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Le Pôle bien-être étudiant offre une gamme de services de santé aux étudiants de McGill en mettant l’accent sur la sensibilisation, la prévention et l’intervention précoce. Le Pôle bien-être étudiant compte divers cliniciens qui offrent des rencontres individuelles, de la thérapie de groupe et d’autres services. Au sein du Pôle bien-être étudiant, l’Annexe Vie saine est axée sur la promotion de la santé et offre des programmes de soutien par les pairs pour le campus Macdonald et celui du centre-ville.
Poste disponible dès septembre 2026.
Sommaire du poste:
Sous la responsabilité du superviseur, le titulaire du poste effectue des tâches administratives et de soutien au bureau pour le pôle bien-être étudiant. Il agit en tant que personne-ressource, spécialisée dans le soutien à l'équipe de santé mentale du SWH, et apporte un soutien général à l'ensemble du Pôle .
Responsabilités principales:
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Fournit un soutien administratif et clérical à l'équipe du pôle, en se concentrant notamment, mais sans s'y limiter, sur l'équipe de santé mentale.
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Agit en tant que personne-ressource concernant les politiques et procédures du pôle bien-être étudiant. Résout les problèmes relevant de son domaine de responsabilité en suivant les principes de soins collaboratifs, en consultant la documentation pertinente et en assurant la liaison avec la direction du pôle si nécessaire.
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Les tâches spécifiques visant à soutenir l'équipe de santé mentale peuvent inclure : Sous la direction des membres concernés de l'équipe de direction,
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Examiner les prévisions hebdomadaires du pôle concernant les délais d'attente pour les rendez-vous et signaler aux membres concernés de l'équipe de direction du pôle tout sujet de préoccupation concernant les délais d'attente ou la diminution de la capacité.
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S'assurer que les horaires des cliniciens sont exacts et que tous les rendez-vous non programmés sont utilisés. S'assurer que les nouveaux rendez-vous sont répartis de manière appropriée entre les membres de l'équipe.
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S'assurer que les calendriers sont à jour dans le système de réservation en ligne et aider à effectuer les mises à jour ou les modifications nécessaires.
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Coordonner les demandes de transfert des étudiants.
- Soutenir le traitement des demandes de dossiers scolaires en préparant les fichiers, en compilant les documents requis et en récupérant les informations pertinentes selon les instructions de la direction.
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Aide à l'organisation de réunions spéciales pour l'équipe du pôle en contactant les participants, en préparant l'ordre du jour et les documents pertinents, en réservant les salles de réunion, en assistant aux réunions, en rédigeant les procès-verbaux, en diffusant les procès-verbaux, en assurant le suivi des mesures à prendre et en assurant le suivi des décisions dans le domaine de responsabilité.
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Soutient l'équipe des opérations dans la gestion des paiements aux fournisseurs.
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Aide à la préparation des notes de frais et au traitement du rapprochement des cartes de crédit d'entreprise.
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Participe à la préparation des documents d'intégration des nouveaux employés et communique avec les parties concernées.
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Planifier les réunions d'intégration avec les nouveaux employés en coordonnant les créneaux horaires disponibles avec les membres du personnel concernés du pôle.
Autres compétences et/ou aptitudes:
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Doit être orienté vers le client et le service, ce qui implique notamment d'être accessible, réactif, attentif et serviable.
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Assiste tous les clients avec une attitude positive, du tact et de la diplomatie, tout en conservant une attitude et une apparence professionnelles en toutes circonstances.
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Fait preuve d'ingéniosité et d'une capacité à recevoir, conserver et transmettre clairement des informations, avec une aptitude avérée à communiquer de manière claire et efficace à tous les niveaux.
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Avoir une capacité avérée à être proactif et à consacrer toute son attention à la clientèle. Avoir une capacité avérée à répondre aux appels avec professionnalisme et tact, tout en traitant avec patience et calme les clients anxieux.
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Être précis et avoir un sens aigu du détail.
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Avoir une capacité avérée à fournir un soutien pour diverses activités administratives.
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Avoir une capacité avérée à travailler de manière autonome et en équipe.
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Capacité démontrée à prendre des initiatives, à résoudre des problèmes et à organiser le travail dans son domaine de responsabilité.
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Solides compétences organisationnelles, capacité à mener plusieurs tâches de front, à établir des priorités et à travailler sous pression pour respecter plusieurs échéances dans un environnement dynamique et en constante évolution.
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Discrétion avérée dans le traitement des informations confidentielles. Veiller à ce que les clients issus de cultures, d'origines ethniques, d'identités sexuelles et de genre, de religions ou de croyances diverses et de tous types de capacités bénéficient d'un traitement équitable et aient accès aux services.
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Aisance avérée dans l'utilisation des applications technologiques et capacité prouvée à travailler dans un environnement PC à l'aide de MS Word, Excel et Outlook.
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La capacité avérée à travailler avec des systèmes d'information cliniques et administratifs tels que Titanium, Medesync, etc. est un atout très important.
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Anglais et français, parlé et écrit. Connaissance du français et de l'anglais: L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication verbale et écrite en anglais. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été déterminé comme étant de niveau # 4 (usage courant) sur une échelle de 0-4.
En tant qu'un des meilleurs employeurs de Montréal, voici ce que nous offrons :
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Avantages sociaux concurrentiels (santé, dentaire, assurance-vie)
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Régime de retraite à cotisations définies (avec contribution de l'employeur jusqu’à 10%)
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Régime enregistré d'épargne-retraite (RÉER) et Compte d’épargne l’abri de l’impôt (CÉLI)
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Politique de vacances compétitive
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Deux (2) journées personnelles
Deux (2) congés flottants -
Neuf (9) « vendredis d'été » – congés payés entre la fête de la St-Jean Baptiste et la fête du Travail
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Congés payés pendant la période des vacances de décembre
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Crédit pour frais de scolarité pour le personnel régulier (100%) et leurs personnes à charge (66%)
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Jusqu'à deux (2) jours de travail à distance par semaine lorsque le poste le permet
Avant de postuler, veuillez noter que pour travailler à l'Université McGill, vous devez être autorisé à travailler au Canada et disposé à travailler dans la province de Québec sur le campus où le poste est basé/situé.
Pour une définition de nos niveaux de compétence linguistique écrite et parlé, veuillez cliquer ici.
Formation et expérience minimales requises :
DEP - Études de secrétariat 4 ans Expérience pertinente / DEP - Systèmes de bureautique
Salaire horaire :
(AAPNEUM Niveau F) $29.42 - $36.46
Heures par semaine :
33.75 (Temps plein)
Superviseur :
Administrative Supervisor
Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :
2027-10-31
Date limite pour postuler :
2026-08-12
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, [email protected].
