coordination administrative entre les courtiers, les clients, les notaires et les agences collaboratrices.
Responsabilités principales
Gestion des dossiers de courtage
- Effectuer le suivi administratif des dossiers d’inscription et de vente pour les courtiers de l’agence.
- Vérifier et valider l’exactitude des formulaires de transaction conformément aux exigences de l’OACIQ et aux politiques internes.
- S’assurer que tous les documents requis sont complets et présents dans chaque dossier.
- Mettre à jour l’aide-mémoire propre à chaque transaction et le transmettre au courtier au besoin.
- Acheminer les factures aux notaires et aux agences collaboratrices dans les délais requis.
Conformité et obligations légales
- Procéder à la vérification CANAFE et à la validation des relations d’affaires des clients.
- Effectuer les déclarations CANAFE auprès du gouvernement fédéral.
- Maintenir une veille sur les nouvelles exigences réglementaires et en informer la direction.
Soutien administratif général
- Accueillir et répondre aux appels, courriels et demandes de renseignements des courtiers et clients.
- Préparer, corriger et mettre en page divers documents (contrats, lettres, présentations, communications internes).
- Organiser, classer et maintenir les archives physiques et électroniques des dossiers.
- Assurer la coordination entre les courtiers, la direction, les notaires et les partenaires externes.
- Participer à l’organisation de rencontres, formations et activités de l’agence.
Compétences et qualifications recherchées
- Diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou administration, ou expérience équivalente.
- Expérience pertinente en soutien administratif, idéalement dans le secteur immobilier.
- Maîtrise des logiciels bureautiques (Microsoft Office, Google Workspace) et des outils de gestion documentaire.
- Sens de l’organisation, rigueur et souci du détail.
- Excellentes habiletés de communication en français (oral et écrit); anglais fonctionnel.
- Discrétion et professionnalisme dans la gestion de renseignements confidentiels.
Conditions de travail
- Poste à temps plein, de jour (35 à 40 heures par semaine).
- Salaire à discuter selon expérience et compétences.
- Milieu de travail professionnel et collaboratif.
- Possibilités de formation continue
Type d'emploi : Temps plein
Rémunération : à partir de 24,00$ par heure
Heures prévues : 35 par semaine
Lieu du poste : En présentiel
