About Us:
At United Way of Greater Moncton & SENB, we are dedicated to empowering everyone to improve lives and build strong communities. We are seeking a highly organized, professional, and reliable bilingual (English/French) Administrative Support Specialist to join our team. This role is essential in supporting the day-to-day operations of the organization and ensuring our programs, events, and administrative functions run smoothly.
Key Responsibilities:
- Provide administrative support to the CEO
- Answering and directing phone calls, emails, and other inquiries in a professional and timely manner
- Assisting with the preparation and coordination of meetings, including scheduling, gathering materials and preparing the meeting room.
- Support the administration of organizational programs and services, including community initiatives, the Seniors' Meal Program, transportation program, and other activities as assigned.
- Managing and organizing program-related documents and materials for various initiatives
- Supporting staff and volunteers by providing administrative assistance across different programs
- Helping with the day-to-day office operations and ensuring a well-organized workspace
- Assisting with data entry, record keeping, and maintaining accurate files as needed.
- Other general administrative tasks as required
Qualifications:
- Previous administrative or office experience preferred
- Strong communication skills, both written and verbal (English and French)
- Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, etc.) or similar software
- Excellent organizational and multitasking abilities
- A proactive attitude with attention to detail
- Ability to work independently and as part of a team
- Passion for supporting the work of a nonprofit and making a positive impact
How to Apply: Please submit your resume and a brief cover letter outlining your qualifications and interest in the role to [email protected]
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À propos de nous
À Centraide de la région du Grand Moncton et du Sud-Est du Nouveau-Brunswick, nous nous engageons à mobiliser les gens afin d'améliorer des vies et de bâtir des communautés fortes. Nous sommes à la recherche d'un(e) spécialiste du soutien administratif bilingue (français/anglais), organisé(e), professionnel(le) et fiable, pour se joindre à notre équipe. Ce rôle est essentiel pour soutenir les opérations quotidiennes de l'organisation et assurer le bon fonctionnement de nos programmes, événements et activités administratives.
Principales responsabilités
- Fournir un soutien administratif à la direction générale (CEO).
- Répondre aux appels téléphoniques, aux courriels et aux autres demandes de renseignements de manière professionnelle et en temps opportun.
- Participer à la préparation et à la coordination des réunions, y compris la planification, la préparation des documents et l'organisation des salles de réunion.
- Soutenir l'administration des programmes et services de l'organisation, notamment les initiatives communautaires, le Programme de repas pour les aînés, le programme de transport et d'autres activités, selon les besoins.
- Gérer et organiser les documents et le matériel liés aux différents programmes et initiatives.
- Offrir un soutien administratif aux employés et aux bénévoles dans le cadre de divers programmes.
- Contribuer aux opérations quotidiennes du bureau et veiller au maintien d'un environnement de travail bien organisé.
- Effectuer la saisie de données, la tenue de dossiers et le maintien de fichiers précis, au besoin.
- Accomplir d'autres tâches administratives générales selon les besoins.
Qualifications
- Expérience préalable en administration ou en soutien de bureau, un atout.
- Excellentes compétences en communication, tant à l'oral qu'à l'écrit, en français et en anglais.
- Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.) ou de logiciels similaires.
- Excellentes aptitudes en organisation et en gestion de multiples priorités.
- Attitude proactive et grand souci du détail.
- Capacité à travailler de façon autonome ainsi qu'au sein d'une équipe.
- Intérêt marqué pour le secteur communautaire et désir de contribuer positivement à la communauté.
Comment postuler
Veuillez soumettre votre curriculum vitæ ainsi qu'une courte lettre de motivation décrivant vos qualifications et votre intérêt pour le poste à [email protected].
Pay: $45,000.00-$50,000.00 per year
Benefits:
- Dental care
- On-site parking
- Vision care
Work Location: In person
