SOUTIEN À L’ACCUEIL ET AU SECRÉTARIAT GÉNÉRAL
En collaboration avec la secrétaire médicale, la personne responsable du soutien à l’accueil est à la réception. Elle accueille les familles et les visiteurs, les informe et les dirige vers les ressources appropriées (à l’interne ou à l’externe). Elle confirme les rendez-vous, effectue les suivis auprès des patients. Elle assure également la numérisation, le classement des documents, la gestion et la mise à jour des dossiers dans la base de données et offre un soutien administratif et logistique à l’ensemble de l’équipe.
Dans le contexte de la pédiatrie sociale, la qualité de l’accueil est essentielle. Comme premier point de contact avec le centre, cette personne joue un rôle clé en offrant aux enfants et à leurs familles un accueil chaleureux, personnalisé et bienveillant.
PRINCIPALES RESPONSABILITES
· Accueillir, renseigner, écouter et voir au confort des familles et de toute personne qui se présente ;
· Répondre, transférer, filtrer et prendre les messages téléphoniques ;
· Répondre, transférer, filtrer et redistribuer les courriels
· Référer les familles vers les partenaires du réseau (ex. médecin de famille, pharmacie communautaire, Info-Santé, GAP, CLSC, etc.)
· Aider à la gestion des dons de matériel aux familles ;
· Assurer une surveillance et veiller au bien-être des enfants qui doivent rester seuls dans la salle d’attente ;
· Effectuer un triage des demandes de rendez-vous pour les problèmes de santé ;
· Confirmer les rendez-vous avec les familles et les partenaires au besoin ;
· Maintenir à jour les rendez-vous dans la base de données et aviser les intervenantes et partenaires de tout changement
· Gérer la réception et l’envoi des télécopies ;
· Classement de documents dans la base de données ;
· Traitement de texte, mise en page, rédaction ;
· Commander le matériel administratif requis
QUALITÉS RECHERCHÉES :
- Être en mesure d’offrir un accueil chaleureux, dans le non-jugement et la bienveillance
- Discrétion et confidentialité
- Courtoisie, professionnalisme et esprit de collaboration
- Sens de l'organisation et capacité d'adaptation
- Aisance dans les communications interpersonnelles, autant orales et qu’écrites
QUALIFICATIONS :
· Bonne maîtrise du français verbal et écrit. Connaissances de base en anglais
· Bonne connaissance des logiciels de la suite MS Office (Outlook, TEAMS, Word, Excel)
· Aisance d'apprentissage face aux nouveaux logiciels (MYLE)
· Expérience en service à la clientèle
· Une formation en secrétariat, secrétariat médical ou toute autre combinaison d'études et d'expériences pertinentes au poste sera considérée
· Le/la candidat(e) doit croire en la mission et adhérer aux valeurs de L’Étoile
CONDITIONS DE TRAVAIL
· 14 heures par semaine, possibilité de 21 heures par semaine
· Principalement les lundis et vendredis
· Horaire de 8h30-16h00
· Flexibilité possible selon entente avec la direction
· Salaire concurrentiel
PROCESSUS DE SÉLECTION
· Date d’entrée en fonction : Le plus tôt possible
· Les candidatures doivent être envoyées par courriel à l’adresse suivante :
[email protected]
· Un CV et une lettre de présentation sont demandés
· Seules les personnes dont la candidature aura été retenue seront contactées
Mission de l’organisme :
L’Étoile est une clinique de pédiatrie sociale certifiée par la Fondation du Dr Julien. Elle dessert annuellement plus de 450 enfants de la MRC du Haut-Richelieu qui vivent dans des conditions nuisibles à leur développement telles que la pauvreté, la négligence, l’exposition à la violence et autres. L’équipe multidisciplinaire de L’Étoile, formée de professionnelles de la santé (médecins, infirmière) et des services sociaux (travailleuses sociales, psychoéducatrices, etc), leur offre des soins gratuits, personnalisés et adaptés à leurs besoins pour permettre à ces enfants de développer leur plein potentiel.
Type d'emploi : Temps partiel
Rémunération : 22,00$ à 25,00$ par heure
Expérience:
- Service à la clientèle: 1 an (Obligatoire)
- administration: 1 an (Souhaité)
Langue:
Lieu du poste : En présentiel
