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Coordonnateur(trice) administratif(ve) de fabrication (Contrat de remplacement de congé de maternité de 12 à 18 mois)
À PROPOS DE NOUS
Inspirée par les maîtres horlogers, Bixlers a été fondée en 1785 avec la vision de créer un atelier de joaillerie fine appliquant la précision et le savoir-faire de l’horlogerie à la fabrication de bijoux de luxe. Aujourd’hui, Bixlers exploite un atelier certifié durable où sont fabriqués à la main, en Amérique du Nord, des bijoux d’exception rivalisant avec les plus grandes maisons de joaillerie européennes.
SOMMAIRE DU POSTE
Bixlers est à la recherche d’un(e) Coordonnateur(trice) administratif(ve) de fabrication hautement organisé(e) et rigoureux(se) pour se joindre à notre équipe dans le cadre d’un contrat de remplacement de congé de maternité d’une durée de 12 à 18 mois, avec possibilité d’un poste permanent selon les besoins de l’entreprise et le rendement du candidat.
Ce rôle soutient les activités quotidiennes de coordination et d’administration de nos opérations de fabrication, notamment la planification de la production, la gestion des commandes, les communications avec les clients, la production de rapports et l’exactitude des données dans Microsoft Dynamics 365 Business Central. La personne retenue travaillera en étroite collaboration avec les équipes internes, les fournisseurs et les clients afin d’assurer le bon déroulement des commandes et leur livraison dans les délais prévus.
Relevant du Directeur de la fabrication, ce poste convient parfaitement à une personne qui s’épanouit dans un environnement dynamique, aime gérer plusieurs priorités simultanément et possède un souci exceptionnel du détail.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
Coordination des clients et des commandes
- Communiquer avec les clients concernant l’état des commandes, les échéanciers de production et les dates de livraison.
- Préparer les soumissions, les mises à jour de production et les rapports d’avancement.
- Répondre aux demandes des clients et assurer le suivi des requêtes de service et des retours.
- Soutenir l’intégration de nouveaux clients et de nouveaux programmes.
Coordination de la production et administration manufacturière
- Coordonner et suivre les calendriers de production afin d’assurer le respect des échéances.
- Créer et maintenir les ordres de fabrication, les gammes de fabrication et les nomenclatures (BOM) dans Business Central.
- Assurer le suivi des commandes tout au long du processus de production et contribuer à résoudre les enjeux liés à la planification ou aux opérations.
- Maintenir à jour les dossiers et les données de fabrication, d’inventaire et de production.
- Coordonner les activités avec les fournisseurs et sous-traitants pour les services externalisés.
- Participer à la préparation des documents d’expédition, des renseignements douaniers et des conciliations de livraison.
- Effectuer les vérifications finales des commandes afin d’assurer leur exactitude et leur conformité avant l’expédition.
QUALIFICATIONS
- Diplôme d’études collégiales (DEC) ou diplôme universitaire en administration des affaires, gestion des opérations, chaîne d’approvisionnement, logistique ou dans un domaine connexe.
- Minimum de trois (3) ans d’expérience dans un rôle administratif, de coordination de production ou en milieu manufacturier.
- Expérience avec Microsoft Dynamics 365 Business Central, un atout important.
- Excellente maîtrise de Microsoft Excel et de la suite Microsoft Office.
- Solides compétences en organisation, en communication et en gestion des priorités.
- Grand souci du détail et engagement envers l’exactitude des données.
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à travailler efficacement dans un environnement collaboratif.
- Expérience dans les secteurs de la joaillerie, du luxe ou de la fabrication, un atout.
- Excellentes compétences en anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit.
CE QUE NOUS OFFRONS
- Contrat temporaire à temps plein (12 à 18 mois)
- Possibilité d’obtenir un poste permanent selon les besoins de l’entreprise et le rendement
- Occasion de travailler pour une marque historique de joaillerie de luxe
- Environnement de travail collaboratif et axé sur le soutien de l’équipe
- Rémunération concurrentielle
- Expérience concrète au sein d’un atelier nord-américain de fabrication de joaillerie fine
Manufacturing Administrative Coordinator (12–18 Month Maternity Leave Contract)
ABOUT US
Inspired by fine timepiece makers, Bixlers was founded in 1785 to create a fine jewelry atelier that applies the intricacy and precision of fine timepiece making to fine jewelry manufacturing. Today, Bixlers operates from a certified sustainable atelier, handcrafting exceptional fine jewelry in North America that rivals the finest European jewelry houses.
POSITION SUMMARY
Bixlers is seeking a highly organized and detail-oriented Manufacturing Administrative Coordinator to join our team on a 12–18 month maternity leave replacement contract, with the possibility of a permanent position based on business needs and performance.
This role supports the day-to-day administrative and coordination activities of our manufacturing operation, including production scheduling, order management, client communication, reporting, and data accuracy within Microsoft Dynamics 365 Business Central. The successful candidate will work closely with internal teams, vendors, and clients to ensure orders move efficiently through production and are delivered on time.
Reporting to the Manufacturing Director, this position is ideal for someone who thrives in a fast-paced environment, enjoys coordinating multiple priorities, and has exceptional attention to detail.
KEY RESPONSIBILITIES
Client & Order Coordination
- Communicate with clients regarding order status, production timelines, and delivery schedules.
- Prepare quotations, production updates, and status reports.
- Respond to client inquiries and assist with service requests and returns.
- Support new client and program onboarding.
Production & Manufacturing Administration
- Coordinate and monitor production schedules to ensure deadlines are met.
- Create and maintain production orders, routings, and bills of materials (BOMs) in Business Central.
- Track orders throughout production and help resolve scheduling or workflow issues.
- Maintain accurate manufacturing, inventory, and production records.
- Coordinate with suppliers and subcontractors regarding outsourced services.
- Assist with shipping documentation, customs information, and delivery reconciliations.
- Perform final order reviews to ensure accuracy and completion before shipment.
QUALIFICATIONS
- College diploma or university degree in Business Administration, Operations, Supply Chain, Logistics, or a related field.
- Minimum 3 years of experience in a manufacturing, production coordination, or administrative role.
- Experience with Microsoft Dynamics 365 Business Central is a strong asset.
- Advanced proficiency in Microsoft Excel and Microsoft Office.
- Strong organizational, communication, and time-management skills.
- Exceptional attention to detail and commitment to accuracy.
- Ability to manage multiple priorities and work effectively in a collaborative environment.
- Experience in jewelry, luxury goods, or manufacturing is considered an asset.
- Strong English communication skills (spoken and written) are required.
WHAT WE OFFER
- Temporary full-time contract (12–18 months)
- Potential opportunity for permanent employment based on business needs and performance
- Opportunity to work with a historic luxury jewelry brand
- Supportive and collaborative team environment
- Competitive compensation
- Hands-on experience within a North American fine jewelry manufacturing atelier
Job Types: Full-time, Temporary, Contract, Permanent
Contract length: 12-18 months
Benefits:
- Dental care
- Disability insurance
- Extended health care
- Life insurance
- Paid time off
- Vision care
Application question(s):
- Have you worked in a manufacturing environment?
- This is a 12–18 month maternity leave contract with the possibility of permanent employment. Are you comfortable accepting a contract position?
Experience:
- Manufacturing, Production Coordination or Administrative: 3 years (required)
Work Location: In person
