Numéro de poste: 50020861 /
Département: École de cinéma Mel-Hoppenheim
Niveau: PE255-6
Campus: Sir-George-Williams (centre-ville)
Salaire: $30,68 - $36,44 par heure
Syndicat/Association/Politiques RH: SESUC
Date limite de candidature: le 16 septembre 2026
Nous encourageons vivement les personnes candidates à joindre une lettre de motivation exprimant leur intérêt et expliquant comment leur profil correspond au poste.
Reconnue comme l'un des meilleurs employeurs de Montréal, l'Université Concordia est l'endroit où il faut être si vous cherchez à grandir, à contribuer et à innover dans un environnement dynamique et multiculturel.
Faites partie d'une communauté qui s'attaque aux grands défis de la société, qui soutient votre croissance personnelle et professionnelle et qui a un impact réel sur la construction d'un monde plus durable.
En tant que membre de notre communauté, vous aurez accès à des avantages sociaux complets, à un régime de pension défini et à de nombreuses installations de bien-être sur place, telles qu'un gymnase ultramoderne et une clinique de santé, ainsi qu'à une variété d'opportunités éducatives et culturelles.
REMARQUE : Cet affichage représente un contrat de remplacement jusqu’au 23 avril 2027.
NATURE DU POSTE
Sous l’autorité de l’administratrice du département, fournir un service à la clientèle et un soutien de première ligne dans le cadre du fonctionnement quotidien de l’École de cinéma; maintenir un environnement accueillant et professionnel dans les locaux des services administratifs de l’école; fournir un soutien administratif général; accueillir les personnes étudiantes actuelles ou potentielles, les membres du corps professoral et du personnel ainsi que les visiteurs, les renseigner et les aider.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
• Assurer une présence à la réception de l’école afin d’y accueillir tout visiteur durant les heures de bureau; répondre aux demandes adressées par téléphone, en personne et par courriel; fournir des renseignements et de l’aide aux étudiantes et étudiants actuels, aux personnes candidates ainsi qu’aux membres du personnel et du corps professoral; transmettre les demandes de renseignements aux personnes ou aux services concernés, s’il y a lieu.
• Rédiger et préparer la correspondance, les documents, les formulaires et les rapports en utilisant les outils bureautiques appropriés.
• Veiller au tri et à la distribution de l’information concernant les actualités et les activités à l’échelle de l’école; mettre à jour et surveiller la page Web et les médias sociaux de l’école; veiller à ce que les tableaux d’affichage du département soient en bon ordre et à jour.
• Assurer la réception et la vérification des demandes de bourses en cours d’études, des candidatures aux postes d’assistant‧e d’enseignement et aux postes de réserve, ainsi que des demandes de stage et de statut d’étudiant‧e libre; faire le suivi des dossiers en conséquence.
• Aider les personnes étudiantes au regard de tout problème lié à l’inscription; répondre aux demandes et résoudre les problèmes des personnes étudiantes et du département afin de faciliter l’inscription; à ce titre, consulter les adjointes ou adjoints du département, s’il y a lieu.
• Offrir un soutien administratif à divers comités; organiser les réunions; préparer les ordres du jour et les procès-verbaux; recueillir les signatures nécessaires.
• Assurer la réception et la vérification des documents financiers, comme les rapports de dépenses des non-salariés et les demandes de chèque; faire le suivi nécessaire auprès des demandeurs.
• Gérer les demandes de réservation de salles.
• Participer à la logistique et à l’administration des activités départementales, notamment à la remise annuelle des prix du département.
• Trier et distribuer le courrier; répondre aux besoins du personnel du département en matière d’impression de documents; s’assurer que les imprimantes et les photocopieurs sont fonctionnels; communiquer avec l’équipe du soutien technique, au besoin; commander les fournitures de bureau et en faire le suivi.
• Soutenir l’administratrice ainsi que les adjointes et adjoints du département dans le maintien du système de classement, tant physique que numérique, dans le respect des directives de Concordia en matière de gestion des documents et des archives.
• Assumer le rôle de coordonnatrice ou coordonnateur du protocole de voix sur IP pour l’école de cinéma.
• S’acquitter d’autres tâches administratives, sur demande.
QUALIFICATIONS
• Attestation d’études collégiales (AEC) et de deux à quatre ans d’expérience en administration dans un bureau, préférablement dans le milieu de l’enseignement.
• Bonne connaissance (niveau 4) de l’anglais et du français parlés et écrits afin de pouvoir gérer les communications, assister les personnes étudiantes et accueillir les visiteurs.
• Excellent sens du service à la clientèle; capacité à créer un climat de travail professionnel et chaleureux.
• Bonne connaissance des outils technologiques; bonne connaissance (niveau intermédiaire) d’Outlook et de Word; connaissance de base d’Excel, de Teams et de Forms.
• Sens marqué de l’organisation et des relations interpersonnelles; aptitude à traiter les questions délicates et confidentielles avec tact et diplomatie.
• Capacité démontrée à effectuer plusieurs tâches à la fois, avec de fréquentes interruptions, et à établir des priorités dans un milieu de travail dynamique, diversifié et axé sur le service à la clientèle.
• Capacité à tisser des liens avec des intervenants issus de tous les horizons.
• Capacité à travailler de manière autonome et en équipe.
• Expérience dans un milieu universitaire ou collégial et un atout.
• Expérience auprès de personnes créatives, d’horizons divers, et facilité à travailler avec elles est un atout.
• Connaissance souhaitable des politiques et des procédures de l’Université, de la faculté et du département.
• Connaissance du système de gestion pédagogique, de la plateforme UNITY et d’Adobe Experience Manager (AEM) est souhaitable.
En raison du volume de candidatures, seules les personnes retenues seront contactées par notre équipe de recrutement.
L'Université Concordia est un établissement d'enseignement supérieur de langue anglaise où la principale langue d'enseignement et de recherche est l'anglais. Puisque ce poste soutien les fonctions académiques et administratives de l'université, la maîtrise de l'anglais et du français, tel qu'indiqué, est requise.
IMPORTANT : Si votre candidature est retenue, vos habiletés langagières et informatiques seront évaluées.
Reconnaissance territoriale
L’Université Concordia est située en territoire autochtone non cédé. La nation Kanien’kehá:ka est la gardienne des terres et des eaux où nous nous trouvons actuellement. Le nom d’origine de ce territoire est Tiohtià:ke (ou Montréal). Celui-ci est historiquement connu comme un lieu de rassemblement pour de nombreuses Premières Nations. Aujourd’hui, la ville abrite une population diversifiée d’Autochtones et de gens d’autres origines. Nous respectons les liens continus avec le passé, le présent et l’avenir dans nos rapports avec les Autochtones et les autres membres de la communauté montréalaise.
Équité en matière d’emploi
L’Université Concordia valorise la diversité au sein de son personnel et s’engage à promouvoir un accès égal à l’emploi. L’Université encourage toutes les personnes qualifiées à soumettre leur candidature, incluant les femmes, les membres de minorités visibles, les Autochtones, les personnes des groupes d’orientations et d’identités sexuelles minoritaires, les personnes handicapées ainsi que toute autre personne pouvant contribuer à la diversité de notre communauté. À ce titre, elle invite les candidats faisant partie d’un des groupes désignés à s’identifier comme tels. Dans le cadre de votre candidature, il vous sera demandé de remplir une enquête sur la diversité. Cette information est volontaire et toute information recueillie à cette fin est confidentielle et ne peut être consultée par les membres des comités de recherche ou les membres du personnel des ressources humaines. Les résultats seront regroupés et utilisés pour aider Concordia à réaliser son objectif, à savoir que tous les membres de sa communauté soient représentés et accueillis, mais aussi qu’ils se sentent inclus dans la vie universitaire et appuyés dans leurs efforts pour participer à tous les volets de celle-ci.
Accessibilité
Concordia désire accroître la diversité parmi les membres de sa communauté. Nous nous efforçons de rendre nos procédures de recrutement le plus accessibles possible et offrons au besoin des accommodements aux candidats. Si l’on vous convoque à une entrevue et que vous prévoyez avoir besoin d’accommodements, écrivez-nous à l’adresse [email protected] . Votre demande sera traitée en toute confidentialité.
Statut d’immigrant
Si toutes les personnes qualifiées sont conviées à postuler, les citoyens canadiens et les résidents permanents auront toutefois priorité. Conformément aux exigences du gouvernement du Canada en matière de rapports, l’Université est tenue de recueillir de l’information sur le statut des candidats, à savoir s’ils sont résidents permanents ou citoyens canadiens.
