The Search Clerk plays a key role in supporting corporate filings, maintenance, and supply requests through high-volume corporate name searches and due diligence activities. This role ensures accuracy, efficiency, and compliance with regulatory requirements while supporting seamless client service and internal operations.
The successful candidate will manage search requests, assist with filing preparation, maintain accurate records, and collaborate closely with corporate services and client teams in a fast-paced environment.
Key Responsibilities
- Conduct corporate name searches, NUANS reports, and filing support for incorporations, amendments, and maintenance filings
- Verify business name availability and identify potential compliance concerns
- Prepare accurate search results and filing documentation for internal teams and clients
- Maintain organized records and manage high-volume requests to meet deadlines and SLAs
- Support corporate supplies processing, data entry, and document management
- Respond to internal inquiries, provide status updates, and escalate issues where required
- Collaborate with corporate services and client teams to ensure efficient workflows
- Ensure compliance with federal and provincial registry requirements while maintaining confidentiality
- Identify opportunities to improve accuracy and operational efficiency
Skills, Knowledge and Expertise
- Fluent in French
- Proficiency with Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook)
- Experience with corporate search and filing systems is an asset
- Strong administrative, data entry, and typing skills
- Familiarity with corporate registries and NUANS searches preferred
- Strong attention to detail and organizational skills
- Ability to manage high-volume, repetitive tasks efficiently
- Strong communication and problem-solving abilities
- Ability to work independently and collaboratively in a fast-paced environment
Benefits
At Dye & Durham we strive to be visionaries! As a leader in our field, we ensure our employees are ready for the next challenge in their journey with us by offering internal and external training opportunities. We offer competitive salaries and a whole host of benefits including healthcare, pension, company discounts, wellness programs, and paid days off to move house or volunteer for your favourite charity.
In line with the amended Employment Standards Act 2000, the salary for this role is:
$50K, dependent on assessment of skills during the interview process.
Do you share our DNA?
- We ask how tomorrow can be better than today
- We are passionate about solving our customer's challenges
- Our ideas break boundaries
- We value different perspectives and encourage dialogue
- We take ownership and celebrate together
#DDhp
Le commis aux recherches joue un rôle essentiel dans le soutien des dépôts, de la maintenance et des demandes de fournitures de l’entreprise en effectuant des recherches approfondies de noms d’entreprises et des activités de diligence raisonnable à volume élevé. Ce rôle assure l’exactitude, l’efficience et la conformité aux exigences réglementaires tout en soutenant un service à la clientèle harmonieux et les opérations internes.
Le candidat retenu gérera les demandes de recherche, aidera à la préparation des dossiers, assurera la tenue de registres précis et collaborera étroitement avec les services corporatifs et les équipes de clientèle dans un environnement dynamique.
Principales responsabilités
- Effectuer des recherches de noms d’entreprise, des rapports NUANS et un soutien au dépôt pour les constitutions, les modifications et les dépôts de maintien
- Vérifier la disponibilité du nom de l’entreprise et relever les problèmes de conformité potentiels
- Préparer des résultats de recherche et des documents de dépôt exacts pour les équipes internes et les clients
- Tenir des dossiers organisés et gérer les demandes à volume élevé pour respecter les délais et les ententes sur les niveaux de service
- Soutenir le traitement des fournitures de l’entreprise, la saisie de données et la gestion des documents
- Répondre aux demandes de renseignements internes, fournir des mises à jour sur l’état d’avancement et transmettre les problèmes, au besoin
- Collaborer avec les services d’entreprise et les équipes clientes pour assurer l’efficacité des flux de travail
- Assurer la conformité aux exigences des registres fédéraux et provinciaux tout en maintenant la confidentialité
- Cerner les occasions d’améliorer l’exactitude et l’efficience opérationnelle
Compétences, connaissances et expertise
- Maîtrise du français
- Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook)
- L’expérience des systèmes de recherche et de dépôt de documents d’entreprise est un atout
- Solides compétences en administration, en saisie de données et en dactylographie
- Familiarité avec les registres des entreprises et les recherches NUANS, un atout
- Souci du détail et sens de l’organisation
- Capacité à gérer efficacement des tâches répétitives et à volume élevé
- Solides aptitudes à la communication et à la résolution de problèmes
- Capacité de travailler de façon autonome et en collaboration dans un environnement où les activités se déroulent à un rythme rapide
Avantages sociaux
Chez Dye et Durham, nous nous efforçons d’être des visionnaires! En tant que leader dans notre domaine, nous veillons à ce que nos employés soient prêts pour le prochain défi de leur parcours avec nous en leur offrant des possibilités de formation interne et externe. Nous offrons des salaires concurrentiels et toute une gamme d’avantages, notamment les soins de santé, un régime de retraite, des rabais offerts par l’entreprise, des programmes de bien-être et des jours de congé payés pour déménager ou faire du bénévolat pour l’organisme de bienfaisance de votre choix.
Conformément à la Loi de 2000 sur les normes d’emploi modifiée, le salaire pour ce poste est le suivant : 50 K$, selon l’évaluation des compétences au cours du processus d’entrevue.
Partagez-vous notre ADN?
- Nous nous demandons comment demain peut être meilleur qu’aujourd’hui.
- Nous sommes passionnés par la résolution des défis de nos clients.
- Nos idées repoussent les limites
- Nous accordons de l’importance à différentes perspectives et encourageons le dialogue.
- Nous nous approprions les choses et célébrons ensemble.
Dye & Durham is a global leader in legal technology. The company’s three categories of integrated solutions – practice management, data insights and due diligence, and client onboarding – give solicitors the essential tools they need to run their firms, from client acquisition to case management and legal accounting, and everything in between.
Trusted by thousands of legal practitioners globally, Dye & Durham helps law firms achieve more growth with less effort.
