Description du poste
Nous recherchons une réceptionniste / adjointe administrative bilingue, sympathique, professionnelle et hautement organisée, pour se joindre à notre équipe juridique. En tant que premier point de contact pour nos clients et visiteurs, vous jouerez un rôle clé dans l’accueil et le service à la clientèle, tout en assurant un soutien administratif essentiel au bon fonctionnement du cabinet.
La personne recherchée sera responsable de diverses tâches de réception et d’administration, incluant la gestion des appels, l’accueil des clients, la coordination des rendez-vous, la préparation et le traitement de documents, ainsi que le soutien quotidien aux membres de l’équipe. Ce poste exige une excellente maîtrise des procédures de bureau, de solides compétences organisationnelles, une grande attention aux détails et la capacité de gérer plusieurs priorités dans un environnement juridique dynamique.
Nous examinerons les candidatures dès leur réception. Comme nous cherchons à pourvoir ce poste rapidement, les candidats retenus peuvent s’attendre à recevoir une réponse de notre part dans les meilleurs délais. Toutefois, seuls les candidats répondant à nos critères seront contactés.
Responsabilités principales
- Accueillir les clients, visiteurs et fournisseurs avec professionnalisme, courtoisie et discrétion;
- Répondre aux appels entrants, acheminer les communications et assurer une excellente étiquette téléphonique;
- Gérer les courriels et la correspondance générale;
- Effectuer diverses tâches administratives, notamment la saisie de données, la mise à jour des dossiers, l’archivage, la numérisation et la relecture de documents;
- Préparer, organiser et maintenir des documents et dossiers administratifs;
- Assister dans la gestion des calendriers, la prise de rendez-vous et la coordination des réunions;
- Assurer le suivi des fournitures de bureau et maintenir l’inventaire;
- Fournir un soutien administratif aux membres de l’équipe juridique selon les besoins;
- Collaborer avec l’ensemble de l’équipe afin d’assurer le bon fonctionnement quotidien du cabinet.
Compétences et qualifications
- Expérience démontrée dans un poste de réception, d’adjointe administrative ou dans un rôle similaire;
- Excellente maîtrise des tâches administratives et de la saisie de données, avec une attention particulière aux détails;
- Bonne connaissance des systèmes téléphoniques et excellentes aptitudes en communication;
- Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs dossiers et priorités simultanément;
- Excellentes habiletés de communication orale et écrite en français et en anglais, avec une grande capacité de relecture et de correction;
- Expérience préalable dans un cabinet juridique constitue un atout, mais n’est pas obligatoire;
- Attitude positive, professionnalisme et fort esprit de service à la clientèle.
Si vous souhaitez contribuer à une équipe dynamique et développer vos compétences en administration dans un environnement juridique stimulant, nous vous invitons à postuler dès aujourd’hui pour le poste de Réceptionniste / Adjointe administrative bilingue.
Job Overview
We are looking for a Bilingual Receptionist / Administrative Assistant who is personable, professional, and highly organized to join our legal team. As the first point of contact for our clients and visitors, you will play an important role in providing exceptional customer service while supporting the day-to-day administrative operations of the firm.
The successful candidate will be responsible for a variety of reception and administrative duties, including managing incoming calls, welcoming clients, coordinating appointments, preparing and handling documents, and providing administrative support to the legal team. This position requires excellent organizational skills, strong attention to detail, the ability to multitask effectively, and the ability to work in a fast-paced legal environment.
We will begin reviewing applications upon receipt. As we are looking to fill this position as soon as possible, qualified candidates can expect to hear from us promptly. However, only candidates who meet our criteria will be contacted.
Key Responsibilities
- Welcome clients, visitors, and vendors in a professional, courteous, and discreet manner;
- Answer incoming calls, direct communications, and maintain excellent telephone etiquette;
- Manage general emails and correspondence;
- Perform administrative duties, including data entry, file maintenance, filing, scanning, and proofreading documents;
- Prepare, organize, and maintain administrative documents and records;
- Assist with appointment scheduling, calendar management, and meeting coordination;
- Monitor office supplies and maintain inventory;
- Provide administrative support to members of the legal team as required;
- Collaborate with team members to ensure smooth and efficient daily office operations.
Qualifications
- Proven experience as a receptionist, administrative assistant, or in a similar role;
- Strong administrative and data entry skills with exceptional attention to detail;
- Familiarity with telephone systems and excellent communication skills;
- Outstanding organizational abilities with the capacity to manage multiple priorities effectively;
- Excellent verbal and written communication skills in both French and English, with strong proofreading abilities;
- Previous experience in a law firm is an asset, but not required;
- A positive attitude, professionalism, and strong customer service orientation are essential for success in this role.
If you are eager to contribute to a dynamic team and further develop your administrative skills in a professional legal environment, we encourage you to apply today for the Bilingual Receptionist / Administrative Assistant position.
Type d'emploi : Temps plein
Rémunération : 22,00$ à 26,00$ par heure
Avantages :
- Assurance Dentaire
- Assurance Maladie Complémentaire
- Congés payés
Expérience:
- Service à la clientèle: 1 an (Souhaité)
- administration: 1 an (Souhaité)
Langue:
Lieu du poste : En présentiel
