1. Valeurs organisationnelles et milieu de vie
Les CHSLD Providence Saint-Joseph et Providence Notre-Dame de Lourdes sont des milieux de vie. Par conséquent, la personne salariée se doit de collaborer activement à l'approche milieu de vie en accompagnant la personne hébergée dans ses droits fondamentaux, dans son intégrité, dans ses choix et ses habitudes de vie. La personne titulaire du poste doit démontrer de façon constante un comportement adéquat à un milieu confessionnel et adopter les attitudes et comportements correspondant aux valeurs organisationnelles : Justice, Excellence, Compassion, Respect de la Vie, Imputabilité.
2. Sommaire de la fonction
La personne titulaire du poste effectue des travaux reliés à l'organisation du travail et à la planification de l'exécution des travaux complexes à caractère administratif, en faisant la cueillette et l'analyse de données, particulièrement au niveau de la gestion de la liste de rappel.
3. Responsabilités principales :
3.1 Gestion des accès
- Assure la création, la modification et la désactivation des accès dans Logibec selon les besoins organisationnels;
- Effectue une vigie proactive des accès pour garantir la conformité et la sécurité des données;
- Traite toutes les demandes d’ajout ou de modification d’accès en respectant les délais et les procédures établie;
- Produit des rapports, tableaux et autres documents informatiques liés à la gestion des accès, à la demande de son supérieur immédiat
3.2 Gestion des disponibilités
- Responsable de la réception, de la validation et de la saisie des disponibilités du personnel;
- Veille au respect des échéanciers pour les dépôts ou modifications de disponibilités;
- Transmet les disponibilités aux instances syndicales via Teams lors de la confection des horaires;
- Met à jour les bases de données de disponibilités et assure leur exactitude;
- Participe à l’amélioration continue des processus de gestion des disponibilités.
3.3 Liste de rappel
- Confectionne les horaires de travail du personnel syndiqué en fonction des besoins opérationnels;
- Saisit les informations relatives aux radiations dans le système RH;
- Planifie les périodes de changement de disponibilité et tient à jour les données du personnel inscrit sur la liste de rappel;
- Reçoit, analyse et assure le suivi des demandes de remplacements (long terme) pour tous les motifs prévus à la convention collective;
- Effectue les remplacements requis pour les absences long terme (plus de 5 ou 7 jours selon la convention) ;
- À la demande des gestionnaires, modifie les canevas d’horaire des postes en fonction des besoins des services ;
- Modifie les quotas d’effectif sur les unités selon les besoins exprimés par les gestionnaires;
- Valide le traitement des manques à gagner et assure le suivi des corrections de paie ;
- Transmet aux chefs de service et/ou aux coordonnatrices toute information pertinente au sujet du personnel;
- Élabore et imprime périodiquement les rapports de suivis relativement aux refus d’affectation et aux non-respects de disponibilité du personnel de la liste de rappel ;
- Fait les suivis de correspondances liées aux refus d’affectations et de non-respects de disponibilité avec le/la gestionnaire concerné(e) ;
- Effectues-en continue une vigie du personnel requis pour répondre aux besoins des différents services et fait des recommandations d’embauche à son supérieur immédiat;
- Maintien des communications harmonieuses avec les différents services de l’établissement
3.4 Rôle chef d’équipe liste de rappel
- Supervise la qualité des activités du service de la liste de rappel ;
- Vérifie la qualité des informations et des transactions au système d’information RH de la liste de rappel;
- Assure la conciliation entre les relevés de présence et les horaires de travail, et ce, pour le traitement de la paie ;
- Maintient à jour le calendrier de planification des horaires de travail ;
- Maintient à jour tous les fichiers Excel et teams de l'équipe liste de rappel ;
- Assure le suivi des actions décidées lors des SVO avec l’équipe ;
- Répond aux questions des membres de l’équipe et les soutient dans leurs tâches ;
- Informe les employés du fonctionnement de la liste de rappel (rôle d’intervenant pivot et de service à la clientèle) ;
- Former les nouveaux membres de l’équipe sur les outils RH et les procédures de la liste de rappel ;
- Informe son supérieur immédiat de tout problème au niveau de la liste de rappel.
3.5 Programmes organisationnels
- Maintient à jour et codifie les données au système d’information RH (Logibec);
- Rédige et diffuse les notes de service et communiqués pour la direction RH;
- Contribue aux discussions sur l’amélioration des processus de la gestion des horaires;
- Fournit le support nécessaire à son supérieur immédiat dans la planification et la préparation des activités de reconnaissance pour le personnel.
3.6 Tâches administratives
- Effectue, au besoin, le classement;
- Répond aux différents besoins des clients internes et externes en assurant un service à la clientèle de haute qualité dans le respect de la confidentialité;
- À la demande du ou des gestionnaires, produit des rapports, des tableaux et autres documents informatiques;
- Effectue le classement et s’assure d’épurer les dossiers en fonction des méthodes prescrites.
- Accomplit toute autre tâche connexe demandée par son supérieur immédiat.
EXIGENCES ET QUALIFICATIONS:
- Détenir un diplôme d'études collégiales (DEC) en administration générale, en techniques de comptabilité et de gestion, en techniques de bureautique ou une attestation d'études collégiales (AEC) dans une discipline appropriée d'une école reconnue par le ministère compétent.
- Réussite de tests (français, word et excel)
- Un minimum de trois (3) ans dans un poste similaire en gestion des ressources humaines.
- Connaissance des logiciels de la Suite Microsoft.
- Connaissance du progiciel Logibec RH, un atout
- Connaissance des conventions collectives nationales en vigueur dans le Réseau de la Santé et des Services sociaux pour les secteurs concernés par le poste
- Maîtrise de la langue française, parlée et écrite
Le CHSLD Providence Saint-Joseph, applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Des mesures d'adaptation peuvent être offertes aux personnes handicapées qui en font la demande en fonction de leurs besoins.
Type d'emploi : Temps plein, Permanent
Rémunération : 27,75$ à 37,04$ par heure
Avantages :
- Assurance Dentaire
- Assurance Maladie Complémentaire
- Congés payés
- Stationnement sur place
Lieu du poste : En présentiel
