Agent ou agente de secrétariat

Université Laval -
Quebec City, QC

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Job details

Temporary | Full-time
$29.00–$34.55 an hour
4 hours ago

Qualifications

French
DEP
Microsoft Office

Full job description

Description de fonction

Rôle principal

Le rôle principal et habituel consiste à effectuer, à partir de directives générales, les tâches diversifiées relatives au suivi d'un ensemble de processus administratifs et au secrétariat afin d'assurer la bonne marche de l'ensemble des opérations d'une unité administrative.

Attributions caractéristiques

Anticipe et prévient les besoins des personnes qu'elle ou qu'il assiste tels que le rappel des échéanciers et des procédures administratives, le règlement d'un grand nombre de détails administratifs; discerne ce qui doit être porté à leur attention et leur transmet.

Assume la responsabilité des tâches de secrétariat afin d'assurer le suivi des processus sous sa responsabilité et de soutenir les personnes qu'elle ou qu'il assiste. À ce titre, tient l'agenda, filtre les appels téléphoniques, assure la responsabilité du courrier et du classement, convoque et organise des réunions, rédige des procès verbaux, des lettres et recueille diverses informations afin de les présenter sous les formes appropriées.

Tient à jour la comptabilité d'une unité administrative et applique les systèmes comptables en vigueur. Procède aux vérifications et aux conciliations requises.

Collabore à l'établissement des prévisions budgétaires et à la ventilation des différents comptes. Prépare des rapports-synthèses.

Assure le suivi et la mise à jour des dossiers et des échéanciers se rattachant à la gestion du personnel, à la comptabilité, à l'équipement, aux achats et à toute autre formalité administrative relative à son secteur. Prépare, complète et signe divers formulaires et en assure le suivi.

Assume la responsabilité de la création et de l'exploitation des banques de données et des applications informatiques nécessaires à la gestion des activités propres à son secteur.

Participe à la planification et à l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que colloques, congrès, voyages. Fait les convocations, les réservations de salles, de chambres, s'assure de la préparation et de la disponibilité du matériel et des documents requis dans les circonstances.

Répond à des demandes d'informations, diffuse et explique les renseignements relevant de son domaine de travail. Réfère les problèmes exceptionnels.

Veille au respect et à l'application des différents règlements et procédures en vigueur en liaison avec son secteur d'activités.

Note
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.

Qualifications requises

Scolarité : D.E.P. en secrétariat ou l'équivalent
Expérience : Quatre (4) années d'expérience pertinente.
Autres :

Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.

La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:

chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.

Tout ouvrir
Tout fermer

À titre d'information

Raison d’être du poste

Assurer une expérience d’accueil fluide et humaine, soutenir le fonctionnement administratif quotidien de la clinique, et contribuer à la qualité d’un milieu d’enseignement dans le respect de la confidentialité et des processus cliniques.

Responsabilités principales

Accueil et service à la clientèle

Accueillir les patients, vérifier l'identité et les orienter selon les consignes (rendez-vous, sans rendez-vous contrôlé, redirections, formulaire de consentement).
Répondre aux demandes (téléphone/courriel) et donner une information claire sur l’offre de service et les modalités d’accès.
Gérer les situations courantes et référer les enjeux sensibles au bon responsable.
Gérer la prise des rendez-vous.

Gestion administrative et facturation

Créer, mettre à jour et tenir à jour les dossiers administratifs (dans le dossier médical électronique et les outils internes).
Assurer le soutien administratif de la clinique : documents, suivis, courriels, classement, transmission sécurisée.
Effectuer la facturation selon les règles établies (actes non assurés, frais administratifs, formulaires, copies, etc.) et tenir les registres requis.
Produire et transmettre les documents administratifs (attestations, formulaires, copies de dossier, etc.) selon les procédures.

Soutien aux opérations de la clinique

Gérer l’agenda, la planification des rendez-vous, l’occupation des salles et la coordination des plages avec l’équipe clinique.
Assurer la coordination de base avec les services de soutien (entretien, TI, approvisionnement), signaler les bris ou incidents et en suivre la résolution. Assurer les communications par fax (envoi, réception, suivi, classement).
Soutenir la gestion des dossiers et des échanges administratifs avec les partenaires (laboratoire, services externes), selon les consignes.
Contribuer à la logistique d’accueil des stagiaires (accès, consignes, matériel de base) en collaboration avec la coordination.
Procédures de fermeture et d'ouverture de la clinique.

Approvisionnement et logistique clinique

Participer à l’approvisionnement : suivi des stocks, demandes de réapprovisionnement, réception et rangement du matériel selon les seuils établis.
Assurer l’étiquetage des échantillons, et soutenir la logistique de transport (ex. gestion des glacières, préparation et coordination des départs) selon les procédures cliniques et les ententes en place.

Support à la coordination (horaire et opérations)

Offrir un support direct à la coordonnatrice/au coordonnateur : suivi des horaires, coordination des salles, rappels et ajustements opérationnels.
Soutien logistique aux supervisions ou aux activités pédagogiques ponctuelles (réservations de salles, matériel, impression de cas cliniques)
Contribuer à la compilation de rapports (volume, no-show, demandes, irritants) pour les suivis d’opération.

Confidentialité, qualité et amélioration continue

Appliquer rigoureusement les règles de confidentialité et les bonnes pratiques de gestion de l’information.
Participer aux routines de qualité (checklists, registres, amélioration des processus d’accueil et de communication).

Compétences et attitudes attendues

Sens du service et de l’accueil, discrétion, rigueur, capacité à gérer plusieurs demandes, sens des priorités.
Aisance numérique (agenda, formulaires, systèmes; expérience en environnement clinique et aisance dans Office 365 un atout).
Dynamisme et débrouillardise, avec une approche orientée solutions.
Autonomie, fiabilité, esprit d’équipe, communication claire.
Fiabilité, jugement, tact, respect des règles et des délais.

Candidature

Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre un curriculum vitae récent.

Pour information, contactez Renée Savard à l'adresse suivante: [email protected]

Pour les gens de l'interne seulement, vous devez également adresser une copie de votre candidature au:

Syndicat des employés/es de l'Université Laval
Bureau 3578
Pavillon Alphonse-Desjardins
[email protected]

Lorsque l'affichage sera comblé, le nom et l'ancienneté de la personne l'ayant obtenu seront mentionnés sur l'intranet des Ressources humaines, dans la section "Résultats des concours".

Valorisant la diversité, l'Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées. La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.

Posez votre candidature

Lieu de travail
Faculté des sciences infirmières
Pavillon Ferdinand-Vandry
Ville de Québec

Numéro d'offre: 17721

Période d'affichage : Du 15-07-2026 au 22-07-2026

Statut et admissibilité

Affectation temporaire syndiquée
Ouvert à tous

Détails du poste

Classe 11
Taux horaire: 29.00$ à 34.55$
Salaire annuel: 52 960.67$ à 63 096.25$
Numéro de poste: 61693

Régime d'emploi: 35 heures/semaine
Horaire: Temps plein, horaire fixe
Du lundi au vendredi de 7h45 à 12h et 13h30 à 16h15

Budget: Fonctionnement
Située au cœur de la Capitale-Nationale, l’Université Laval se distingue par son dynamisme, son innovation et son excellence en matière de recherche scientifique et d’enseignement supérieur. Première université francophone d’Amérique du Nord, elle a formé à ce jour plus de 335 000 personnes. Reconnue par Forbes comme meilleur employeur au Canada en 2026, l’Université Laval, c’est près de 10 000 employées et employés qui œuvrent quotidiennement à la réalisation de sa mission.

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