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Description du poste
Sous l’autorité de son supérieur immédiat, la personne titulaire du poste fournit un soutien administratif et de secrétariat aux activités liées à l’administration et aux affaires étudiantes. Elle contribue au bon fonctionnement des opérations de l’unité et est responsable de la gestion des documents et des dossiers de celle-ci. Elle agit à titre de personne-ressource pour les politiques et les procédures en vigueur. Elle coordonne les activités liées à l’admission, à la reconnaissance des acquis, à la réadmission, aux examens, à l’inscription, à la certification du Brevet, ainsi qu’à l’obtention du diplôme. Elle conseille les étudiants et résout les problèmes relatifs à leurs dossiers, aux demandes de Brevet et aux transferts de crédits. Elle révise également des documents afin d’en assurer l’exactitude et la qualité linguistique, et assure l’administration des comptes de l’unité.
Principales responsabilités
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Agir comme personne-ressource en matière de politiques et de procédures académiques et administratives.
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Résoudre les problèmes relevant de son champ de responsabilité.
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Consulter la documentation pertinente et collaborer avec les ressources internes et externes appropriées afin d’obtenir et de fournir des renseignements sur des questions variées et complexes.
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Assister le ou la superviseur(e) des affaires étudiantes dans le traitement des demandes de renseignements, des admissions et des inscriptions étudiantes.
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Soutenir l’administrateur(trice) des affaires étudiantes dans le traitement et l’approbation des formulaires relatifs aux changements de cours ou de programme, aux inscriptions et transferts interuniversitaires ou interdépartementaux, ainsi qu’aux programmes de stages.
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Collaborer avec les conseillers académiques concernant les équivalences, la reconnaissance des cours suivis dans d’autres établissements, les transferts de crédits et les statuts de probation académique.
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Préparer, vérifier et tenir à jour les dossiers étudiants.
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Coordonner et planifier les entrevues avec les étudiants.
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Coordonner le processus de candidature aux prix, bourses et subventions.
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Fournir de l’information sur les procédures et les échéances applicables.
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Vérifier l’exhaustivité des dossiers étudiants et assurer, au besoin, la liaison avec le processus d’admission.
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Veiller à l’inscription des bourses dans les dossiers étudiants.
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Soutenir le ou la superviseur(e) des affaires étudiantes dans la compilation de renseignements, la vérification et la mise à jour des horaires et des calendriers.
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Participer à la coordination des soumissions au système central de gestion des horaires.
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Maintenir à jour les dossiers relatifs aux cours, calendriers, programmes, étudiants et diplômés.
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Vérifier et compiler les notes.
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Coordonner la soumission des notes, les demandes de révision de notes ainsi que les examens différés.
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Vérifier et corriger les relevés de notes.
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Préparer les réunions, y participer et assurer les suivis requis.
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Identifier et vérifier les dossiers des étudiants admissibles à l’obtention du diplôme.
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Préparer les formulaires de demande de diplôme ainsi que les listes des étudiants finissants.
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Préparer la documentation requise pour la cérémonie de remise des diplômes, y assister et contribuer à son bon déroulement.
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Effectuer toute autre tâche connexe requise.
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Répondre aux appels téléphoniques et aux courriels.
Compétences et qualifications requises
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Excellente orientation vers le service à la clientèle et capacité démontrée à communiquer de façon claire et efficace auprès de divers intervenants.
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Expérience de travail auprès de différentes populations étudiantes, tant au premier cycle qu’aux cycles supérieurs.
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Expérience en soutien au corps professoral.
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Excellentes compétences organisationnelles, avec une capacité éprouvée à établir les priorités et à gérer plusieurs dossiers simultanément dans le respect des échéances.
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Aptitude démontrée à travailler sous pression et à gérer de multiples priorités.
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Grand souci du détail, notamment en matière de saisie de données et de vérification des dossiers étudiants.
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Expérience dans le soutien à diverses activités administratives.
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Grande discrétion dans le traitement d’informations confidentielles.
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Excellentes compétences en écoute active ainsi qu’en communication orale et écrite.
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Capacité démontrée à travailler de façon autonome et en équipe.
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Expérience avec des systèmes administratifs et d’information (p. ex. Workday, Banner et Minerva SIS).
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Maîtrise de l’environnement Windows et des applications informatiques courantes, notamment les bases de données, les logiciels de présentation, les tableurs et les logiciels de traitement de texte (MS Excel, Word, PowerPoint, Access, Outlook, Teams, SharePoint et Zoom).
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La connaissance de DCU, SLATE, MyProgress et du processus de soumission des demandes de Brevet auprès du ministère constitue un atout.
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Connaissance du français et de l’anglais. L’Université McGill étant une université de langue anglaise, les responsabilités quotidiennes peuvent nécessiter des communications en anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit.
Renseignements supplémentaires
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Ce poste exige une présence sur place quatre (4) jours par semaine.
Formation et expérience minimales requises :
DEP - Systèmes de bureautique 4 ans Expérience pertinente / DEP - Études de secrétariat
Salaire horaire :
(AAPNEUM Niveau G) $31.19 - $38.65
Heures par semaine :
33.75 (Temps plein)
Superviseur :
Manager Internships and Student Affairs
Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :
Date limite pour postuler :
2026-06-14
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, [email protected].
