Poste : contrat temporaire de 12 mois, prolongation possible, de 35 à 40 heures semaine
Taux horaire : à partir de 22,72$/heure, selon la formation et l’expérience
Date d’entrée en poste : dès que possible
Description du poste
Sous la supervision de la direction générale, l’adjoint(e) administratif(ve) occupe un rôle central au sein du Patro et contribue activement au bon fonctionnement des opérations quotidiennes. Véritable personne-ressource, il ou elle assure un soutien administratif essentiel à la direction et aux différents services. La personne participe à la réalisation de la mission sociale du Patro en veillant à une gestion efficace, structurée et professionnelle des activités administratives.
Rejoindre le Patro, c’est évoluer dans un milieu stimulant où les valeurs humaines, l’engagement communautaire et la collaboration occupent une place importante.
Responsabilités principales
Volet administration
- Élaborer, mettre à jour et améliorer les politiques et procédures internes.
- Appuyer les différents services dans leurs activités administratives.
- Rédiger, réviser et mettre en forme des documents.
- Assurer le classement, l’archivage et la gestion documentaire.
- Effectuer la mise à jour des bases de données (CRM, Amilia, etc.).
Volet gestion des inscriptions - mandat temporaire
- Assurer la gestion des inscriptions aux activités sportives, de loisirs et d’entraide.
- Assurer le suivi de la facturation (paiements, remboursements, etc.)
- Produire des rapports d’inscription ainsi que des statistiques de participation.
- Collaborer avec les responsables d’activités afin de garantir le bon fonctionnement des programmes.
- Former les employés à l’utilisation du logiciel d’inscription dans le cadre de leurs fonctions.
Volet soutien à la direction et gouvernance
- Planifier et préparer la documentation pour le conseil d’administration (CA et AGA) et les différents comités : ordres du jour, procès-verbaux, rapports, résolutions.
- Soutenir la direction dans la préparation, le suivi et la coordination des dossiers administratifs.
- Préparer des rapports, tableaux de bord et documents destinés à la direction.
- Organiser les réunions et assurer la gestion des agendas de la direction et des comités.
Profil recherché
Expérience :
- Minimum de 1 à 3 années d’expérience dans un poste similaire ou expérience pertinente en soutien administratif.
- Expérience en milieu communautaire (atout).
- Connaissance des pratiques de gouvernance (atout).
Scolarité :
- Diplôme en administration, bureautique, secrétariat, gestion ou domaine connexe
Compétences :
- Bonne capacité rédactionnelle
- Sens de l’organisation et rigueur
- Gestion des priorités et autonomie
- Polyvalence et réactivité
- Discrétion et confidentialité
- Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, Teams) et aisance informatique
- Excellente maîtrise du français écrit et oral
