The Tenant Services & AR Coordinator is a dual‑focused role responsible for delivering exceptional front‑line support to tenants while ensuring accurate and timely management of accounts receivable. This position serves as the primary point of contact for tenant inquiries, coordinates day‑to‑day property administration tasks, and supports the finance team by processing payments, monitoring outstanding balances, and maintaining organized financial records. The ideal candidate is detail‑oriented, personable, and comfortable balancing administrative duties with financial responsibilities.
Key Responsibilities
Tenant Services & Property Administration
- Serve as the first point of contact for tenants via phone, email, and in person
- Respond to general inquiries, service requests, and building information needs
- Maintain tenant files, correspondence, and documentation
- Coordinate move‑ins, move‑outs, and access requests
- Support property management with scheduling, communication, and reporting
Accounts Receivable
- Process incoming payments and record transactions accurately
- Prepare and send monthly rent statements and reminders
- Monitor aging reports and follow up on overdue accounts
- Reconcile tenant accounts and assist with resolving discrepancies
- Support month‑end AR reporting and documentation
General Office Support
- Manage reception duties, including greeting visitors and handling mail
- Maintain office supplies, filing systems, and shared administrative resources
- Assist with ad‑hoc administrative tasks as needed
Le coordinateur des services aux locataires et des comptes clients occupe un poste à double vocation : il est chargé d’offrir un soutien de premier plan exceptionnel aux locataires tout en assurant une gestion précise et rigoureuse des comptes clients. Ce poste sert de point de contact principal pour les demandes des locataires, coordonne les tâches quotidiennes d’administration immobilière et soutient l’équipe financière en traitant les paiements, en surveillant les soldes impayés et en tenant à jour des registres financiers organisés. Le candidat idéal est minutieux, a le sens du contact et sait jongler avec aisance entre les tâches administratives et les responsabilités financières.
Responsabilités principales
Services aux locataires et administration immobilière
- Servir de premier point de contact pour les locataires par téléphone, par e-mail et en personne
- Répondre aux demandes générales, aux demandes de service et aux besoins d’informations sur l’immeuble
- Tenir à jour les dossiers, la correspondance et la documentation des locataires
- Coordonner les emménagements, les déménagements et les demandes d’accès
- Assister la gestion immobilière dans la planification, la communication et le reporting
Comptabilité Receivable
- Traiter les paiements entrants et enregistrer les transactions avec précision
- Préparer et envoyer les relevés de loyer mensuels et les rappels
- Surveiller les rapports de relance et assurer le suivi des comptes en souffrance
- Rapprocher les comptes des locataires et aider à résoudre les écarts
- Assister à la préparation des rapports et de la documentation de fin de mois relatifs à la comptabilité clients
Assistance administrative générale
- Assurer les tâches d’accueil, notamment l’accueil des visiteurs et la gestion du courrier
- Gérer les fournitures de bureau, les systèmes de classement et les ressources administratives communes
- Aider à la réalisation de tâches administratives ponctuelles selon les besoins
Pay: $20.00-$23.00 per hour
Benefits:
- Casual dress
- On-site parking
- Paid time off
Work Location: In person
