Nature du travail & responsabilités
NATURE DU TRAVAIL:
Le travail principal et habituel de l’employé de cette catégorie d’emploi consiste à effectuer un ensemble de fonctions administratives de nature relativement complexe selon les méthodes et procédures établies et les fonctions de secrétariat liées aux activités du secteur.
Sous la supervision du gestionnaire des services aux étudiants et en collaboration avec les professionnels du service d'aide à l'intégration des étudiantes et étudiants, l’agent de soutien administratif fournit des services directs aux étudiants qui utilisent les espaces d’examen du service d'aide à l'intégration des étudiantes et étudiants. Ce faisant, l’agent de soutien administratif prend en considération les besoins des étudiants ainsi que les politiques établies du service et/ou du Collège.
RESPONSABILITÉS:
- Administrer les tests et examens quotidiens en session (à l’exclusion de l’examen de sortie d’anglais, de l’EUF et des examens finaux pour lesquels ils offriront un soutien). Les tâches comprennent :
- Préparer et organiser les examens : impression et emballage, tri par heure et emplacement, attribution des places, marquage des instructions de test importantes, adaptation du test aux besoins des étudiants (texte électronique, agrandissement, etc.), faire un suivi auprès du corps enseignant pour les informations manquantes/examens;
- Examiner les paramètres et les instructions de test : corriger et ajuster les écarts, communiquer les modifications aux élèves, informer les surveillants des informations importantes, faire un suivi auprès de l’enseignant pour obtenir des clarifications ou des informations manquantes;
- Distribuer les examens: accueillir les étudiants, leur fournir des examens et des instructions, les informer de l’endroit où s’asseoir et de leur heure de fin, s’assurer qu’aucun document non autorisé n’entre dans la salle d’examen;
- Dépanner et résoudre les problèmes liés à l’administration des examens et en faire rapport si nécessaire (IST, enseignant, conseiller en services adaptés, SET, responsable, etc.);
- Communiquer régulièrement avec le corps professoral : questions des étudiants, problèmes techniques, absences des étudiants, ramassage/dépôt des examens, numérisation et envoi des examens, etc.;
- Maintenir les lecteurs étudiants et de sauvegarde : numériser/préparer des versions numériques, charger/supprimer des fichiers étudiants, etc.;
- Surveiller le compte e-mail du Centre d’examen : répondre et faire un suivi si nécessaire;
- Collaborer avec l’équipe SAAC pour s’assurer que des ressources supplémentaires sont en place pour les étudiants (surveillants, scribes, salles de débordement, etc.);
- Aider à la surveillance des étudiants : surveiller les caméras, surveiller et contrôler Lanschool, circuler dans la salle d’examen si nécessaire;
- Signalez tous les incidents de tricherie suspectés au responsable;
- Maintenir et mettre à jour le module d’examen Clockwork : heures de début/fin, attribution des places, prise en charge/dépose, dates annulées/modifiées, etc.;
- Fournir une couverture de surveillance selon les besoins (examens de sortie, examens finaux, salles supplémentaires);
- Fournir un soutien à la réception SAAC pour le bureau principal selon les besoins
- Aider à l’obtention de versions électroniques des supports de cours, selon les besoins;
- Toute autre tâche associée.
Qualifications et conditions
QUALIFICATIONS:
Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir une (1) année d’expérience pertinente.
CONDITIONS:
- Doit être capable d’interagir efficacement avec les élèves qui ont un large éventail de besoins spéciaux;
- Capacité démontrée à travailler dans un environnement dynamique avec des circonstances en constante évolution ;
- Capacité démontrée à effectuer plusieurs tâches et à les prioriser ; Solides compétences organisationnelles ;
- Capacité démontrée à dépanner et à résoudre des problèmes ;
- Compétences avancées en communication orale et écrite en anglais (des tests peuvent être requis);
- Compétences intermédiaires à l’oral et en lecture en français ; et compétences de base à l’écrit en français (des tests peuvent être requis);
- Niveau intermédiaire Microsoft Word et Excel (des tests peuvent être requis);
- Doit être en mesure de respecter les normes du département en matière de confidentialité des informations
- Expérience avec une base de données, un atout.
Détails supplémentaires pour la candidature à un poste
Veuillez joindre une lettre de présentation adressée à Laura Smith à votre soumission de candidature.
Prenez note que la priorité sera accordée aux candidatures provenant d’employés du Collège dans cette catégorie d’emploi. Nous remercions toutes les candidates et tous les candidats pour l’intérêt qu’ils portent au Collège Dawson. Cependant, seuls les candidats retenus recevront une invitation à se présenter en entrevue.
Le processus de sélection du Collège Dawson respecte le principe d’égalité de traitement en matière d’accès à l’emploi et, par conséquent, encourage les femmes, les Autochtones, les personnes issues de minorités ethniques et visibles ainsi que les personnes en situation de handicap à soumettre leur candidature. Le Collège s’engage à offrir des mesures d’accommodement raisonnables aux personnes candidates en situation de handicap et les invite à s’identifier durant le processus de sélection.
