Résumé du poste
L’adjoint(e) administratif(ve) assure un soutien administratif et documentaire essentiel aux directeurs et responsables de projet. Il/elle joue un rôle clé dans la gestion, le contrôle, l’organisation et le suivi de la documentation d’ingénierie et de projet, tout en veillant à la conformité, à la qualité des documents et au respect des procédures internes. Il/elle agit également comme personne ressource auprès des équipes internes, des firmes d’ingénierie et des parties prenantes des projets pour toute question liée à la documentation et aux plateformes documentaires.
Tâches et responsabilités
- Rédiger, réviser, mettre en forme et relire divers documents administratifs (correspondance, rapports, formulaires, factures).
- Coordonner la circulation de l’information entre la direction, les équipes de projet, l’ingénierie et les partenaires externes.
- Répondre aux demandes internes et effectuer les suivis nécessaires afin d’assurer le respect des échéanciers et des procédures.
- Participer aux réunions d’équipe et collaborer à l’amélioration des pratiques et processus documentaires.
- Traiter les transmissions de documents d’ingénierie : téléchargement, vérification de conformité, renommage et classement selon la nomenclature en vigueur.
- Déposer, classer et maintenir les documents dans les plateformes documentaires appropriées.
- Mettre à jour et maintenir les listes et registres documentaires (documents techniques, approbations, suivis de versions).
- Effectuer le contrôle de qualité des documents, signaler les erreurs et assurer le suivi des corrections.
- Extraire, vérifier et archiver des documents ou dessins, au besoin, afin d’assurer une traçabilité complète.
- Créer, organiser et maintenir les répertoires et structures documentaires.
- Gérer les accès aux plateformes documentaires et appliquer les nomenclatures requises.
- Programmer, modifier ou fermer les flux de travail (workflows) selon l’évolution des projets.
- Maintenir à jour certains outils et applications liés à la gestion documentaire.
- Former et soutenir les utilisateurs internes et externes quant à l’utilisation des plateformes et aux procédures documentaires.
- Agir comme personne‑ressource auprès des employés et partenaires pour les questions reliées à la documentation.
- Contribuer à la résolution de problématiques documentaires et corriger ou resoumettre des formulaires ou demandes, lorsque requis.
Études requises
- Secondaire 5
- DEP en secrétariat, bureautique, administration ou domaine connexe
Compétences techniques requises
- Excellente maîtrise de la suite Microsoft 365 (Word, Excel, Outlook, Teams).
- Aisance avec les plateformes de gestion documentaire (ex. Box ou équivalent).
- Connaissance intermédiaire de la langue anglaise (lecture et rédaction de documents).
- Communication écrite avancée en français.
- Capacité à gérer des listes, registres et bases documentaires avec précision.
Aptitudes recherchées
- Rigueur, sens de l’organisation et souci du détail.
- Polyvalence et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
- Sens des responsabilités et autonomie.
- Débrouillardise, esprit d’initiative et capacité de résolution de problèmes.
- Excellentes habiletés relationnelles et esprit de collaboration.
- Capacité à travailler avec des échéanciers serrés.
Avantages sociaux
- Après la période de probation de 3 mois : assurances collectives et REER commun.
Atouts
- Expérience en contrôle documentaire ou en environnement de projets d’ingénierie/construction
- Connaissance des normes de gestion documentaire.
- Expérience avec des projets multidisciplinaires (ingénierie, construction, industriels).
- Capacité à former et accompagner des utilisateurs.
Rémunération : 16,10$ à 20,00$ par heure
Avantages :
- Stationnement sur place
- Tenue Décontractée
Lieu du poste : En présentiel
