We are BLG: Canada’s Law Firm. Our culture is one of vigilance and curiosity, Firm-wide collaboration, unfailing mutual respect and dedication. We pride ourselves on having standout talent and delivering an exceptional client experience.
Nous sommes BLG, vos avocats au Canada. Forts d’une culture alliant vigilance et curiosité, nous travaillons en collaboration à l’échelle du cabinet, animés d’un respect sans faille et d’un dévouement de tous les instants. Nos ressources remarquables et notre expérience client exceptionnelle font notre fierté.
We are a future-minded Firm delivering high-value advice and known for our unwavering commitment to innovation, diversity and inclusion, community involvement and talent development. Learn more about us at www.blg.com.
Résolument tournés vers l’avenir, nous offrons des conseils de grande valeur et nous distinguons par notre engagement indéfectible envers l’innovation, la diversité et l’inclusion, la collectivité et le perfectionnement professionnel. Rendez-vous sur www.blg.com pour en savoir plus sur le cabinet.
The Intake and Conflicts Department is a national team within the Matter Life Cycle group with staff in each office who provide advice and practical support to all members of the Firm. Our mission is to provide best in class services that are client focused. We provide a range of services including reporting conflict search results, opening new clients/matters, creating and maintaining Confidentiality Screens and completing the conflict steps necessary when professionals move to our firm. We have extended hours for those requiring urgent conflicts search results before the next business day.
This is a 15-month maternity leave contract.
Key Responsibilities
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Review of client/matter intake requests for compliance with firm protocols
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Set up and maintain confidentiality screens
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Perform lateral hire on-boarding procedures for new professionals and staff
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Review and recording of new engagement letters
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Review of Know Your Client information
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Complete new business intake procedures
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Aid with triaging and management of email requests sent to Intake and Conflicts
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Facilitate the file opening process by advising and guiding PA’s and lawyers on best practices and coordinating approvals where relevant
Key Competencies
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Understanding of the law, duties and regulations of a lawyer/client relationship.
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Knowledge of Law Society KYC ("Know Your Client") obligations
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Excellent interpersonal, organization, communication, and time management skills.
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Strong problem solving and decision-making skills with the ability to assess situations objectively in a time sensitive environment.
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Experience in database searching and interpreting data.
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Ability to work independently within a team environment, follow instructions with minimal supervision and take initiative
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Ability to work well under pressure
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Able to set own priorities to meet tight deadlines
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Availability to work overtime, when necessary
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Detail-oriented individual with strong proofreading skills
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Excellent multi-tasking skills
Other Requirements
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Minimum three years of experience in a legal environment preferred; or any equivalent combination of training, education, and experience that demonstrates the ability to perform the duties of the position.
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Bilingual in English/French would be an asset
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Proficient in office software: MSWord, Excel, Adobe Acrobat, MS Outlook, Teams
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Knowledge of Intapp Open; Aderant; iManage; iManage Security Policy Manager would be an asset
L’équipe nationale Acceptation des mandats et gestion des conflits fait partie du groupe Gestion du cycle de vie des dossiers; elle est répartie dans tous les bureaux de BLG et fournit des conseils et un soutien concret à l’ensemble du cabinet. Elle a pour mission d’offrir des services de premier ordre selon une approche axée sur le client, de la recherche sur les conflits à l’ouverture de nouveaux dossiers clients ou mandats, en passant par la mise en place et le maintien de cloisons de confidentialité et l’application du protocole à l’arrivée d’une nouvelle personne au cabinet. L’équipe offre un service même après les heures normales de bureau de façon à traiter les demandes de recherche de conflits urgentes pour le jour ouvrable suivant.
Principales attributions
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Examiner les demandes d’acceptation de mandats ou de nouveaux dossiers clients afin d’assurer la conformité aux protocoles du cabinet.
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Mettre en place et maintenir des cloisons de confidentialité.
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Suivre les procédures d’intégration lors de l’embauche latérale de professionnel·les et d’autres membres du personnel.
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Passer en revue et consigner les nouvelles lettres-mandats.
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Vérifier les renseignements relatifs à la connaissance du client.
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Suivre les procédures d’acceptation de nouveaux mandats.
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Aider au tri et à la gestion des demandes envoyées par courriel à l’équipe Acceptation des mandats et gestion des conflits.
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Faciliter le processus d’ouverture de dossiers en conseillant et en guidant les adjoint·es juridiques et les avocat·es sur les pratiques optimales, et en coordonnant les approbations lorsque cela s’avère pertinent.
Principales exigences
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Connaissance du droit, des obligations et des règlements inhérents à la relation avocat·e-client
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Compréhension des obligations de connaissance du client de son barreau provincial
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Excellentes compétences en relations interpersonnelles, en organisation, en communication et en gestion du temps
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Solides aptitudes pour ce qui touche la résolution de problèmes et la prise de décision, conjuguées à la capacité à évaluer des questions pressantes avec objectivité
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Expérience en recherche dans les bases de données et en interprétation des résultats
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Aptitude à travailler de façon autonome au sein d’une équipe, à suivre des directives moyennant peu de supervision et à faire montre d’initiative
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Capacité à travailler efficacement sous pression
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Aptitude à établir ses propres priorités de façon à respecter des délais serrés
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Disponibilité pour faire des heures supplémentaires au besoin
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Souci du détail et solides compétences en correction d’épreuves
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Grande capacité à mener plusieurs tâches de front
Autres exigences
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Au moins 3 ans d’expérience dans le milieu juridique ou combinaison équivalente d’études, de formation et d’expérience qui démontre une capacité à remplir les fonctions liées au poste
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Bilinguisme (anglais/français), un atout
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Maîtrise de logiciels de bureau : Word, Excel, Adobe Acrobat, Outlook et Teams
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Connaissance d’Intapp Open, d’Aderant, de iManage et de iManage Security Policy Manager, un atout
The expected salary range for this position is $48,000 - $65,000, depending on level of experience, region/location, and other factors.
La fourchette salariale pour ce poste est de 48,000$ à 65,000$ et varie selon divers facteurs, notamment l’expérience et l’emplacement.
BLG is committed to building a diverse workplace reflective of the communities we serve and to fostering an inclusive culture where Firm members feel valued, respected and inspired to thrive as their authentic selves. We value diversity of thought and the unique skills, perspectives and experience each individual brings to BLG. We welcome applications from all qualified candidates and encourage applicants from members of groups that have been historically underrepresented, including but not limited to First Nations, Métis and Inuit Peoples, racialized individuals, persons with disabilities, people who identify as women and/or LGBTQ2S+.
BLG est résolu à bâtir et à favoriser un milieu de travail inclusif et diversifié à l’image de notre collectivité, où l’ensemble des membres du cabinet se sentent valorisés, respectés et inspirés à s’épanouir dans toute leur authenticité. Nous avons également à cœur de mettre en valeur les connaissances, les points de vue et les expériences de chacun et chacune. Nous invitons toute personne qualifiée à postuler, notamment celles provenant de groupes historiquement sous-représentés, comme les Autochtones (Premières Nations, Métis et Inuits), les personnes racialisées, les personnes ayant une incapacité, les femmes et les membres de la communauté LGBTQ+.
We also strive to provide an accessible candidate experience. Please let us know if you need any accommodations during the recruitment process.
Nous sommes déterminés à ce que notre processus de recrutement soit le plus accessible possible. Si vous nécessitez un accommodement, n’hésitez pas à nous le faire savoir.
