Catégorie d'emploi: Employé(e) de bureau, soutien administratif et technique - Col blanc
Horaire: Flexible, 70 heures sur deux semaines || Mode hybride télétravail et présentiel 2 jours et 3 jours à partir de septembre - présence obligatoire les mardis
Adresse: 303, rue Notre-Dame Est
Ce processus vise à pourvoir 1 poste (101004) pour une durée indéterminée. Les auxiliaires en fin de mandat, ou sur le point de l'être, doivent joindre à leur dossier de postulation, un courriel de leur gestionnaire attestant la situation.
NOTRE OFFRE
La mission du Service de la gestion et de la planification immobilière (SGPI) consiste, entre autres, à rendre disponibles aux services et arrondissements de la Ville de Montréal, les immeubles dont ils ont besoin pour remplir leur mission respective, tout en assurant à l’Administration municipale que ce parc immobilier est compétitif dans le marché. Le SGPI offre de nombreuses opportunités et des défis intéressants à relever pour les personnes intéressées à se dépasser. L’expérience client et la performance organisationnelle sont les deux principales priorités.
La Direction de la sécurité fournit les services et l’expertise en matière de sécurité et d’entretien technique des bâtiments afin de permettre aux diverses unités de la Ville de Montréal d’offrir aux citoyennes et citoyens ainsi qu'aux employées et employés des installations adéquates et sécuritaires.
Votre mandat
La Division des opérations de sécurité est à la recherche d’une personne autonome, débrouillarde et rigoureuse pour assurer la gestion et le suivi des contrats liés au gardiennage, aux systèmes de sécurité et à d’autres services offerts dans les bâtiments de la Ville de Montréal.
En collaboration avec les équipes internes des différentes divisions de la direction de la sécurité, vous assurez le suivi des contrats par les fournisseurs privés, qui œuvrent dans les divers bâtiments de la ville, en matière du respect des clauses contractuelles, de la facturation, du décaissement et de la consommation des banques d'heures. Plus spécifiquement, vous :
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créez, complétez, validez et corrigez des tableaux de bord et des fichiers de suivi des dépenses ou des prévisions budgétaire et la consommation des heures prévues au contrat, incluant les banques d'heures;
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validez l'exactitude des factures avec les heures de service fournies et les exigences contractuelles (horaires, plan de protection), assurez le suivi auprès des fournisseurs dans le cas de facturation erronée ou manquante et recommandez le paiement des factures après les vérifications de la conformité;
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validez les indexations et/ou des variations en fonction de formules préétablies contractuellement, gérez les garanties d’exécution et faites appliquer les pénalités en fonction des clauses contractuelles;
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contribuez aux processus de demandes d'achat, d'émission de bons de commande et de paiements de factures et participez au suivi du budget pour assurer le respect de celui-ci;
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gérer les demandes opérationnelles liées aux contrats : le traitement des demandes ponctuelles de gardiennage, des courriels et des rapports d’événements ainsi que la rédaction de divers documents (comptes rendus des rencontres mensuelles nécessaires avec certains fournisseurs, GDD, résiliation contrat, évaluation de rendement, etc.).
