Adjoint(e) administratif(ve) - Services hôtelliers
GDI Services aux immeubles inc. célébrera bientôt son 100e anniversaire dans l’industrie et compte près de 25 000 employés au Canada et aux États-Unis. Nous offrons un service expert d’entretien et de maintenance d’édifices à travers le Canada et les États-Unis, incluant le nettoyage, la gestion de l’énergie et de multiples métiers de maintenance. Notre succès continu repose sur nos aptitudes à consolider des relations durables avec nos équipes de gestion, nos clients et nos collaborateurs. Ce succès est fondé sur l’intégrité, le respect et l’attention. Pour en s’avoir plus sur GDI, visitez le site www.gdi.com
Notre division, GDI Services (Québec) situé à Montréal est à la recherche des gens talentueux et enthousiastes qui aimeraient se joindre à notre équipe professionnelle d'opérations.
La personne s’assurera d’offrir un support administratif à l’équipe de la vice-présidence des services hôteliers. Elle collabore avec l’équipe pour soutenir la gestion des projets et sous-projets, des travaux supplémentaires, des outils de communications et elle apporte un support constant aux responsables de projet. Elle agit également comme agent de liaison avec les services de comptabilité des différents clients.
DESCRIPTION DE TÂCHES
Support aux équipes de gestion de projets :
· Préparation des documents de travail relatifs au contrat :
o Saisie, mise à jour, impression et reliure des documents de travail tels que les routes de travail, calendriers des travaux périodiques, logbook, cédule d’entretien hebdomadaires, registres/feuilles de temps des projets, tableaux de suivis, affiches, mémos, tableaux, listes, formulaires, cartables de procédures, fiches signalétiques, etc.
· Préparation des soumissions (calculs) et envois au client
· Gestion de la facturation mensuelle :
- Facturation automatique : saisie et approbation des avenants, validation mensuelle des factures à transmettre et confirmation au département finances
- Facturation à l’heure : extraction des heures travaillées et facturation à l’intérieur des délais de fermetures comptables
- Quête et réception des bons de commandes avec la clientèle
- Indexation annuelle des contrats selon les conditions de chaque contrat
- Réponse aux questionnements soulevés lors des analyses de résultats financiers
- Suivi de comptes à recevoir
- · Service-clients (externes et internes):
- Répondre aux demandes ou assurer la redirection vers un collègue
- Contrôle qualité :
- o Mise à jour de la structure du projet dans GDI Inspect
- o Transmission des rapports d’inspection sur demande
· Complétion de divers formulaires : rapports de réclamation (bris, vol, etc), rapports de dépenses, planifications de vacances, demande d’achats d’équipements, demandes TI (nouvel usager, laptop, cellulaire), etc...
· Support aux directorats et aux VP :
- Assistance informatique
- Contact avec fournisseurs : demande renseignements, prix, etc.
- Commande et émission de P.O. (matériel, achats en ligne, papeterie, mobilier/articles de bureau, fleurs, etc)
- Maintient à jour de l’organigramme de l’équipe, communications des changements
- Préparation de présentations, tableaux de coûts, lettres, courriels, plan d’action corrective, etc.
- Organisation de rencontres d’équipe / préparation & distribution cadeaux Noel
- Vérification et correction orthographique des courriels préparés par les membres de l’équipe, traduction de documents, etc.
· Participer aux processus de recrutement selon les besoins, incluant notamment :
- Faire des affichages & transmettre des descriptions de poste;
- Suivi des demandes de personnel;
- Suivi des applications en ligne;
- Gestion de la boîte de réception @emploihotels;
- Procéder à des entrevues téléphoniques & présentielles;
- Communications avec les projets et suivis;
- Prise en charge des entrevues ciblées au besoin.
· Effectuer toute autre tâche connexe à la demande de son supérieur immédiat.
Exigences
- Minimum de 3 à 4 ans d’expérience pertinente en administration, marketing et relation client
- Minimum 1 an d’expérience en processus de facturation
- Expérience professionnelle requise en processus d’achats, de gestions de comptes clients, de rédaction contractuelle
- Expérience professionnelle requise dans le secteur de l’hôtellerie
- Expérience professionnelle requise en entretien ménager
- Expérience professionnelle requise en dotation
- Diplôme universitaire (Baccalauréat ou cumul de certificats ou équivalent) en administration, comptabilité, gestion, relation client ou domaine connexe.
- Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office
- Maîtrise avancée Excel
- Maîtrise de logiciels : Azur, Great Plains, SOQUIJ, Canva
- Maîtrise d’applications : HUB OS, LinkedIn Recruiter, Indeed
- Expérience avec des outils CRM
- Aisance démontrée avec les outils numériques et la digitalisation de processus
- Excellente maîtrise du français (oral et écrit)
- Niveau intermédiaire de l’anglais
Votre rigueur et votre minutie dans la saisie de données seront des atouts inestimables pour supporter les demandes quotidiennes des équipes opérationnelles.
Conditions de travail
- Poste permanent
- Horaire flexible
- Trois semaines de vacances
- Stationnement sur place
- Programme d’assurance collective
Le salaire offert pour ce poste est variable en fonction de l’expérience pertinente de la personne choisie.
Avantages :
- Assurance Dentaire
- Congés payés
- Heures d’arrivée et de départ flexibles
- RVER
- Stationnement sur place
- Tenue Décontractée
Lieu du poste : Télétravail hybride à Lasalle, QC H8R 3A4
