Poste
Adjoint(e) de Direction et Responsable Administrative
Service
Bureau de la Cheffe de la Direction
Salariale
Notre échelle salariale se situe généralement entre 68,330$ et 76,612$, en fonction des qualifications et de l'expérience
Langues
Le bilinguisme en français et anglais est requis
Terme
Temps-Plein (Remplacement)
La Fédération canadienne des municipalités (FCM) est la voix nationale des gouvernements municipaux. Depuis 1901, elle soutient l'amélioration de la qualité de vie de toutes les collectivités en favorisant des gouvernements municipaux forts, efficaces et responsables. La FCM se veut une organisation profondément respectueuse, qui favorise la collaboration, la responsabilisation et la transparence dans son travail. Nous nous engageons avec passion à renforcer le Canada en parvenant à des résultats pour nos collectivités, nos villes et notre milieu de travail, et en partageant nos connaissances et notre expérience sur la scène mondiale, afin de permettre à d’autres collectivités d’améliorer leur qualité de vie.
L’adjoint(e) de direction est chargé(e) d’assurer la coordination stratégique de haut niveau, l’appui à la direction et le soutien à la gestion opérationnelle auprès du PDG et du chef de cabinet au sein du bureau du PDG.
Ce poste permet au PDG et au chef de cabinet de se concentrer sur les priorités les plus stratégiques de l’organisation en facilitant la coordination au sein de la direction, la circulation de l’information, la hiérarchisation des priorités, la gestion des parties prenantes et le suivi des initiatives et engagements clés.
Au-delà des fonctions traditionnelles de soutien administratif, l’adjoint(e) de direction soutient de manière proactive la prise de décision au niveau de la direction, gère les priorités concurrentes, identifie les risques et les goulots d’étranglement, et contribue à assurer l’alignement et l’exécution au sein de l’organisation.
Le/la titulaire incarne l’engagement de la FCM à être une organisation saine, diversifiée, inclusive et antiraciste, et fait preuve du plus haut niveau de professionnalisme, de discrétion, de jugement et de réactivité dans un environnement de direction au rythme soutenu.
Assure une coordination opérationnelle proactive et un soutien stratégique au PDG et au chef de cabinet, notamment en établissant les priorités dans les agendas, en préparant les réunions, en assurant le suivi des engagements, en coordonnant les mesures de suivi et en favorisant l'alignement de l'organisation sur les priorités clés.
Priorisation et coordination au niveau de la direction
- Assister la PDG et la chef de cabinet dans la gestion des priorités organisationnelles, des flux de travail et des activités de coordination au niveau de la direction.
- Assurer le suivi des engagements, des mesures à prendre et de la mise en œuvre stratégique au sein de l'équipe de direction et de l'ensemble de l'organisation.
- Identifier les risques liés à la coordination, les goulots d'étranglement et les priorités concurrentes, et remonter les problèmes le cas échéant.
Briefings et aide à la décision
- Coordonner et synthétiser les documents afin de faciliter les briefings de la direction, les discussions stratégiques et la prise de décision.
- Anticiper les besoins en informations et soutenir de manière proactive la préparation des réunions, des engagements et des priorités organisationnelles.
- Soutenir l'élaboration et la coordination de la correspondance, des notes de briefing, des présentations et des communications au niveau de la direction.
Interface avec les parties prenantes et la haute direction
- Servir de point de coordination clé pour les principales parties prenantes internes et externes en interaction avec le bureau du PDG.
- Soutenir l'engagement et la coordination avec les membres du conseil d'administration, les dirigeants, les élus, les partenaires et les cadres supérieurs.
- Maintenir des normes élevées de professionnalisme, de réactivité, de confidentialité et de discernement.
Flux de travail et intégration organisationnelle au sein du bureau du PDG
- Coordonner la circulation de l'information et les priorités de la direction entre le bureau du PDG, la gouvernance, la communication, le PPA et la haute direction.
- Soutenir la mise en œuvre de flux de travail, de systèmes et de processus opérationnels améliorés au sein du bureau du PDG.
- Contribuer à l'amélioration continue de la coordination de la direction et de l'efficacité opérationnelle.
- Superviser, coordonner et coprésider les réunions, lorsque cela est demandé, pour le bureau du PDG et fournir un soutien logistique, notamment en assurant le suivi des actions à mener, en garantissant la responsabilité, en réservant les salles, en organisant les briefings, en rassemblant et préparant les documents, et en invitant les participants.
- Assurer la supervision opérationnelle du coordinateur afin de garantir le traitement en temps opportun des demandes de remboursement, ainsi que le rapprochement des cartes de crédit et des factures.
- Préparer et relire divers documents, notamment la correspondance, les présentations PowerPoint, les graphiques et les plans de projet destinés au PDG et au chef de cabinet.
- Représente le président et le directeur général ainsi que leurs bureaux avec professionnalisme et dans un esprit de collaboration auprès des organisations externes, des élus, du personnel municipal, des employés de la FCM et d’autres parties prenantes internes et externes.
- Gère les emplois du temps quotidiens du directeur général et du chef decabinet, veille à les tenir informés des engagements et responsabilités à venir et s’assure que les mesures de suivi appropriées sont prises.
- Supervise la planification et la coordination des réunions du Forum des cadres intermédiaires et de l'équipe de direction, et assure un soutien administratif de haut niveau lors des réunions selon les besoins, notamment en préparant les dossiers d'ordre du jour, en rédigeant les procès-verbaux et en gérant la logistique.
- Accompagne les projets spéciaux et les processus de travail de leur lancement à leur achèvement, conformément aux instructions.
- Veille à ce que les documents soient tenus à jour et répond aux demandes de documentation.
- Supervise le suivi et la gestion de la correspondance entrante (courrier postal et électronique) destinée à la boîte de réception du PDG, ce qui comprend le suivi des priorités urgentes, la réponse aux demandes simples le cas échéant, le transfert des demandes vers le service compétent si nécessaire, et la rédaction de réponses pour la PDG.
- Assurer le leadership et fournir des conseils au coordinateur pour la préparation, la traduction et la diffusion de communiqués, de lettres et de courriels au nom de la PDG et du président du conseil d’administration.
- Interagir avec les principales parties prenantes, les membres du conseil d’administration, les députés et autres élus, et entretenir des relations professionnelles avec eux.
- Optimise les procédures organisationnelles afin d’accroître l’efficacité et la productivité, et agit en tant que conseiller pour aider à améliorer les processus administratifs internes.
- Assure un soutien administratif de remplacement au sein du bureau du PDG, selon les besoins, pour couvrir les congés et autres absences.
- Contribue à instaurer une culture hautement inclusive.
- Autres tâches et missions liées à des projets spéciaux, selon les besoins du bureau du PDG.
Direction des ressources humaines
- Assure la coordination et la direction des processus de soutien à la direction liés au bureau du PDG.
- Favorise l'alignement et la responsabilisation concernant les priorités et les livrables transversaux de la direction.
- Peut coordonner le travail et les priorités entre les ressources de soutien administratif et opérationnel au sein de l'organisation.
Responsable
- Travaille en étroite collaboration avec la PDG et la chef de cabinet pour faciliter la hiérarchisation des priorités, la coordination de la direction et le suivi organisationnel des priorités stratégiques et opérationnelles.
- Fait preuve d'un haut degré d'autonomie, de discrétion, de discernement et d'initiative dans un environnement de direction au rythme soutenu.
- Est chargé d'identifier de manière proactive les problèmes émergents, les priorités concurrentes et les risques de coordination affectant l'efficacité de la direction.
Prise de décision
- Apporte son soutien à la hiérarchisation et à l'ordonnancement des engagements de la direction, des priorités organisationnelles et des demandes concurrentes.
- Fait preuve de discernement dans le tri de la correspondance, des demandes des parties prenantes et des problèmes opérationnels émergents.
- Formule des recommandations et apporte un soutien en matière de coordination afin de faciliter une prise de décision efficace de la part de la direction.
Connaissances, expérience et habiletés
- Formation postsecondaire dans le domaine de l'administration, de l'assistance administrative ou dans un domaine connexe.
- Au moins 7 à 10 ans d'expérience progressive dans l'assistance de cadres supérieurs au sein d'un environnement complexe et dynamique, que ce soit dans le domaine organisationnel, politique, de la gouvernance ou du secteur public.
- Excellentes compétences avérées en matière d'organisation et de résolution de problèmes, avec la capacité de hiérarchiser la charge de travail, de s'adapter à l'évolution des priorités dans un environnement dynamique et en constante évolution, tout en respectant les délais.
- Maîtrise des logiciels et outils bureautiques, notamment la suite MS Office.
- Esprit orienté client, style véritablement collaboratif et professionnel, et excellentes compétences interpersonnelles.
- Connaissance des processus et outils de soutien aux entreprises, ainsi que des pratiques et procédures de gestion administrative.
- Capacité à collaborer efficacement avec des personnes issues de milieux culturels divers et engagement avéré en faveur de la lutte contre le racisme, de l’équité et de l’inclusion.
- Grand souci du détail et de la précision dans tous les aspects du travail.
- Haut degré de professionnalisme, d’intégrité et de discrétion.
- Esprit d’équipe, grande débrouillardise et orientation vers les solutions, avec une capacité à travailler de manière autonome et avec un encadrement et des conseils limités.
- Capacité à préserver la confidentialité et à faire preuve de tact lors du traitement de questions et d’informations sensibles.
- Capacité avérée à soutenir la coordination, la hiérarchisation des priorités et la gestion des flux de travail organisationnels au sein de la haute direction
- Sens aigu de l'organisation et sens politique développé.
- Grand sens de l'analyse, grande discrétion et excellentes compétences en gestion des relations.
- Expérience dans l'accompagnement des processus décisionnels de la direction et des activités de coordination stratégique.
- Aisance dans l'utilisation d'outils numériques et d'intelligence artificielle pour optimiser les processus de coordination et de communication au sein de la direction.
Faire partie de l'équipe de la FCM comporte une multitude d'avantages, dont la possibilité de bénéficier d'un horaire d'été (congé les vendredis du 1er juillet jusqu'à la Fête du Travail) et de travailler dans des bureaux situés sur la place du marché By. La FCM s’engage à favoriser le perfectionnement de ses employés et leur offre une gamme concurrentielle d'avantages sociaux et de services. La FCM propose également un régime de travail souple qui favorise le bien-être et l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
La FCM s'engage à favoriser une culture organisationnelle axée sur l'équité, la diversité, l'inclusion et l'appartenance, où des personnes de diverses identités raciales et ethniques, âges, nationalités, statuts socio-économiques, orientations sexuelles, identités et expressions de genre, et capacités physiques et mentales peuvent s’épanouir et s’engager dans leur pleine mesure.
La FCM accueille et encourage les candidatures de personnes handicapées. Des accommodements sont offerts sur demande à chaque étape du processus de recrutement et d’embauche.
La FCM comprend un modèle de travail hybride. Par conséquent, ce rôle sera une combinaison de travail en mode virtuel ainsi qu’à partir des bureaux de la FCM situés à Ottawa. Le/La candidat(e) retenu(e) doit vivre au Canada et être autorisé(e) à y travailler. Le/La candidat(e) doit également être en mesure de travailler à distance à partir du domicile, situé au Canada.
Pour plus d'information au sujet de cette offre ou de la FCM en général, veuillez consulter notre site Web au www.fcm.ca.
Pour poser votre candidature, veuillez-vous rendre à la page Carrières de notre site Web. La date limite de présentation des candidatures est le 23 juin, 2026
Nous remercions tous les candidats et toutes les candidates pour leur intérêt, mais nous ne communiquerons qu'avec ceux et celles qui auront été retenu(e)s pour une entrevue. Toutes les candidatures seront conservées pour une période de six mois après la fin du processus d'embauche.
