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Adjoint(e) exécutif(ve) et administratif(ve) – Family Office
Lieu : Montréal
Poste : Temps plein
Mode de travail : hybride – télétravail et présentiel
Un family office privé gérant différents investissements, entreprises et projets entrepreneuriaux est à la recherche d’un(e) adjoint(e) exécutif(ve) et administratif(ve) organisé(e), proactif(ve) et débrouillard(e).
La personne offrira un soutien direct au dirigeant et jouera un rôle clé dans la coordination administrative ainsi que le suivi auprès des clients, partenaires et fournisseurs.
Nous recherchons avant tout une personne qui prend en charge les dossiers, effectue les suivis et s’assure que les choses avancent jusqu’à leur réalisation.
Principales responsabilités
- Gérer l’agenda, les rendez-vous et les priorités du dirigeant.
- Coordonner les réunions et les déplacements.
- Effectuer les rappels et suivis des engagements et échéances.
- Assurer le suivi auprès des clients, partenaires et fournisseurs.
- Coordonner les demandes de soumissions, commandes, factures et paiements.
- Suivre les dossiers et actions en suspens jusqu’à leur résolution.
- Organiser et maintenir les documents et dossiers administratifs.
- Assurer la coordination administrative de différents projets et entreprises.
- Soutenir le dirigeant dans certains dossiers personnels et professionnels confidentiels.
Profil recherché
- Minimum de 3 ans d’expérience dans un rôle d’adjoint(e) exécutif(ve), administratif(ve) ou similaire.
- Excellent sens de l’organisation et grande rigueur dans les suivis.
- Proactif(ve), autonome et débrouillard(e).
- Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.
- Excellent jugement, discrétion et confidentialité.
- Excellente communication en français et en anglais.
- Maîtrise de Microsoft Office, Outlook et des outils de collaboration.
Ce que nous offrons
Un rôle diversifié avec beaucoup d’autonomie au sein d’un environnement entrepreneurial dynamique. Vous serez exposé(e) à différents investissements, entreprises et projets.
Rémunération compétitive selon l’expérience.
Les personnes intéressées sont invitées à soumettre leur CV accompagné d’une courte présentation.
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Executive & Administrative Assistant – Family Office
Location : Montréal
Position: Full-time
Work Model: Hybrid – Remote and In-Person
A private family office managing a diversified portfolio of investments, businesses, and entrepreneurial projects is seeking an organized, proactive, and resourceful Executive & Administrative Assistant.
The successful candidate will provide direct support to the executive and play a key role in administrative coordination and follow-up with clients, partners, and suppliers.
We are looking for someone who takes ownership of tasks, follows up consistently, and ensures that matters move forward through completion.
Key Responsibilities
- Manage the executive's calendar, appointments, and priorities.
- Coordinate meetings and travel arrangements.
- Provide reminders and follow up on commitments and deadlines.
- Follow up with clients, partners, and suppliers.
- Coordinate quotations, orders, invoices, and payments.
- Track outstanding matters and action items through resolution.
- Organize and maintain administrative documents and records.
- Provide administrative coordination across various projects and businesses.
- Support the executive with selected confidential personal and professional matters.
Candidate Profile
- Minimum 5 years of experience in an executive assistant, administrative assistant, or similar role.
- Excellent organizational skills and strong attention to follow-up and execution.
- Proactive, autonomous, and resourceful.
- Ability to manage multiple priorities simultaneously.
- Strong judgment, discretion, and confidentiality.
- Excellent communication skills in French and English.
- Proficiency with Microsoft Office, Outlook, and collaboration tools.
What We Offer
A diversified role with a high level of autonomy in a dynamic entrepreneurial environment. You will gain exposure to various investments, businesses, and projects.
Competitive compensation based on experience.
Interested candidates are invited to submit their résumé along with a brief introduction outlining their relevant experience.
Pay: $50,000.00-$85,000.00 per year
Work Location: Hybrid remote in Montréal, QC
