Relevant du directeur des ressources humaines, l’adjoint(e) administratif(ive) à la réception et aux ressoures humaines assure le premier contact des visiteurs. Elle effectue un travail clérial de réception (50%), et est appelé à effectuer plusieurs tâches clériales pour l’équipe des ressources humaines (50%)
- Répondre au téléphone et aux communications par courriel;
- Accueillir les visiteurs et tenir le registre des visiteurs;
- Recevoir et trier le courrier;
- Préparer l’expédition de colis externes;
- Gérer la flotte de véhicules de Trevi et les vignettes A25;
- Commander diverses fournitures pour les bureaux et les magasins;
- Procéder à la réservation de chambres d’hôtel;
- Gérer le processus de paiement de contraventions et de factures;
- Procéder à la réservation de salles;
- Veiller au bon déroulement des comités du conseil administratif (repas, café);
- Gérer la boutique des employés;
- Veiller à la gestion des stocks de la boutique des employés;
- Procéder à la réinitialisation de mots de passe (Dayforce);
- Gère de compte de dépense du directeur des ressources humaines;
- Participer à l’organisation des activités du comité social de l’entreprise (décoration occassions, fêtes des employés, etc.)
- Assurer le suivi administratif des dossiers de nouveaux employés;
- Effectuer certaines vérifications administratives et préemploi;
- Produire, mettre à jour et classer différents documents RH;
- Assurer le maintien et la conformité des dossiers employés;
- Effectuer différentes entrées de données et suivis dans les systèmes RH;
- Participer à la gestion administrative des formations;
- Effectuer des suivis administratifs liés aux accès, documents et plateformes internes;
- Supporter la formation en procédant à l'inscription des formations dans le tableau de suivi, en émettant les cartes de compétences, en assurant la correction de certains tests de compétences examens commis;
- Participer à certaines présélections téléphoniques;
- Offrir un soutien administratif à l’équipe RH;
- Procéder à la mise en page de documents de formation..
- Collaborer à différents projets RH et corporatifs.
- Tout autre tâches connexes.
- DEP en secrétariat et/ou DEC en techniques administratives et/ou en ressources humaines;
- Expérience de travail de 2 ans dans des fonctions similaires;
- Être en mesure de travailler dans un environnement avec des priorités changeantes;
- Capacité d'assimilation rapide - vivacité d'esprit;
- Savoir bien gérer son stress, faire preuve de jugement;
- Faire preuve d'une grande capacité d'adaptation et d'organisation;
- Avoir une attitude positive et une approche chaleureuse et professionnelle;
- Bilingue (doit être en mesure de parler et d'écrire en français et anglais - 50% des appels sont reçues dans la langue anglaise);
- Maîtriser la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, Teams, One Drive);
- Detenir un niveau intermédiaire sur Word- un test de compétence pourrait être demandé afin de valider notre niveau de compétence.
- Poste permanent à temps complet de jour;
- Horaire du lundi au vendredi, de 8h00 à 16h30
- Poste en présentiel
