Le Rôle, Ton Impact:
Relevant de la direction corporative des achats, le Spécialiste du processus d’appels d’offres et contrats est responsable de structurer, déployer et faire respecter les processus liés aux appels d’offres et à la gestion contractuelle, en collaboration étroite avec les équipes d’approvisionnement, les partenaires internes et les usagers du système.
Le titulaire agit comme référence fonctionnelle pour les processus, les gabarits, les règles et les bonnes pratiques, et contribue directement à la conformité, à l’efficacité et à la qualité des engagements contractuels de l’organisation.
Ce rôle est clé pour assurer la discipline, la conformité et la qualité des engagements contractuels de l’organisation, tout en soutenant l’évolution et la maturité de la fonction approvisionnement.
Principales responsabilités :
Processus d’appels d’offres
- Définir, documenter et maintenir les processus corporatifs d’appels d’offres (RFI, RFP, RFQ), incluant les étapes, rôles, responsabilités et livrables.
- Accompagner les équipes d’approvisionnement et les partenaires internes dans la planification et l’exécution des appels d’offres.
- Développer et maintenir les gabarits standards (documents d’appel d’offres, grilles d’évaluation, communications fournisseurs).
- Assurer l’application uniforme des règles de gouvernance, d’éthique et de transparence dans les processus d’appel d’offres.
Gestion contractuelle
- Structurer et faire évoluer le cadre de gestion des contrats fournisseurs (création, approbation, suivi, renouvellement et archivage).
- Définir et maintenir les gabarits contractuels, clauses standards et exigences minimales, en collaboration avec les équipes juridiques et financières.
- Assurer la conformité des contrats aux politiques, procédures et cadres de gouvernance en vigueur.
- Soutenir les équipes dans l’utilisation des outils d’achats pour la gestion des contrats (ex. Coupa, ERP).
Gouvernance, conformité et adoption
- Assurer la gouvernance de l’adoption des processus, politiques et procédures d’appels d’offres et de contrats par l’ensemble des usagers du système.
- Mettre en place des mécanismes de contrôle et de suivi afin d’assurer la conformité et la qualité des dossiers.
- Identifier les écarts, recommander des actions correctives et contribuer à l’amélioration continue des pratiques.
- Agir comme point de référence pour les questions liées aux processus et à leur application.
- Développer et animer des activités de formation, de sensibilisation et de communication pour les employés afin d’assurer la compréhension, l’adhésion et l’application des processus d’appels d’offres.
Amélioration continue et performance
- Analyser les processus existants afin d’identifier les opportunités d’amélioration en termes d’efficacité, de délais et de qualité.
- Définir et suivre des indicateurs de performance liés aux appels d’offres et à la gestion contractuelle.
- Contribuer aux projets d’évolution des outils et des pratiques d’approvisionnement.
- Contribuer à l’optimisation de l’utilisation des outils de Sourcing par la standardisation des pratiques, l’amélioration de la qualité des données et la fiabilité de l’information contractuelle.
Tes atouts pour ce poste:
- Formation: Diplôme universitaire en administration, gestion, approvisionnement, droit des affaires ou autre domaine pertinent.
- Expérience: Expérience pertinente en approvisionnement, appels d’offres, gestion contractuelle ou gouvernance des processus.
- Atouts: Expérience avec des outils d’achats ou ERP, notamment Coupa (P2P) et Coupa Sourcing Optimization (atout important).
- Compétences: Rigueur élevée et fort sens de la conformité, capacité à structurer, documenter et standardiser des processus. Aptitudes analytiques pour interpréter les données issues des outils d’achats et soutenir l’amélioration continue et la standardisation des processus. Excellentes habiletés de communication et de collaboration avec des parties prenantes variées. Capacité à influencer sans autorité hiérarchique. Orientation client interne et amélioration continue. Excellentes aptitudes en français et en anglais.
