Adjointe à l'équipe de Haute-DirectionÀ propos de Steamatic Canada
Depuis plus de 55 ans, Steamatic Canada est un chef de file canadien en restauration après sinistre, reconstruction et services spécialisés. Grâce à notre réseau de franchises présent partout au Canada, nous accompagnons quotidiennement des milliers de clients à travers des situations souvent difficiles.Notre siège social, situé à Gatineau, soutient l'ensemble des opérations du réseau. Nous sommes une entreprise certifiée Great Place to Work®, reconnue pour la qualité de son environnement de travail, son esprit d'équipe et son engagement envers l'excellence.Dans le cadre de notre croissance, nous recherchons une Adjointe à l'équipe de Haute-Direction qui deviendra une personne-clé au sein de notre organisation.
Votre rôle
Vous serez le véritable bras droit administratif de la Directrice générale. Votre mission sera simple : faire avancer les dossiers, assurer des suivis impeccables et offrir un soutien administratif de haut niveau à la direction ainsi qu'à notre réseau de franchisés.
Nous recherchons une personne qui aime profondément l'administration, les suivis, le service et l'efficacité. Une personne qui retire une réelle satisfaction d'une boîte courriel bien gérée, de dossiers complétés et d'un travail exécuté avec rigueur. Chaque journée comporte un volume important de courriels, d'appels, de demandes des franchisés et de suivis administratifs. Les priorités évoluent rapidement et votre capacité à garder le contrôle fera toute la différence. Si vous êtes reconnue pour votre efficacité, votre rapidité d'exécution et votre sens exceptionnel de l'organisation, vous pourriez être la personne que nous recherchons.
Vos principales responsabilités
Soutien à la Direction générale et à la présidente
- Gérer quotidiennement la boîte courriel de la Direction générale et assurer un traitement rapide des demandes.
- Prioriser les courriels selon leur niveau d'urgence et effectuer les suivis requis.
- Préparer ou rédiger les réponses lorsque nécessaire.
- Assurer le suivi des dossiers jusqu'à leur conclusion.
- Organiser l'agenda, les réunions et les déplacements d'affaires.
- Préparer les documents, rapports, comptes rendus et présentations destinés à la direction.
- Agir comme personne de confiance pour coordonner les différentes demandes internes.
Support aux franchisés
- Répondre rapidement aux demandes administratives provenant de notre réseau de franchises partout au Canada.
- Assurer un excellent niveau de service et effectuer les suivis jusqu'à la résolution complète des demandes.
- Gérer différentes boîtes courriel administratives.
- Produire, transmettre et assurer le suivi de divers documents.
- Coordonner les demandes avec les différents départements internes et fournisseurs.
Coordination administrative
- Produire différents rapports, tableaux de bord et suivis administratifs.
- Rédiger, réviser, corriger et traduire divers documents.
- Préparer des présentations professionnelles avec Microsoft PowerPoint.
- Maintenir les bases de données et les dossiers administratifs à jour.
- Gérer différents accès informatiques et plateformes internes.
- Effectuer les commandes administratives, promotionnelles et assurer certains suivis logistiques.
Soutien aux opérations
- Soutenir la Direction générale dans la gestion quotidienne des opérations.
- Effectuer des recherches, analyses et compilations d'information.
- Participer à l'amélioration continue des processus administratifs.
- Collaborer occasionnellement à l'organisation de réunions, congrès et événements corporatifs.
Le profil recherché
Vous êtes probablement la bonne personne si...
- Vous aimez que tout soit organisé.
- Vous répondez rapidement à vos courriels.
- Vous êtes reconnue pour votre rigueur et votre fiabilité.
- Vous aimez servir les gens et résoudre leurs problèmes.
- Vous êtes capable de gérer plusieurs demandes simultanément sans perdre le fil.
- Vous effectuez naturellement vos suivis sans qu'on ait à vous relancer.
- Vous aimez que les dossiers avancent et soient complétés.
- Vous demeurez calme lorsque plusieurs priorités arrivent en même temps.
- Vous faites preuve d'un excellent jugement et savez distinguer ce qui est urgent de ce qui peut attendre.
Ce poste n'est probablement pas pour vous si...
- Vous préférez travailler principalement sur des projets à long terme.
- Vous aimez avoir très peu d'interruptions durant votre journée.
- Vous remettez facilement les suivis administratifs au lendemain.
- Vous trouvez les courriels, les appels et les tâches administratives répétitives peu stimulants.
- Vous recherchez un poste principalement axé sur la créativité ou l'organisation d'événements.
Qualifications
- DEC ou DEP en administration, bureautique ou dans un domaine connexe.
- Minimum de 3 à 5 années d'expérience dans un poste d'adjointe exécutive, d'adjointe de direction ou de coordination administrative.
- Excellente maîtrise du français et de l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit.
- Excellente maîtrise de Microsoft Outlook, Word, Excel et PowerPoint.
- Très bonnes habiletés rédactionnelles.
- Grande aisance avec les outils technologiques.
- Expérience en gestion de boîtes courriel de direction (atout important).
Les qualités recherchées
- Sens exceptionnel de l'organisation.
- Grande autonomie.
- Gestion efficace des priorités.
- Rapidité d'exécution.
- Excellent service à la clientèle.
- Discrétion et professionnalisme.
- Esprit d'équipe.
- Rigueur.
- Jugement.
- Fiabilité.
Ce que nous offrons
- Poste permanent à temps plein (37,5 à 40 heures par semaine).
- Travail en présentiel à Gatineau (secteur Hull).
- Assurances collectives complètes (médicale, dentaire, invalidité et vie).
- Programme d'aide aux employés.
- Congés payés.
- Stationnement gratuit.
- Tenue décontractée.
- Activités d'entreprise.
- Une équipe certifiée Great Place to Work®.
- L'occasion de jouer un rôle central dans une entreprise canadienne reconnue et en pleine croissance.
Un dernier mot…
Ce poste est idéal pour une personne qui tire une véritable satisfaction d'un travail administratif bien fait. Si vous aimez les suivis impeccables, les journées bien organisées, les priorités qui avancent et le sentiment du devoir accompli lorsque votre boîte courriel est sous contrôle, vous trouverez chez Steamatic un environnement stimulant où votre efficacité fera une réelle différence. Si, au contraire, vous recherchez principalement un poste axé sur la gestion de projets ou les événements, ce rôle ne correspondra probablement pas à vos attentes.
Rémunération : 25,00$ à 28,00$ par heure
Question(s) de présélection:
- Avez-vous déjà soutenu directement un directeur général, un président ou un membre de la haute direction?
- Combien de courriels gérez-vous en moyenne par jour dans votre poste actuel?
Lieu du poste : En présentiel
