Adjoint(e) administratif(ve) pour courtier immobilier
Équipe Lamant est à la recherche d'un(e) adjoint(e) administratif(ve) pour soutenir une équipe immobilière à haut volume réalisant plus de 100 transactions par année.
Nous cherchons une personne structurée, solide sous pression et orientée solutions, capable de prendre en charge les suivis administratifs, de garder les dossiers en mouvement et de soutenir le quotidien d'un courtier immobilier occupé avec rigueur, constance et sens de l'urgence.
Responsabilités principales
- Gérer le cycle administratif des dossiers immobiliers, de la mise en marché jusqu'à l'envoi du dossier final au notaire.
- Saisir les inscriptions dans Centris et Matrix, préparer les fiches descriptives, les descriptions et les addendas.
- Lire les documents immobiliers, vérifier l'exactitude des informations reçues et compléter les dossiers d'inscription et de vente.
- Assurer le suivi rigoureux des délais importants, incluant inspection, financement, conditions, documents à fournir et rendez-vous clés.
- Coordonner les communications avec les clients, les courtiers, les notaires, les fournisseurs et les autres parties prenantes.
- Gérer les demandes de visites, les suivis avec les courtiers et les communications liées aux dossiers actifs.
- Classer les documents dans la GED, préparer les rapports de transaction et envoyer les documents électroniquement au notaire via e-Z-max.
- Soutenir les courtiers dans leur quotidien administratif, incluant les courriels, appels, suivis, publications et priorités opérationnelles.
Profil recherché
- Expérience dans le domaine immobilier.
- Bonne connaissance de Centris, Matrix, e-Z-max, Prospects et des outils informatiques courants.
- Aisance avec les outils d'IA pour soutenir la recherche, la rédaction, l'organisation et le suivi des dossiers.
- Excellente maîtrise du français et de l'anglais, à l'oral comme à l'écrit.
- Minutie, sens de l'organisation, rapidité d'exécution et capacité à prioriser.
- Service client professionnel, clair et rassurant.
- Capacité à recevoir une rétroaction directe, à s'ajuster rapidement et à avancer avec professionnalisme.
Ce poste n'est pas pour vous si
- Vous avez besoin d'un encadrement constant pour avancer.
- Vous êtes inconfortable avec les priorités qui changent rapidement.
- Vous préférez un environnement administratif très calme et prévisible.
- Vous attendez qu'on vous dicte chaque prochaine étape avant de passer à l'action.
Ce que nous offrons
- Poste permanent à temps plein.
- Mode hybride, avec présence à Lachine privilégiée.
- Environnement immobilier dynamique, structuré et à haut volume.
- Stationnement gratuit.
- Salaire selon l'expérience, généralement entre 50 000 $ et 70 000 $.
Pour postuler
Veuillez faire parvenir votre CV à [email protected].
Ajoutez également un court paragraphe expliquant comment vous organiseriez une journée avec plusieurs priorités urgentes, par exemple une inspection à coordonner, un dossier notaire à envoyer, une fiche Centris à corriger et un client qui attend un retour.
Seules les personnes dont la candidature aura été retenue seront contactées.
Administrative Assistant for a Real Estate Broker
Équipe Lamant is looking for an administrative assistant to support a high-volume real estate team completing more than 100 transactions per year.
We are looking for a structured, steady-under-pressure and solution-oriented person who can take ownership of administrative follow-ups, keep files moving and support the day-to-day work of a busy real estate broker with rigor, consistency and a strong sense of urgency.
Main responsibilities
- Manage the administrative cycle of real estate files, from listing preparation to sending the final file to the notary.
- Enter listings in Centris and Matrix, and prepare property sheets, descriptions and addenda.
- Read real estate documents, verify the accuracy of information received and complete listing and sale files.
- Closely track key deadlines, including inspection, financing, conditions, required documents and important appointments.
- Coordinate communications with clients, brokers, notaries, suppliers and other stakeholders.
- Manage showing requests, broker follow-ups and communications related to active files.
- Organize documents in the GED, prepare transaction reports and send documents electronically to the notary through e-Z-max.
- Support brokers in their daily administrative work, including emails, calls, follow-ups, publications and operational priorities.
Profile we are looking for
- Experience in the real estate industry.
- Good knowledge of Centris, Matrix, e-Z-max, Prospects and common computer tools.
- Comfort using AI tools to support research, writing, organization and file follow-up.
- Excellent written and spoken French and English.
- Attention to detail, strong organization skills, speed of execution and ability to prioritize.
- Professional, clear and reassuring client service.
- Ability to receive direct feedback, adjust quickly and keep moving forward professionally.
This role is not for you if
- You need constant supervision to move forward.
- You are uncomfortable with rapidly changing priorities.
- You prefer a very calm and predictable administrative environment.
- You wait for someone to tell you every next step before taking action.
What we offer
- Permanent full-time position.
- Hybrid work model, with preferred presence in Lachine.
- Dynamic, structured and high-volume real estate environment.
- Free parking.
- Salary based on experience, generally between $50,000 and $70,000.
To apply
Please send your resume to [email protected].
Please also include a short paragraph explaining how you would organize a day with several urgent priorities, for example an inspection to coordinate, a notary file to send, a Centris sheet to correct and a client waiting for a follow-up.
Only selected candidates will be contacted.
Pay: $50,000.00-$70,000.00 per year
Benefits:
- Flexible schedule
- On-site parking
Work Location: Hybrid remote in Lachine, QC H8S 2P4
