English follows
Aperçu du poste
Le/la Coordonnateur(trice) Immobilier soutient l’équipe immobilière dans les opérations quotidiennes du portefeuille. Ce rôle est idéal pour une personne organisée qui souhaite contribuer aux activités administratives, opérationnelles et locatives d’un portefeuille immobilier diversifié et en croissance.
La personne titulaire du poste collabore étroitement avec les équipes de gestion immobilière, de construction, les locataires, les entrepreneurs et les fournisseurs afin d’assurer le bon déroulement des opérations et le maintien d’un environnement de qualité pour les occupants.
Responsabilités
Soutien administratif et gestion documentaire
- Assurer la préparation de documents, la gestion des dossiers, le classement et la saisie de données.
- Maintenir à jour les bases de données, listes de contacts, dossiers locataires et registres administratifs.
- Organiser et maintenir la documentation liée aux propriétés, locataires et projets.
- Effectuer le suivi des demandes reçues dans les boîtes courriel partagées.
Coordination des opérations immobilières
- Soutenir les opérations quotidiennes du portefeuille immobilier en assurant le respect des processus et procédures internes.
- Participer à l’intégration des nouveaux locataires.
- Préparer les communications destinées aux locataires concernant les activités de maintenance, les travaux et les avis opérationnels.
- Répondre aux demandes des locataires et assurer les suivis requis.
Maintenance et gestion des fournisseurs
- Coordonner les demandes de maintenance et de services avec les équipes internes, les locataires, les entrepreneurs et les fournisseurs.
- Planifier et assurer le suivi des inspections préventives des systèmes de sécurité incendie, équipements CVAC, génératrices, quais de chargement et portes de garage.
- Gérer les demandes d’entretien des immeubles via le système de billetterie, incluant les travaux de plomberie, d’électricité, de toiture, d’éclairage et autres interventions.
- Maintenir des relations de travail efficaces avec les fournisseurs, entrepreneurs et prestataires de services.
Soutien aux projets immobiliers
- Soutenir les équipes de gestion immobilière et de construction dans le cadre des opérations courantes et des projets.
- Participer aux demandes de permis et aux suivis auprès des autorités municipales et organismes réglementaires.
- Coordonner les activités administratives liées aux aménagements locatifs, travaux de maintenance et projets de construction.
- Organiser les visites de sites, les accès aux immeubles, les interventions des entrepreneurs et les réunions de projets.
- Fournir un soutien administratif et opérationnel dans le cadre d’initiatives ponctuelles et de projets spéciaux, selon les besoins de l’équipe immobilière.
- Effectuer toute autre tâche connexe.
Facteurs de Succès
- Formation en administration, immobilier, gestion de projets ou domaine connexe.
- Expérience en immobilier, gestion immobilière, coordination de projets ou administration de construction considérée comme un atout.
- Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.
- Grande attention aux détails et fortes habiletés en résolution de problèmes.
- Excellentes compétences en communication, coordination et service à la clientèle.
- Approche professionnelle, proactive et orientée vers les résultats.
- Capacité à travailler de façon autonome tout en collaborant efficacement avec différentes équipes.
- Maîtrise de la suite Microsoft Office, particulièrement Excel et Outlook.
- Bilinguisme requis : la maîtrise de l’anglais est nécessaire en raison des interactions fréquentes avec des partenaires, fournisseurs et locataires pancanadiens majoritairement anglophones. Cette langue est utilisée fréquemment dans le cadre des communications écrites et orales. Un niveau avancé est requis.
Les candidats interviewés recevront une mise à jour dans les 45 jours suivant leur entrevue finale.
Nous pouvons utiliser des outils assistés par l’intelligence artificielle à certaines étapes du processus de recrutement ; toutes les décisions finales sont prises par notre équipe de recrutement.
-
Job Overview
The Real Estate Coordinator supports the Real Estate team in the day-to-day operations of the portfolio. This role is ideal for an organized individual looking to contribute to the administrative, operational, and tenant-related activities of a diverse and growing real estate portfolio.
The incumbent works closely with Property Management and Construction teams, tenants, contractors, and suppliers to ensure the smooth operation of the portfolio and the delivery of a high-quality environment for occupants.
Keys Responsibilities
Administrative Support & Document Management
Prepare documents, manage files, maintain records, and perform data entry.
Maintain databases, contact lists, tenant files, and administrative records.
Organize and maintain documentation related to properties, tenants, and projects.
Monitor and follow up on requests received through shared mailboxes.
Real Estate Operations Coordination
Support the day-to-day operations of the real estate portfolio while ensuring compliance with internal processes and procedures.
Assist with the onboarding of new tenants.
Prepare tenant communications related to maintenance activities, construction work, and operational notices.
Respond to tenant requests and ensure appropriate follow-up.
Maintenance & Vendor Management
Coordinate maintenance and service requests with internal teams, tenants, contractors, and suppliers.
Schedule and monitor preventative maintenance inspections for fire safety systems, HVAC equipment, generators, loading docks, and overhead doors.
Manage building maintenance requests through the work order system, including plumbing, electrical, roofing, lighting, and other facility-related issues.
Maintain effective working relationships with suppliers, contractors, and service providers.
Real Estate Project Support
- Support Property Management and Construction teams with ongoing operations and projects.
- Assist with permit applications and follow up with municipal authorities and regulatory bodies.
- Coordinate administrative activities related to tenant fit-ups, maintenance work, and construction projects.
- Organize site visits, building access, contractor interventions, and project meetings.
- Perform ad hoc administrative and operational tasks as required to support the Real Estate team and portfolio activities.
- Perform other related duties as required.
Success Factors
Education in Administration, Real Estate, Project Management, or a related field.
Experience in real estate, property management, project coordination, or construction administration is considered an asset.
Strong organizational and time management skills with the ability to manage multiple priorities simultaneously.
Strong attention to detail and excellent problem-solving abilities.
Excellent communication, coordination, and customer service skills.
Professional, proactive, and results-oriented approach.
Ability to work independently while collaborating effectively with various teams.
Proficiency in Microsoft Office Suite, particularly Excel and Outlook.
Bilingualism required: Proficiency in English is necessary due to frequent interactions with predominantly English-speaking pan-Canadian partners, suppliers, and tenants. This language is frequently used in both written and verbal communications. An advanced level is required.
Interviewed candidates will receive an update within 45 days following their final interview.
AI-assisted tools may be used at certain stages of the recruitment process; all final decisions are made by our recruitment team.
