Nous sommes à la recherche d'un(e) Coordonnateur(trice) administratif(ve) et Réceptionniste organisé(e), polyvalent(e) et soucieux(se) du détail pour assurer le bon fonctionnement quotidien de notre bureau. Le candidat idéal possède un excellent sens du service, fait preuve d'initiative et évolue avec aisance dans un environnement professionnel dynamique.
Principales responsabilités
- Accueillir les visiteurs, répondre aux appels téléphoniques et gérer le courrier ainsi que les services de messagerie.
- Assurer un soutien administratif au président, notamment la gestion de l'agenda, la coordination des réunions, l'organisation des déplacements, la préparation des comptes de dépenses et le suivi des demandes de signature.
- Fournir un soutien administratif à l'ensemble du personnel, incluant la préparation de documents, le classement, la numérisation, la coordination logistique et le traitement des demandes administratives.
- Gérer les salles de réunion, les fournitures de bureau, l'inventaire de la cuisine et veiller au bon entretien des espaces communs.
- Assurer la liaison avec les fournisseurs, les prestataires de services et le gestionnaire de l'immeuble.
- Offrir un soutien administratif aux équipes de comptabilité et de fiscalité, incluant la saisie de données, la vérification de factures et la préparation de rapports.
- Participer à l'organisation d'événements corporatifs, de réunions, de projets spéciaux et fournir un soutien administratif à certaines fondations et dossiers familiaux.
- Effectuer toute autre tâche administrative nécessaire au bon fonctionnement du bureau.
Qualifications recherchées
- Excellentes aptitudes en organisation et en gestion des priorités.
- Grande attention aux détails et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
- Excellentes habiletés en communication et en relations interpersonnelles.
- Maîtrise de la suite Microsoft Office et des outils bureautiques courants.
- Capacité à travailler de façon autonome tout en collaborant efficacement avec une équipe.
- Une expérience dans un poste de réception, de coordination administrative ou d'adjoint(e) administratif(ve) constitue un atout.
Profil recherché
- Attitude positive et orientée vers le service.
- Professionnalisme, discrétion et respect de la confidentialité.
- Esprit d'initiative et capacité à résoudre les problèmes.
- Polyvalence, flexibilité et volonté de répondre aux besoins administratifs de l'organisation.
**ENGLISH VERSION**
We are seeking a highly organized, detail-oriented, and proactive Administrative Coordinator & Receptionist to support the daily operations of our office. The ideal candidate is collaborative, adaptable, and thrives in a fast-paced professional environment.
Key Responsibilities
- Welcome visitors, answer phone calls, and manage incoming mail and courier services.
- Provide administrative support to the President, including calendar management, meeting coordination, travel arrangements, expense reports, and signature requests.
- Support staff with document preparation, filing, scanning, correspondence, logistics, and administrative requests.
- Coordinate meeting rooms, office supplies, kitchen inventory, and maintain shared office spaces.
- Liaise with vendors, building management, and service providers.
- Assist with data entry, invoice verification, reporting, and administrative support for the accounting and tax teams.
- Help organize corporate events, meetings, special projects, and provide administrative support for family office and foundation-related activities.
- Perform other administrative duties as required to ensure smooth office operations.
Qualifications
- Excellent organizational and time management skills.
- Strong attention to detail and ability to manage multiple priorities.
- Professional communication and interpersonal skills.
- Proficiency with Microsoft Office and standard office software.
- Ability to work independently while collaborating effectively with a team.
- Previous experience in an administrative, executive assistant, or receptionist role is considered an asset.
What We're Looking For
- Positive, service-oriented attitude.
- Discretion and professionalism when handling confidential information.
- Strong problem-solving skills and initiative.
- Flexible and willing to support the evolving needs of the office and leadership.
Rémunération : 65 000,00$ à 70 000,00$ par an
Lieu du poste : En présentiel
