- Supporter les gestionnaires des ventes dans leurs tâches administratives et faire des appels pour trouver les informations de clients potentiels;
- Coordonner les détails concernant les groupes;
- Maintenir à jour les inventaires de chambres et les informations des groupes dans le système d’exploitation des ventes;
- Remplacer les gestionnaires et la coordonnatrice banquet dans leurs fonctions lorsque nécessaire;
- Accueillir, diriger et répondre aux besoins (photocopie, courriel ou fax) et aux questions des clients lorsqu’ils se présentent au bureau de l’administration;
- Assister la Directrice des ventes dans ces fonctions;
- Exécuter toutes autres tâches administratives tel que répondre au téléphone, prendre des messages, diriger les courriels et les appels au bon département.
Listes de tâches au niveau de la supervision des groupes
- Créer les blocs de groupes dans Opera + washer
- Activer les groupes dans Passkey
- Mise à jour des groupes dans Passkey ( Suivi chaque semaine pour s’assurer qu’il reste des chambres s’il doit en rester et de fermer les réservations si on est plein
- Demander la liste de réservations aux groupes ( Heures d’arrivée, de départ, le type de clients)
- Entrer les listes de réservations dans le système et les envoyer au client pour une 2e vérification.
- Demander au client s’il utilise le service de déjeuner ou de bagage et les heures auxquelles ils en ont besoin
- Vérifier le besoin en sécurité, faire la demande de sécurité, valider la facture de la compagnie de sécurité et charger la sécurité au client
- Demander aux groupes leurs méthodes de paiement et envoyer le formulaire adéquat
- Demander le dépôt au client
- Prendre les dépôts sur carte de crédit et faire entrer les dépôts en chèque aux réceptionnistes
- Envoyer la confirmation du dépôt au client
- Ouvrir des comptes maitres et faire le routing demandé par le client (chambres et taxes ou autre)
- Faire des résumés de groupes et donner les consignes spécifiques s’il y a lieu à chaque département
- Remplir le rapport de pickup de congrès et autres groupes en réservations individuelles + imprimer group pickup pour 3 mois
Avant l’arrivée des groupes :
- Attribuer les numéros de chambre des groupes qui arrivent tous en même temps
- Bloquer les numéros de chambre en Do not move une à la fois
- Créer les traces ou alertes spécifiques pour les réservations à la demande des clients
- Préparer une carte de bienvenue
- Charger les montants totaux du proforma sur la carte de crédit§ Faire les coupons déjeuners au besoin
Au départ des groupes :
- Vérifier les charges, les corriger au besoin et imprimer la référence§ Vérifier les chambres complémentaires au besoin
- Envoyer la facture finale au client
- Remettre le dossier à la comptabilité avec la facture è 0
Au niveau des congrès
- Participer à une rencontre précongrès
- Gérer les demandes additionnelles de chambres avec les responsables de contrats ou les bureaux d’hébergement
- Remplir le formulaire d’inventaire des bureaux d’hébergement
- Remplir le formulaire post congrès de Tourisme Montréal§ Procéder à l’Audit du groupe
- Prévoir les livraisons de documents ou cadeaux dans les chambres ou à l’arrivée
- Prévoir l’utilisation de cartes magnétiques spécifiques aux groupes pour les chambres
- Envoyer le document de no show et de pick up aux bureaux d’hébergement à tous les jours pendant les congrès
Pour les groupes et congrès :
- Attribuer les nuitées gratuites et les autres concessions
- Gérer les demandes de départs tardifs avec l’entretien ménager
- Calculer les commissions de groupes et faire les demandes de chèque
- Faire des factures individuelles pour certaines chambres
- Créer les dossiers de groupe et les garder à jour et complets pour la réception
- Remplir le pick up des groupes pour le mois précédent dans le log
Exigences
- Avoir environ un an d’expérience dans un poste similaire ou dans le domaine de l’hôtellerie.
- Maîtriser le français et l’anglais autant à l’oral et à l’écrit et avoir de bonnes connaissances avec Microsoft Office et Opera.
- Formation en administration, ventes ou en hôtellerie est un atout.
ENGLISH:
- Support sales managers in their administrative tasks and make calls to find information from potential customers;
- Coordinate group details;
- Maintain room inventories and group information in the sales operating system;
- Replace the managers and the banquet coordinator in their duties when necessary;
- Welcome, direct and respond to the needs (photocopy, email or fax) and questions of clients when they come to the administration office;
- Assist the Sales Director in these functions;
- Perform all other administrative tasks such as answering the phone, taking messages, directing emails and calls to the right department.
Group supervision task lists:
- Create the groups blocks in Opera + washer
- Enable Groups in Passkey
- Update of groups in Passkey (Follow-up every week to ensure that there are rooms left if there are any left and to close reservations if we are full
- Ask for the list of group reservations (Arrival and departure times, type of customers)
- Enter reservation lists into the system and send them to the client for a 2nd verification.
- Ask the customer if they use the lunch or baggage service and the times when they need it
- Check the need for security, make the security request, validate the invoice from the security company and charge the security to the client
- Ask the groups for their payment methods and send the appropriate form
- Request deposit from guest§ Take credit card deposits and enter check deposits to receptionists
- Send deposit confirmation to customer
- Open master accounts and do the routing requested by the client (rooms and taxes or other)
- Make summaries of groups and give specific instructions if necessary to each department
- Complete the pickup report for congresses and other groups in individual reservations + print group pickup for 3 months
Before the arrival of the groups:
- Assign room numbers to groups that all arrive at the same time
- Block room numbers in Do not move one at a time
- Create specific traces or alerts for reservations at the request of customers
- Prepare a welcome card
- Load the total amounts of the proforma on the credit card § Make the lunch coupons as needed
From the groups:
- Check the charges, correct them if necessary and print the reference§ Check the additional chambers if necessary
- Send the final invoice to the customer
- Submit the file to accounting with the invoice è 0
At congress level
- Participate in a pre-conference meeting
- Manage additional room requests with contract managers or accommodation offices
- Complete the accommodation office inventory form
- Complete the Tourisme Montréal post-convention form § Proceed with the Group Audit
- Arrange the delivery of documents or gifts to the rooms or upon arrival
- Provide for the use of group-specific magnetic cards for the rooms
- Send the no show and pick up document to the accommodation offices every day during the congresses
For groups and congresses:
- Award free nights and other concessions
- Manage late check-out requests with housekeeping
- Calculate group commissions and make check requests
- Make individual invoices for certain rooms
- Create group folders and keep them up to date and complete for the reception
- Fill in the group pick up for the previous month in the log
Requirements:
- Have approximately one year of experience in a similar position or in the hospitality industry.
- Master French and English both orally and in writing and have good knowledge of Microsoft Office and Opera.
- Training in administration, sales or hospitality is an asset.
Job Types: Permanent, Full-time
Pay: $50,000.00-$52,000.00 per year
Benefits:
- Dental care
- Extended health care
- On-site parking
- Paid time off
Education:
Work Location: In person
