Résumé du poste
- Le ou la technicien(ne) administratif(ve) – fidéicommis est responsable des opérations administratives et comptables liées aux comptes en fidéicommis, tout en offrant un soutien administratif général aux notaires et aux équipes internes. Le poste requiert une grande rigueur, un sens aigu de l’organisation et la capacité de gérer plusieurs priorités dans un environnement professionnel exigeant et confidentiel.
Responsabilités principales
Gestion des comptes en fidéicommis
- Assurer le report et la comptabilisation des factures, encaissements, dépôts et recettes des dossiers fiduciaires.
- Traiter les demandes de paiement, incluant les paiements électroniques (Interac, débit, crédit).
- Vérifier, produire et gérer les reçus en fidéicommis de façon quotidienne.
- Produire, distribuer et assurer le suivi des chèques, incluant l’annulation des chèques périmés.
- Répondre aux demandes des notaires et collaborateurs concernant les ajustements de dossiers et arrêts de paiement.
Conciliations et rapports divers
- Effectuer les conciliations bancaires mensuelles des comptes généraux, spéciaux et en fidéicommis.
- Effectuer les recherches et corrections nécessaires et transmettre les conciliations pour révision.
- Préparer des rapports financiers et statistiques (âge des comptes, honoraires, revenus, mauvaises créances, rapports personnalisés, etc.).
- Participer à la production des rapports de fin d’exercice et au soutien lors des audits.
Dépôts et gestion de l'encaisse :
- Préparer les dépôts bancaires
- Se déplacer aux banques quelques fois par mois.
- Comptabiliser les paiements.
Opérations administratives et traitement documentaire
- Préparer, rédiger, réviser et relire la correspondance, les factures et divers documents administratifs.
- Assurer le classement, l’archivage et la rotation annuelle des documents.
- Compiler des données, tenir des registres et saisir les transactions (comptes fournisseurs et clients, factures, chèques, relevés bancaires).
- Effectuer la correspondance requise avec la Chambre des notaires.
Gestion des reçus en fidéicommis
- Vérifier et produire les reçus en fidéicommis 2 fois par jours.
Gestion des chèques et des comptes :
- Effectuer les suivis des comptes à recevoir auprès des notaires (analyse, envoi des états de compte et suivis auprès des clients);
- Produire les chèques en matinée et en faire la distribution sur les étages.
- Gestion et annulation des chèques périmés, communiquer l’information aux collaboratrices et notaires concernés.
- Répondre aux demandes des notaires et des collaborateurs(trices) concernant les arrêts de paiements ou les demandes d’ajustements aux dossiers des clients.
Soutien administratif
- Offrir un soutien administratif aux équipes lors de périodes de vacances ou de surcharge de travail.
- Accomplir toute autre tâche connexe à la demande du supérieur immédiat.
Rapports et clôture annuelle :
- Produire annuellement les rapports nécessaires à la clôture de l'exercice financier fiduciaire, en collaboration avec les équipes financières.
- Support lors de l’audit des comptes en fidéicommis.
Qualifications requises
- Diplôme d’étude collégial en techniques de comptabilité et de gestion ou toute autre formation jugée équivalente.
- Minimum de 3 à 5 ans d’expérience pertinente; expérience en fidéicommis considérée comme un atout majeur.
- Excellente maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit.
- Très bonne connaissance de la suite Microsoft Office et des logiciels comptables (ex. : QuickBooks). Connaissance du logiciel notarial ParaMaître, un atout.
Compétences recherchées
- Grande rigueur et souci du détail.
- Capacité à travailler sous pression et à respecter des échéanciers serrés.
- Excellente gestion des priorités et capacité à traiter plusieurs dossiers simultanément.
- Esprit d’équipe, adaptabilité et discrétion professionnelle.
Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.
Rémunération : à partir de 55 000,00$ par an
Avantages :
- Congés payés
- Programmes de Bien-être
- Régime de retraite
Lieu du poste : En présentiel
