Numéro de poste: 50020606 /
Département: Opérations de communication, avancement universitaire
Campus: Sir-George-Williams (centre-ville)
Salaire: $69 080,00 - $83 162,00 par année
Syndicat/Association/Politiques RH: Politiques RH
Date limite de candidature: le 5 août 2026
Nous encourageons vivement les personnes candidates à joindre une lettre de motivation exprimant leur intérêt et expliquant comment leur profil correspond au poste.
Reconnue comme l'un des meilleurs employeurs de Montréal, l'Université Concordia est l'endroit où il faut être si vous cherchez à grandir, à contribuer et à innover dans un environnement dynamique et multiculturel.
Faites partie d'une communauté qui s'attaque aux grands défis de la société, qui soutient votre croissance personnelle et professionnelle et qui a un impact réel sur la construction d'un monde plus durable.
En tant que membre de notre communauté, vous aurez accès à des avantages sociaux complets, à un régime de pension défini et à de nombreuses installations de bien-être sur place, telles qu'un gymnase ultramoderne et une clinique de santé, ainsi qu'à une variété d'opportunités éducatives et culturelles.
REMARQUE : Cet affichage représente un remplacement d'un congé temporaire à temps plein jusqu'au 26 février 2027.
NATURE DU POSTE
Sous l’autorité du directeur des communications de l’Avancement universitaire et, indirectement, de la Gestionnaire de l'engagement des donateurs et de la gestion des relations avec les donateurs, assumer un rôle de soutien déterminant dans le cadre des projets liés aux campagnes de levées de fonds et aux communications. Fournir au directeur des communications de l’Avancement universitaire et à la Gestionnaire de l'engagement des donateurs et de la gestion des relations avec les donateurs – ainsi qu’à leurs équipes – un soutien en matière de coordination, de recherche, d’administration, de budget, de rédaction , de traductions et de logistiques; s’assurer que la priorité est accordée aux projets axés sur les donateurs et à ceux qui concernent la direction; fournir un soutien à ses collègues responsables de la coordination du secteur, au besoin.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
• Fournir aux gestionnaires du soutien en matière de coordination, de recherche, d’administration, de budget, de rédaction, coordination de traductions et de logistiques; filtrer les demandes adressées par téléphone, en ligne ou en personne, et y répondre.
• Relire, rédiger ou coordonner la traduction des lettres, des rapports, des propositions de haut niveau, des documents de discussion, des notes d’allocution, des courriels, des annonces et des publications en anglais et en français.
• Vérifier les faits, si nécessaire, dans tous les rapports, lettres, publications ou listes de diffusion créées; mettre à jour les adresses, les coordonnées et les années d’obtention des diplômes, au besoin.
• Entrer les rapports sur les contacts et les mesures de suivi dans la base de données de l’Avancement universitaire; extraire des renseignements, y compris des profils biographiques et des rapports connexes; tenir à jour les dossiers afin de s’assurer que l’information qu’ils contiennent est exacte en tout temps; effectuer des recherches dans les bases de données internes (Blackbaud) et sur Internet concernant les diplômés, les donateurs, ainsi que les activités sur le campus; analyser l’information et préparer des rapports efficaces afin d’appuyer les communications et de favoriser l’engagement des donateurs.
• Actualiser l’état des projets et des tâches spécifiques au moyen d’un système de suivi (Easy Projects) de façon à ce que les échéanciers soient respectés et les renseignements, efficacement partagés entre les équipes.
• Analyser les projets et cerner les besoins des clients et des intervenants; s’assurer que les échéances sont respectées et que les projets sont menés à terme ou arrêtés.
• Assurer la liaison entre les gestionnaires, les clients, les fournisseurs et les intervenants.
• Superviser le processus de signature électronique et l’exécution des ententes de dons.
• Chercher, sur des plateformes de médias sociaux et d’autres ressources, des renseignements sur les donateurs et les diplômés; communiquer avec les intervenants par Microsoft Teams, par téléphone, par courriel ou par l’intermédiaire des réseaux sociaux; planifier des réunions; vérifier les liens qu’entretiennent ces personnes avec l’Université ou confirmer leur présence à des événements organisés dans le secteur.
• Gérer, dans Outlook, l’emploi du temps des gestionnaires de l’Avancement universitaire, au besoin, et organiser des réunions à l’interne et à l’externe; mettre à jour leurs contrats lorsque nécessaire; rédiger avec exactitude les procès-verbaux, les ordres du jour, les notes d’information et tout autre document se rapportant aux réunions.
• Veiller à l’organisation, à l’exactitude et au classement en temps opportun des documents papier et électroniques; s’assurer que les documents et les fichiers numériques sont identifiés ou archivés de manière appropriée; utiliser un système de rappel et de suivi pour assurer une gestion efficace des documents.
• Traiter les rapports de dépenses, les notes de frais réglées par carte de crédit, les demandes de chèques et les factures approuvés par les gestionnaires.
• Préparer des demandes Web et remplir des formulaires Autorisation de conclure un contrat par entente mutuelle.
• Établir et maintenir un stock approprié de fournitures de bureau et de matériel promotionnel destiné aux diplômés et aux donateurs; procéder au réapprovisionnement lorsque nécessaire; s’assurer du bon entretien des équipements et organiser les réparations requises, le cas échéant.
• S’acquitter au besoin de tâches à la réception; répondre aux demandes adressées directement et accueillir les visiteurs.
• Remplir le Formulaire d’avis d’embauche pour le personnel occasionnel.
• Agir à titre de principale personne-ressource en ce qui concerne les annonces publiées dans le Concordia University Magazine et les bulletin électroniques; facturer les annonceurs.
• Collaborer à la préparation des appels d’offres pour l’impression et la distribution du Concordia University Magazine et d’autres publications, au besoin.
• Gérer le compte de courrier électronique [email protected] et cogérer les comptes de courrier électronique [email protected] et [email protected].
• Collaborer à la réalisation de diverses activités de service après-don, y compris, mais sans s’y limiter, la coordination des cercles de reconnaissance, la préparation des cartes d’anniversaire, les événements et la présentation de rapports.
• Effectuer d’autres tâches à la demande du directeur ou de la chef.
QUALIFICATIONS
• Diplôme d’études collégiales (DEC technique de trois ans) en bureautique ou dans un domaine lié aux principales responsabilités, et de quatre à sept ans d’expérience de travail pertinente.
• Très bonne connaissance (niveau 5) de l’anglais et du français parlés et écrits afin de rédiger, de traduire et de relire de la correspondance, des documents et des publications dans les deux langues.
• Capacité à travailler dans les environnements Macintosh et Windows; bonne connaissance (niveau intermédiaire) de Word (pour créer et mettre en forme des documents, ainsi que fusionner du courrier), d’Excel (pour créer des feuilles de calcul et des tableaux) et de PowerPoint (pour créer des présentations).
• Capacité à se servir d’Outlook, à chercher de l’information à l’aide d’Internet et à travailler dans un environnement Microsoft Teams.
• Excellent sens de la communication et des relations interpersonnelles.
• Aptitude à gérer plusieurs projets à la fois et une charge de travail complexe.
• Aptitude à travailler en équipe ainsi qu’à établir et à respecter des priorités tout en faisant preuve de souplesse.
• Facilité à collaborer avec la haute direction; discrétion et sens aigu de la confidentialité; tact et sensibilité à la diversité des cultures et des intervenants.
• Créativité et aptitude à la réflexion innovante.
• Sens du service à la clientèle.
• Disponibilité pour travailler au besoin en dehors des heures de bureau.
En raison du volume de candidatures, seules les personnes retenues seront contactées par notre équipe de recrutement.
L'Université Concordia est un établissement d'enseignement supérieur de langue anglaise où la principale langue d'enseignement et de recherche est l'anglais. Puisque ce poste soutien les fonctions académiques et administratives de l'université, la maîtrise de l'anglais et du français, tel qu'indiqué, est requise.
IMPORTANT : Si votre candidature est retenue, vos habiletés langagières et informatiques seront évaluées.
Reconnaissance territoriale
L’Université Concordia est située en territoire autochtone non cédé. La nation Kanien’kehá:ka est la gardienne des terres et des eaux où nous nous trouvons actuellement. Le nom d’origine de ce territoire est Tiohtià:ke (ou Montréal). Celui-ci est historiquement connu comme un lieu de rassemblement pour de nombreuses Premières Nations. Aujourd’hui, la ville abrite une population diversifiée d’Autochtones et de gens d’autres origines. Nous respectons les liens continus avec le passé, le présent et l’avenir dans nos rapports avec les Autochtones et les autres membres de la communauté montréalaise.
Équité en matière d’emploi
L’Université Concordia valorise la diversité au sein de son personnel et s’engage à promouvoir un accès égal à l’emploi. L’Université encourage toutes les personnes qualifiées à soumettre leur candidature, incluant les femmes, les membres de minorités visibles, les Autochtones, les personnes des groupes d’orientations et d’identités sexuelles minoritaires, les personnes handicapées ainsi que toute autre personne pouvant contribuer à la diversité de notre communauté. À ce titre, elle invite les candidats faisant partie d’un des groupes désignés à s’identifier comme tels. Dans le cadre de votre candidature, il vous sera demandé de remplir une enquête sur la diversité. Cette information est volontaire et toute information recueillie à cette fin est confidentielle et ne peut être consultée par les membres des comités de recherche ou les membres du personnel des ressources humaines. Les résultats seront regroupés et utilisés pour aider Concordia à réaliser son objectif, à savoir que tous les membres de sa communauté soient représentés et accueillis, mais aussi qu’ils se sentent inclus dans la vie universitaire et appuyés dans leurs efforts pour participer à tous les volets de celle-ci.
Accessibilité
Concordia désire accroître la diversité parmi les membres de sa communauté. Nous nous efforçons de rendre nos procédures de recrutement le plus accessibles possible et offrons au besoin des accommodements aux candidats. Si l’on vous convoque à une entrevue et que vous prévoyez avoir besoin d’accommodements, écrivez-nous à l’adresse [email protected] . Votre demande sera traitée en toute confidentialité.
Statut d’immigrant
Si toutes les personnes qualifiées sont conviées à postuler, les citoyens canadiens et les résidents permanents auront toutefois priorité. Conformément aux exigences du gouvernement du Canada en matière de rapports, l’Université est tenue de recueillir de l’information sur le statut des candidats, à savoir s’ils sont résidents permanents ou citoyens canadiens.
