Adjointe administrative ou adjoint administratif à la direction du Service des études supérieures et de la réussite étudiante
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L’Institut national de la recherche scientifique (INRS) est un établissement universitaire à l’échelle humaine, dédié à la recherche et à la formation aux cycles supérieurs. Nos 700 employé.e.s ont à cœur de soutenir l’innovation et l’excellence depuis 1969, dans un environnement de travail dynamique et multidisciplinaire.
Vous cherchez un emploi porteur de sens? Vous souhaitez faire la différence? Rejoignez un établissement qui se démarque.
Au sein de l’équipe du Service des études supérieures et de la réussite étudiante, vous contribuerez à la mission de formation et de recherche d’une institution unique dont les activités scientifiques sont entièrement dirigées vers des enjeux stratégiques pour le développement de la société québécoise.
Votre rôle
Vous réaliserez des travaux administratifs et de secrétariat, afin d’assister le directeur dans l’accomplissement des mandats de son secteur. Vous offrirez également un soutien aux autres membres de l’équipe dans la réalisation de leurs activités.
Vos responsabilités
Plus spécifiquement, la personne assume les responsabilités suivantes :
- Tenir à jour l’agenda, planifier les rencontres, informer les personnes concernées et rassembler les documents pertinents. Assister le directeur dans l’exécution des suivis des dossiers et des rappels d’échéancier. Traiter les affaires courantes, préparer les rapports de dépenses et en assurer le suivi ;
- Collaborer à la préparation et au suivi du budget de fonctionnement des services ;
- Vérifier les courriels, identifier les urgences, en assurer le suivi et les transmettre, au besoin, aux personnes concernées. Rédiger la correspondance, compléter les informations nécessaires à la prise de décisions et en assurer leur transmission ;
- Répondre aux demandes de renseignements en provenance de l’interne et de l’externe, régler certaines questions et rediriger, au besoin, les demandes aux bonnes personnes. Assurer une circulation efficace de l’information ;
- Colliger les points à l’ordre du jour, organiser des réunions et convoquer les personnes concernées. Voir à la réservation de salles, à la préparation et à la distribution du matériel et des documents nécessaires. Réviser les procès-verbaux et les rapports découlant de différents comités et faire les suivis appropriés à la suite des décisions prises ;
- Collaborer et effectuer la mise à jour de divers dossiers administratifs reliés aux activités des secteurs concernés ;
- Participer à la rédaction, à la révision et à la transcription de lettres ou autres documents, tels que courriels, rapports, avis d’inscription et tableaux. Effectuer des entrées de données dans les systèmes appropriés et compiler des statistiques pour divers rapports ;
- Assurer la gestion des documents, leur classement et leur archivage selon les principes établis ;
- Collaborer au suivi administratif des activités de perfectionnement du Service. Produire et mettre à jour le tableau concerné ;
- Recueillir et vérifier les demandes individuelles de perfectionnement du Service ;
- Accomplir temporairement les tâches d’un poste connexe ou inférieur lorsque requis. La liste des tâches et responsabilités déjà énumérées est sommaire et indicative.
Profil recherché
Scolarité
- Détenir un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou en bureautique ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.
Expérience
- Posséder un minimum de cinq (5) années d’expérience pertinente.
Compétences essentielles à l’INRS
- Communique de manière claire et structurée ;
- Détient un bon sens du service à la clientèle ;
- Collabore efficacement et contribue à établir et maintenir de bonnes relations ;
- Fait preuve d’intelligence émotionnelle et de bienveillance.
Compétences et connaissances spécifiques reliées au poste
- Fait preuve d’autonomie et d’initiative ;
- Sait gérer son temps et ses priorités ;
- Démontre de la flexibilité et une capacité d’adaptation ;
- Démontre de la rigueur et de la minutie ;
- Maîtrise de l’environnement Microsoft 365 ;
- Maîtrise de la langue française, parlée et écrite ;
- Maîtrise de la langue anglaise, parlée et écrite. L’INRS ayant des collaborations à l’échelle internationale, une bonne maîtrise de l’anglais est requise.
Milieu inclusif
Souscrivant à un Programme d’accès à l’égalité en emploi (PAÉE) et valorisant l’équité, la diversité et l’inclusion, l’INRS invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes en situation de handicap. S’identifier à un groupe visé par le PAÉE pourrait vous permettre d’obtenir une priorité d’embauche ou de promotion si vous possédez les compétences requises pour exercer l’emploi.
Les outils de sélection peuvent être adaptés aux besoins des personnes en situation de handicap, et ce, à toutes les étapes du processus de recrutement. Si vous prévoyez avoir besoin de mesures d’adaptation, ou pour toutes questions concernant l’équité, la diversité et l’inclusion à l’INRS, veuillez joindre, en toute confidentialité, le [email protected]. Conformément à la législation canadienne, la priorité devra être accordée aux personnes ayant le droit de travailler au Canada.
Informations supplémentaires
Affichage du 1er juin 2026 au 12 juin 2026 (interne et externe)
Poste contractuel relevant du directeur du Service des études supérieures et de la réussite étudiante à Québec. Contrat initial de douze (12) mois avec possibilité de renouvellement.
Poste à temps complet, à raison de 35 heures par semaine.
Conformément à l’échelle salariale classe 7, le salaire d’adjointe administrative ou adjoint administratif peut varier entre 30,20 $ et 39,22 $ de l’heure selon l’expérience et la formation. Ce poste est couvert par la convention collective du Syndicat des chercheurs de l’Université du Québec (SCUQ).
Afin de vous assurer de recevoir nos courriels, nous recommandons d'ajouter le courriel [email protected] à la liste des expéditeurs approuvés de votre outil de messagerie. Nous vous suggérons également de vérifier votre boîte de courrier indésirable.
Si vous rencontrez des difficultés avec le dépôt de votre candidature, contactez [email protected]
