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Relevant de la direction du bureau de famille, la personne titulaire du poste de Coordonateur, conciergerie privée agit comme chef d’orchestre de toutes les opérations quotidiennes. Cette personne assure la supervision et la fluidité des activités liées aux services aux actionnaires et à leurs proches, à l’exploitation de la flotte de transport, à la gestion documentaire et à l’organisation des suivis et réunions.
Elle joue un rôle de pivot stratégique en structurant les processus, en soutenant la direction et en assurant un haut niveau d’exécution opérationnelle
Responsabilités confiées:
- Superviser et optimiser la gestion des demandes d’utilisation de la flotte de transport (affaires, personnel, locations).
- Tenir à jour les calendriers, dossiers et informations opérationnelles.
- Encadrer la préparation des informations nécessaires à la facturation et aux suivis.
- Gérer les priorités et escalader les enjeux à la direction du bureau de famille.
- Superviser la réception, la documentation et le suivi des demandes personnelles, administratives ou logistiques.
- Coordonner les intervenants internes et externes impliqués dans les dossiers.
- Superviser le classement, l’organisation et la mise à jour des documents des compagnies de gestion et du bureau de famille.
- Assurer la disponibilité rapide des documents lors de réunions ou demandes urgentes.
- Travailler en étroite collaboration avec le contrôle financier quand à la gestion documentaire.
- Coordonner la logistique des réunions avec les actionnaires (convocations, documents).
- Appuyer la préparation des ordres du jour, des dossiers décisionnels et des suivis.
- Contribuer à la préparation de rapports et tableaux de bord
Requis:
Reporting to the Family Office management, the Private Concierge Coordinator acts as the conductor of all day-to-day operations. This person oversees and ensures the smooth flow of activities related to services for shareholders and their families, transportation fleet operations, document management, and the organization of follow-ups and meetings.
They play a key strategic role by structuring processes, supporting management, and ensuring a high level of operational execution.
Key responsibilities:
- Oversee and optimize the management of transportation fleet requests (business, personal, rentals).
- Maintain up-to-date calendars, files, and operational information.
- Supervise the preparation of information required for billing and follow-ups.
- Manage priorities and escalate issues to Family Office management.
- Oversee the intake, documentation, and follow-up of personal, administrative, or logistical requests.
- Coordinate internal and external stakeholders involved in various matters.
- Supervise the filing, organization, and updating of documents for management companies and the Family Office.
- Ensure quick access to documents for meetings or urgent requests.
- Work closely with the financial controller regarding document management.
- Coordinate logistics for shareholder meetings (invitations, documentation).
- Support the preparation of agendas, decision materials, and follow-ups.
- Contribute to the preparation of reports and dashboards.
Requirements:
- Education in administration, management, service coordination, or a related field.
- Significant experience in coordination, administrative management, operations, or professional services.
- Experience in a confidential environment (family office, professional firm, private company): a strong asset.
- Excellent organizational, prioritization, and follow-up skills.
- Absolute discretion and a high level of confidentiality.
- Service-oriented approach and exemplary professionalism.
- Ability to manage multiple complex files simultaneously.
- Strong written and verbal communication skills.
- Sound judgment, rigor, and reliability.
- Bilingualism required: Proficiency in English is necessary due to interactions with primarily English-speaking partners across Canada. This language is frequently used in both written and oral communications. An advanced level is required.
