Titre du poste : Adjointe de direction
Lieu : Sherbrooke, Québec
À propos de nous
Fournisseur de services TI et de cybersécurité en pleine croissance, nous accompagnons les PME du Québec dans leur transformation technologique et leur adoption de l'intelligence artificielle. Nous croyons que l'IA constitue avant tout un levier d'amplification des compétences humaines, et nous l'appliquons d'abord à nos propres façons de faire.
Le rôle
À titre de bras droit du président, vous assurez la fluidité de son quotidien et contribuez activement à l'avancement des dossiers stratégiques. Le poste exige un sens marqué de l'anticipation, une grande autonomie et la capacité de proposer des solutions avant même qu'on les sollicite. Vous tirez parti des outils d'intelligence artificielle pour gagner en efficacité et en rigueur dans l'ensemble de vos tâches.
Nous recherchons une personne professionnelle, allumée et ingénieuse, qui accorde une grande importance à la qualité du travail accompli.
Responsabilités principales
Soutien exécutif et gestion du temps
- Assurer la gestion de l'agenda, des priorités et de la correspondance du président
- Préparer les rencontres : ordres du jour, recherches préalables, suivis et comptes rendus
- Trier les demandes entrantes et en assurer le traitement de manière autonome
Communication et coordination
- Rédiger et réviser les courriels, documents et présentations
- Assurer la liaison avec l'équipe de direction, les clients et les partenaires
- Coordonner les projets internes, de leur planification à leur réalisation
Comptabilité de base
- Effectuer le suivi des dépenses ainsi que des comptes à payer et à recevoir
- Préparer et valider les données financières courantes destinées à la direction
- Collaborer avec la firme comptable externe selon les besoins
Gestion du processus de facturation
- Gérer le cycle complet de facturation : émission, validation et transmission des factures
- Assurer le suivi des paiements et effectuer les relances auprès de la clientèle
- Tenir à jour les états de compte et porter les retards à l'attention de la direction
- Documenter et optimiser le processus afin d'en améliorer l'efficacité
Gestion d'événements
- Planifier et coordonner les événements internes et clients (réunions, dîners d'affaires, rencontre générale annuelle, formations)
- Assurer l'ensemble de la logistique : lieux, fournisseurs, invitations et matériel
- Veiller au respect des budgets et assurer la relation avec les fournisseurs
- Superviser le bon déroulement des activités et en effectuer les suivis
Ressources humaines
- Appuyer les processus de recrutement, d'accueil et d'intégration des nouveaux employés
- Tenir à jour les dossiers RH et soutenir les processus internes
- Contribuer aux initiatives liées à la culture organisationnelle et à la mobilisation des équipes
Productivité augmentée par l'intelligence artificielle
- Intégrer les outils d'IA (rédaction, synthèse, automatisation) à ses tâches quotidiennes
- Documenter et optimiser les méthodes de travail afin d'accroître l'efficacité
- Agir à titre de personne-ressource en matière de bonnes pratiques d'IA
Profil recherché
- Expérience pertinente à titre d'adjoint·e exécutif·ve ou de direction
- Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams)
- Connaissances de base en comptabilité ainsi qu'en gestion des ressources humaines
- Aisance avec les outils d'intelligence artificielle, ou réelle curiosité à leur égard
- Sens de l'initiative, autonomie et capacité de gérer plusieurs dossiers simultanément
- Rigueur, discrétion et grand professionnalisme
- Excellentes habiletés de communication en français et anglais
Atouts
- Expérience dans un environnement TI, en services-conseils ou au sein d'une PME en croissance
- Expérience en coordination d'événements
- Connaissance de Microsoft 365, de Copilot ou d'autres plateformes d'intelligence artificielle
Ce que nous offrons
- Avantages : assurances, REER, congés, etc.
- Un environnement qui encourage l'adoption de l'intelligence artificielle
- Un rôle stratégique, à proximité de la direction, porteur d'un réel impact
