Pour que votre
humanité s’exprime pleinement.
Au
CISSSMO, nous partageons une mission commune. Elle consiste à maintenir et améliorer la santé et le bien-être de notre communauté en rendant accessible un ensemble de services de santé et de services sociaux intégrés et de qualité.
AVANTAGES
Pourquoi vous joindre à nous?
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Notre rémunération globale concurrentielle : 4 semaines de vacances après 1 an, fonds de pension (RREGOP), assurances complètes, rabais corporatifs, etc.
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Notre reconnaissance envers chaque employé·e.
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La vaste étendue de notre territoire qui permet la diversité des pratiques et de la clientèle.
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Vous épanouir autant dans votre vie personnelle que professionnelle.
Description
Sous la responsabilité du directeur général adjoint santé physique, la personne titulaire du poste assiste ce dernier dans ses fonctions, agit à titre de première répondante auprès des collaborateurs internes et externes et effectue un travail varié et complexe de soutien administratif pour la direction.
Elle soutient le directeur dans la planification et la gestion de son temps. Elle assure la préparation et le suivi des dossiers du directeur pour les comités auxquels il participe. Elle agit en soutien administratif auprès des membres de l’équipe de la direction dans un contexte d’amélioration continue des processus sous sa responsabilité. Elle est appelée, à la demande du directeur, à participer à différents comités à titre de représentante de l’employeur. L’ensemble de ses responsabilités l’amène à travailler dans un environnement complexe composé de situations diversifiées.
Fonctions générales et spécifiques
La personne titulaire du poste détient un pouvoir de recommandation en ce qui concerne l’application des procédés administratifs auprès du personnel de bureau des directions sous sa responsabilité. Cette autorité lui confère le droit d’agir, d’intervenir et de donner des directives afin d’assurer une harmonisation en ce qui concerne tous les processus spécifiques qui s’inscrivent dans le cadre de la gestion administrative de l’établissement. Dans ce contexte, elle assure le respect et l’application des normes et des différentes modalités administratives déterminées par l’établissement. En qualité de technicienne en administration (attachée de direction), elle exerce des fonctions de soutien au directeur et est appelée à intervenir auprès du personnel de la direction dans la gestion et le suivi de dossiers reliés aux responsabilités de la direction, et ce, autant pour les mandats avec les partenaires externes qu’internes.
En plus d’assister l’équipe de gestion de la Direction générale dans ses fonctions, elle effectue un travail varié et complexe de soutien administratif pour le bureau du PDG, notamment en soutien aux conseillères cadres du bureau du PDG. Elle soutient l’équipe de gestion dans la planification et la gestion de leur temps (agenda). Elle assure la préparation et le suivi des dossiers pour les comités auxquels elle participe. Elle agit en soutien administratif auprès des membres de l’équipe de la direction dans un contexte de transformation et d’amélioration continue des processus sous sa responsabilité. Elle est appelée, à la demande de son supérieur, à participer à différents comités à titre de représentante de la direction. L’ensemble de ses responsabilités l’amène à travailler dans un environnement complexe composé de situations diversifiées auxquelles elle doit faire preuve d’une grande autonomie.
En tant que membre du comité de gestion de la direction, elle participe aux discussions touchant le fonctionnement de l’ensemble de la direction afin d’optimiser les différents processus administratifs qu’on y retrouve et en demeure solidaire une fois ceux-ci adoptés.
En tant que membre du comité de soutien de la haute direction, elle participe aux discussions touchant l’élaboration et l’harmonisation des politiques et procédures administratives et des outils de travail de l’organisation ainsi que le développement des compétences du personnel administratif.
Responsabilités et attributions générales :
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Assister le supérieur immédiat dans l’ensemble des mandats qui lui sont confiés et en assurer l’imputabilité
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Assurer un soutien aux gestionnaires de la direction en les conseillant sur les orientations, les objectifs et les priorités en matière de procédés administratifs
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Représenter la direction, à la demande du supérieur, tant à l’interne qu’à l’externe, et agir à titre d’interlocutrice auprès des autres directions ou partenaires
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Émettre, dans son champ d’autorité, des directives et assurer une coordination fonctionnelle des unités administratives sous sa responsabilité
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Encadrer et superviser le personnel administratif de la direction, incluant le soutien, le développement des compétences, l’évaluation du rendement et le traitement des situations administratives ou disciplinaires
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Participer aux processus de dotation du personnel administratif, incluant la définition des exigences des postes, la sélection des candidatures et les entrevues
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Contribuer à l’identification des besoins de formation et assurer le transfert de connaissances relatives aux encadrements administratifs
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Collaborer à l’élaboration, à la mise en place, à l’application et à la mise à jour des politiques, procédures, normes et outils administratifs de la direction
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Assurer le respect des lois, politiques, procédures, normes, règlements et contrats applicables aux mandats confiés
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Appliquer les règles de confidentialité, de conservation, de circulation et de destruction des documents
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Assurer la qualité, la conformité et l’uniformité des documents produits, notamment en regard du programme d’identification visuelle
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Assurer la gestion et la mise à jour des outils de communication de la direction (intranet, bottin, organigramme)
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Contribuer à l’amélioration continue des outils et des pratiques de gestion de la direction
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S’adjoindre les expertises nécessaires à la réalisation des mandats confiés
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Gérer l’agenda du supérieur immédiat en fonction des priorités et des enjeux, et assurer la gestion des courriels et du courrier
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Assurer le suivi des courriels et mettre en place des mécanismes de suivi pour les redditions de comptes
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Planifier, organiser et coordonner les rencontres, comités et instances du supérieur immédiat, incluant la logistique complète
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Participer aux instances de gouvernance (comité de gestion, comité de soutien de la haute direction) et contribuer aux travaux de la direction
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Assurer la logistique des réunions périodiques de la direction, incluant l’organisation, la prise de notes et les suivis
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Assurer un soutien administratif ponctuel pour le bureau du PDG, notamment auprès des conseillères cadres au PDG
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Assister à des rencontres ou comités à titre de représentante de la direction
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Préparer, coordonner et assurer le suivi des dossiers administratifs du bureau du directeur
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Préparer et valider les documents destinés aux comités (direction, gestion, CAE) en s’assurant de leur conformité et pertinence
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Assurer la préparation et la circulation de l’information requise pour signature auprès de la Direction générale
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Rédiger la correspondance du directeur et assurer une qualité grammaticale exemplaire
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Traiter de manière autonome les demandes courantes et rédiger des réponses sous sa signature
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Assurer le suivi des décisions du directeur auprès du personnel et des gestionnaires et en assurer la vigie
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Effectuer des travaux administratifs liés à la gestion des ressources financières, humaines, matérielles et à l’organisation du travail
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Autoriser les relevés de présence et compléter les demandes de remboursement des dépenses du supérieur immédiat
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Collaborer à la préparation des indicateurs de performance et contribuer aux outils de pilotage stratégique
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Soutenir le directeur dans l’élaboration et la mise à jour de l’offre de service, de l’organigramme et des documents administratifs
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Planifier et coordonner l’accueil et l’intégration des nouveaux gestionnaires ou du personnel administratif
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Gérer les communications téléphoniques et assurer l’accessibilité du bureau durant les heures d’ouverture
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Répondre aux demandes d’information relevant de son champ de compétence
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Assurer la gestion des aspects logistiques (inventaire, achats de matériel)
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Tenir à jour la liste des vacances du supérieur, des gestionnaires et des équipes administratives
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Assurer la mise à jour et la contribution au contenu intranet de la direction
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Collaborer à la couverture des besoins en personnel administratif
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Exécuter toute tâche connexe à la demande de son supérieur immédiat
Formation
Détenir un (DEC) en administration générale, en techniques de comptabilité et de gestion, en techniques de bureautique ou dans une autre discipline collégiale appropriée d'une école reconnue par le ministère compétent
OU
Détenir un (DEC) pré-universitaire (2 ans) combiné à un certificat universitaire de premier cycle pertinent
OU
Détenir une (AEC) pertinente de huit cents heures et plus combinée à l’équivalent d’un (2) ans d’expérience (en heures travaillées) à titre d’agent administratif classe 1 volet secrétariat
OU
Détenir un (BAC) dans une discipline pertinente (administration, comptabilité, finance, etc.)
OU
Détenir 2 certificats de 1er cycle universitaire dans une discipline pertinente combinés à l’équivalent d’un (1) an d’expérience dans le secteur ou dans des fonctions similaires
OU
Détenir 1 certificat de 1er cycle universitaire dans une discipline pertinent combiné à l’équivalent de deux (2) ans d’expérience dans le secteur ou dans des fonctions similaires
Exigences spécifiques
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Expérience professionnelle minimale de cinq (5) années pertinentes à la fonction.
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Avoir réussi les tests suivants: Français (75%), Word (75%), Excel (75%) et le test de rédaction (70%)
Profil de compétences
Compétences comportementales de base :
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Confidentialité
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Polyvalence
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Esprit d’équipe, collaboration
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Souci de la satisfaction de la clientèle
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Planification et organisation personnelle du travail, autonomie
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Souplesse, flexibilité et adaptation au changement
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Sens des responsabilités, initiative, dynamisme
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Partage des connaissances (expertise)
Compétences professionnelles :
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Maîtrise des outils bureautiques et des systèmes informatiques requis pour l’exécution des tâches, tels que la suite Microsoft 365 (Word, Excel, One Drive, Copilot, etc.), Logibec, PowerBI, SICHELD, etc.
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Maîtrise du français parlé et écrit
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Habiletés de rédaction et de mise en forme de documents
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Capacité à travailler dans un contexte de changement organisationnel
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Capacité à prioriser et à travailler sous pression
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Habiletés relationnelles
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Travail d’équipe et sens de la collaboration
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Responsable, sens de l’organisation
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Autonomie et rigueur
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Discrétion, devoir de réserve et loyauté
- Télétravail de façon hybride, selon les modalités de la direction.
En apprendre plus sur le CISSSMO (emplois-cisssmo.ca)
Pour toutes questions relatives à l’affichage, vous pouvez communiquer avec madame Julie Girard par courriel à
[email protected], par message Teams ou cellulaire 438-837-4880.
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